Podatek od prezentów – jak rozliczyć upominki świąteczne dla pracowników?

Podatek od prezentów – jak rozliczyć upominki świąteczne dla pracowników?

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Limit zwolnienia ZFŚS: W 2025 roku w przypadku opodatkowania prezentów świątecznych standardem jest limit 1000 zł na pracownika (choć warto monitorować specustawy, które mogą go podnieść do 2000 zł).
• Zasada “Netto vs Brutto”: Prezenty ze środków obrotowych są dla pracownika przychodem – jeśli dasz mu zegarek za 500 zł, pracownik dostanie niższą wypłatę (w ramach potrącenia podatku).
• Pułapka VAT: Limit prezentu “małej wartości” (bez VAT) to 100 zł netto rocznie na osobę (z ewidencją) lub 20 zł (bez ewidencji).
• Darowizna: Limit zwolnienia to aż 5 733 zł, ale firma traci koszt uzyskania przychodu (NKUP).
• Rewolucja 2026: Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zakończy erę “fakturowania po czasie”. Każde przekazanie prezentu będzie musiało być transparentne w czasie rzeczywistym.

Potencjalna oszczędność: Nawet 40% wartości budżetu świątecznego dzięki prawidłowemu wyborowi źródła finansowania (ZFŚS vs obrotowe).

Dla kogo ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Jesteś właścicielem firmy, dyrektorem finansowym lub HR Managerem planującym budżet na Święta 2025.
• Prowadzisz księgowość i musisz rozliczyć setki faktur za “zestawy upominkowe”.
• Chcesz zrozumieć, dlaczego Twój pracownik może być niezadowolony, otrzymując drogi prezent (mechanizm potrącenia z pensji).
• Szukasz strategii przygotowania firmy na zmiany w dokumentowaniu prezentów w 2026 roku (KSeF).

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Reprezentujesz sferę budżetową (artykuł omawia przepisy dla sektora prywatnego).
• Chcesz dowiedzieć się, jak rozliczyć inne świąteczne wydatki w firmie —> [Artykuł o wydatkach świątecznych w firmie]
• Interesują Cię zasady opodatkowania nagród w konkursach (to odrębny dział ustawy o PIT).

Chcesz docenić zespół po ciężkim roku, podziękować kluczowym klientom za lojalność i zbudować relacje, które zaprocentują w 2026 roku, wręczając im świąteczny prezent? Uważaj - to może kosztować Cię więcej niż myślisz!

Polski system podatkowy jest skomplikowaną mozaiką przepisów, w której ten sam przedmiot – na przykład elegancki kalendarz czy butelka wina – może być potraktowany na cztery różne sposoby, w zależności od tego, komu go wręczasz, z jakiego konta zapłaciłeś i czy widnieje na nim logo Twojej firmy. Granica między miłym gestem a przychodem do opodatkowania jest bardzo cienka. Co więcej, zbliżający się rok 2026 i pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sprawiają, że tegoroczne Święta to ostatni moment na “stare” metody rozliczeń.

Brzmi stresująco? Spokojnie - w tym artykule przeprowadzimy Cię przez każdy aspekt podatkowy świątecznych prezentów. Pokażemy Ci mechanizmy, które pozwolą Ci legalnie zaoszczędzić tysiące złotych i uniknąć sytuacji, w której miły gest zamieni się w nieprzyjemną niespodziankę ze strony urzędu skarbowego.

‍

Mini-słowniczek (zanim zaczniesz czytać)

ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) - Twoja “tarcza podatkowa”. Specjalny fundusz w firmie, tworzony z odpisów, służący celom socjalnym. Środki wydane stąd mają preferencyjne opodatkowanie (często 0 zł podatku), ale wymagają spełnienia restrykcyjnych warunków “socjalnych”.

Środki obrotowe - Bieżące pieniądze na koncie firmowym. To z nich płacisz za prąd i towary. Prezenty kupione z tego źródła dla pracowników są traktowane przez fiskusa tak samo jak każde świadczenie otrzymane w związku z zatrudnieniem, czyli podlegają pełnemu opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Reprezentacja (NKUP) - Wydatki na “wystawność” i budowanie prestiżu (np. kolacja w drogiej restauracji, ekskluzywny alkohol). Kluczowa cecha: NIE są kosztem uzyskania przychodu. Płacisz za nie z zysku netto firmy.

Reklama (KUP) - Wydatki na zachęcanie do zakupu (np. gadżety z logo firmy). Są kosztem uzyskania przychodu, czyli obniżają Twój podatek dochodowy (CIT/PIT).

Przychód ze stosunku pracy - Wszystko, co pracownik otrzymuje od szefa. Nie tylko przelew na konto, ale też zegarek, paczka czy bon. Fiskus widzi to jako “ukrytą pensję”.

Prezent o małej wartości (VAT) - Prezent do 100 zł netto (rocznie na osobę), od którego nie musisz odprowadzać VAT-u należnego, mimo że odliczyłeś go przy zakupie.

Darowizna - Nieodpłatne przekazanie majątku. Klucz do uniknięcia oskładkowania prezentów, pod warunkiem rezygnacji z kosztów firmowych.

‍

Prezenty świąteczne dla pracowników – strategiczny wybór źródła

Zacznijmy od grupy, która jest najbliżej Ciebie – Twoich pracowników. Chcesz im dać premię lub paczkę pod choinkę. To moment, w którym musisz podjąć strategiczną decyzję finansową. Od tego wyboru zależy, czy prezent o wartości 600 zł będzie kosztował firmę 600 zł, czy może 720 zł, a pracownik realnie dostanie z niego tylko 400 zł.

Kluczem do sukcesu jest wybór źródła finansowania. Masz trzy główne opcje.

Opcja 1: Finansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Jeśli Twoja firma zatrudnia powyżej 50 pracowników (lub mniej, ale zdecydowaliście się na utworzenie funduszu), ZFŚS jest najpotężniejszym narzędziem optymalizacji kosztów świątecznych.

Mechanizm: Świadczenia sfinansowane w całości z ZFŚS korzystają z dwóch preferencji:

1. Zwolnienie z PIT: Do limitu rocznego wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.
2. Zwolnienie z ZUS: Całkowite, bez limitu kwotowego (pod warunkiem zgodności z regulaminem ZFŚS).

Ile wynosi limit zwolnienia z PIT w 2025 roku?

Standardowy limit ustawowy to 1000 zł rocznie. Wszystko powyżej tej kwoty jest opodatkowane (ale nadal wolne od ZUS!).

UWAGA!

Ustawa o ZFŚS zabrania wydawania środków “wszystkim po równo”. Istotą działalności socjalnej jest pomoc osobom w gorszej sytuacji finansowej.

• BŁĄD: Prezes zarządza: “Każdy dostaje bon Sodexo na 500 zł”. (ZUS uzna to za ukrytą premię i każe zapłacić składki wstecz wraz z odsetkami).
• PRAWIDŁOWO: Dział HR zbiera oświadczenia o dochodach na członka rodziny i ustala progi:
• Dochód < 3000 zł/os: Bon 700 zł.
• Dochód 3000-5000 zł/os: Bon 500 zł.
• Dochód > 5000 zł/os: Bon 300 zł.

Analiza: Oszczędność przy ZFŚS

• Wartość prezentu: 600 zł
• Finansowanie: ZFŚS
• Podatek PIT: 0 zł (zwolnienie)
• ZUS (Pracownik): 0 zł
• ZUS (Pracodawca): 0 zł
• Koszt pracodawcy: 600 zł
• Wartość dla pracownika: 600 zł

Opcja 2: Finansowanie ze środków obrotowych

Jeśli nie masz ZFŚS lub chcesz obdarować każdego “po równo”, finansujesz świąteczne upominki z bieżącego konta firmowego.

Mechanizm: W świetle prawa podatkowego, taki prezent jest przychodem pracownika. Nie ma znaczenia, że to “prezent” i że jest Wigilia. Dla urzędu skarbowego to po prostu element wynagrodzenia wypłacony w towarze lub bonie.

Jakie mogą być tego skutki:

1. Pełne oskładkowanie: Musisz naliczyć wszystkie składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) - zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
2. Opodatkowanie PIT: Kwota brutto prezentu zwiększa podstawę opodatkowania pracownika (12% lub 32%).
3. Składka zdrowotna: Naliczenie 9% składki zdrowotnej, której nie można odliczyć od podatku.

Symulacja: Rzeczywisty koszt prezentu finansowanego ze środków obrotowych

(Założenie: Wartość prezentu dla pracownika to 600 zł)

Krok 1: Koszt dla firmy

• Cena prezentu: 600,00 zł
• ZUS Pracodawcy (ok. 20,48%): +122,88 zł
• **CAŁKOWITY KOSZT FIRMY:**722,88 zł

Krok 2: Wartość dla pracownika

• Wartość brutto przychodu: 600,00 zł
• ZUS Pracownika (13,71%): -82,26 zł
• Składka zdrowotna (9%): -46,60 zł
• Zaliczka PIT (12%): -38,00 zł
• OBNIŻENIE PENSJI NETTO:****-166,86 zł

Uwaga! Obniżenie pensji netto oznacza, że pracownik otrzyma prezent, ale jego kolejna wypłata pieniężna zostanie pomniejszona o kwotę podatków i składek (w tym przypadku o 166,86 zł).

Rozwiązanie (“Ubruttowienie”): Aby uniknąć takiej sytuacji, pracodawcy często przyznają dodatkową premię pieniężną, która ma pokryć te podatki. To jednak sprawia, że koszt dla firmy rośnie jeszcze bardziej.

Opcja 3: Prezent dla pracowników jako darowizna

Istnieje też sposób, by sfinansować prezent ze środków obrotowych, dać go każdemu (bez badania socjalnego), a jednocześnie nie płacić ani grosza podatku PIT i składek ZUS. To mechanizm wynikający z kolizji dwóch ustaw, coraz częściej potwierdzany w interpretacjach indywidualnych (np. z 2024 i 2025 roku). Mowa o potraktowaniu prezentu jako darowizny.

Jak to działa? Polskie prawo rozróżnia “wynagrodzenie za pracę” (podlega PIT i ZUS) od “darowizny” (podlega ustawie o podatku od spadków i darowizn). Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, przepisy o podatku dochodowym nie dotyczą przychodów podlegających pod podatek od spadków i darowizn. Jeśli więc wręczysz pracownikowi prezent jako darowiznę (z okazji Świąt, a nie za “dobre wyniki”), wpadasz w zupełnie inne limity.

• Limit kwoty wolnej (Grupa III - osoby niespokrewnione): W 2025 roku limit ten wynosi 5 733 zł (liczone sumarycznie od jednego darczyńcy w ciągu 5 lat). Oznacza to, że paczka za 600 zł mieści się w tym limicie z ogromnym zapasem.
• PIT pracownika: 0 zł.
• ZUS pracownika i firmy: 0 zł (darowizna nie stanowi podstawy wymiaru składek).

Gdzie jest haczyk? Haczykiem jest podatek dochodowy firmy (CIT/PIT przedsiębiorcy). Zgodnie z przepisami, przekazanie darowizny nie jest kosztem uzyskania przychodu (NKUP) (z wyjątkiem tych na cele charytatywne, ale tu mówimy o pracownikach). Wybierając tę opcję, nie wrzucisz faktury za zakup prezentów w koszty firmy.

Czy opłaca się stracić koszty, by zyskać na ZUS? Policzmy to dla prezentu o wartości 600 zł netto.

• Ścieżka “Wynagrodzenie” (Opcja 2): Wrzucasz 600 zł w koszty (oszczędzasz 19% CIT = 114 zł), ale płacisz ZUS pracodawcy (ok. 122 zł) i musisz potrącić PIT/ZUS pracownikowi (ok. 166 zł).
• Ścieżka “Darowizna” (Opcja 3): Tracisz tarczę podatkową (kosztuje Cię to dodatkowe 114 zł podatku CIT, którego nie odliczysz), ALE oszczędzasz 122 zł na ZUS-ie pracodawcy i pracownik dostaje “czyste” 600 zł wartości.
• Werdykt: Matematycznie darowizna niemal zawsze wygrywa, ponieważ łączne obciążenia narzutów na wynagrodzenia (ZUS pracodawcy + ZUS pracownika + PIT) są znacznie wyższe niż jednorazowa strata 19% w CIT.

Uwaga!

Aby obronić darowiznę, musi ona wynikać ze szczodrobliwości, a nie z umowy o pracę.

• Bezpieczne: Prezent na święta, ślub, urodziny, Mikołajki.
• Ryzykowne: “Darowizna” wręczana co miesiąc w wysokości zależnej od wyników sprzedaży. To zostanie uznane za ukrytą premię!

Prezenty dla byłych pracowników (emerytów i rencistów)

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT, świadczenia rzeczowe lub pieniężne dla emerytów i rencistów (byłych pracowników) są zwolnione z podatku aż do kwoty 6000 zł rocznie (stan na 2025 rok). 

Co to oznacza w praktyce?

Możesz wysłać byłemu pracownikowi paczkę, bon lub zrobić przelew do 6000 zł w roku podatkowym.

• PIT: 0 zł.
• ZUS: 0 zł (ponieważ nie łączy Was już stosunek pracy, świadczenie nie stanowi podstawy wymiaru składek).

To jeden z najwyższych limitów zwolnień w ustawie o PIT, co czyni go doskonałym narzędziem budowania wizerunku firmy dbającej o swoich pracowników nawet po zakończeniu współpracy. 

‍

Prezenty na święta dla kontrahentów – reklama czy reprezentacja?

Wychodzimy z biura i idziemy do klientów. Tutaj wchodzimy na pole minowe podatku CIT i VAT. Kluczowe jest rozróżnienie dwóch pojęć, które brzmią podobnie, a podatkowo są przeciwieństwami.

Reklama (KUP) vs reprezentacja (NKUP)

Każdy prezent dla kontrahentów musisz wrzucić do jednego z dwóch worków.

Worek 1: REKLAMA

• Cel: Rozpowszechnianie marki, zachęcanie do zakupu, informowanie o ofercie.
• Cechy: Prezent ma logo firmy, jest rozdawany masowo lub dużej grupie, ma relatywnie niską wartość.
• Przykłady: Kalendarze, długopisy, kubki termiczne, pendrive’y, powerbanki (wszystko z logo).
• Skutek: Faktura za zakup tych prezentów jest w 100% kosztem uzyskania przychodu (KUP). Obniżasz swój podatek dochodowy.

Worek 2: REPREZENTACJA

• Cel: Budowanie prestiżu, okazałość, wywieranie dobrego wrażenia, tworzenie miłej atmosfery.
• Cechy: Prezent jest ekskluzywny, spersonalizowany, ma wysoką wartość, często brak logo (lub logo jest dyskretne/ukryte).
• Przykłady: Kosze delikatesowe, markowy alkohol, zestawy kosmetyków, bilety do loży VIP.
• Skutek: Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, wydatki na reprezentację NIE SĄ kosztem uzyskania przychodu (NKUP). Płacisz za nie z zysku netto firmy. Nie obniżają Twojego podatku.

Przykładowy scenariusz

Wyobraź sobie, że kupujesz wino dla klienta za 100 zł.

• Sytuacja A: Wino w drewnianej skrzynce z wielkim logo Twojej firmy, rozdawane masowo na targach. -> Istnieje szansa obrony jako reklamy (choć alkohol jest ryzykowny).
• Sytuacja B: To samo wino wręczone prezesowi kluczowego klienta podczas kolacji, w torebce prezentowej. -> Klasyczna reprezentacja (NKUP).

PIT po stronie kontrahenta (obdarowanego)

Czy Twój klient musi zapłacić podatek od otrzymanego prezentu? To zależy od jego wartości.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, zwolnione z podatku są nieodpłatne świadczenia o charakterze reklamowym lub promocyjnym, jeżeli ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł (brutto).

• Scenariusz do 200 zł: Dajesz klientowi zestaw kawy i słodyczy za 150 zł.

• Klient nie płaci podatku.
• Ty nie wystawiasz PIT-11.

• Scenariusz powyżej 200 zł: Dajesz klientowi ekskluzywne pióro za 250 zł.

• Pułapka: Opodatkowana jest CAŁA kwota (250 zł), a nie tylko nadwyżka (50 zł).
• Obowiązek: Jeśli klient jest osobą fizyczną (nieprowadzącą działalności), teoretycznie powinieneś wystawić mu PIT-11. Jeśli jest przedsiębiorcą, powinien on sam doliczyć 250 zł do swoich przychodów z działalności gospodarczej i opodatkować.
• Praktyka: Wystawianie PIT-11 za prezent świąteczny to wizerunkowy strzał w kolano. Dlatego firmy zazwyczaj pilnują limitu 200 zł.

VAT od prezentów firmowych – jak go rozliczyć? 

Podatek VAT rządzi się własną logiką, niezależną od PIT i CIT. Tutaj nie liczy się "reprezentacja", ale prawo do odliczenia i kwoty graniczne.

Mechanizm ogólny

Zasada VAT jest prosta: Jeśli przy zakupie prezentów odliczyłeś VAT (bo np. kupiłeś je "na firmę"), to przy ich nieodpłatnym przekazaniu (wręczeniu) musisz ten VAT oddać (naliczyć VAT należny).

Dlaczego? Bo inaczej konsumpcja końcowa byłaby nieopodatkowana.

Gdyby to była jedyna zasada, operacja byłaby neutralna (odliczasz przy zakupie -> oddajesz przy wręczeniu -> wychodzisz na zero).

ALE jest wyjątek: "Prezenty o małej wartości".

Ustawodawca pozwala Ci nie naliczać VAT-u należnego przy wręczeniu (mimo odliczenia przy zakupie!), jeśli są to drobne upominki. To realny zysk w wysokości 23%.

Limity VAT w 2025 roku (Kluczowa Tabela)

UWAGA NA RÓŻNICE:

Zauważ, że limit dla PIT (zwolnienie dla klienta) to 200 zł, a limit dla VAT (brak obowiązku naliczania) to 100 zł.

To częsta pułapka.

• Prezent za 150 zł:
• PIT: Klient nie płaci (bo < 200 zł).
• VAT: Ty musisz naliczyć VAT należny (bo > 100 zł).
• CIT: Jeśli to alkohol/kosz - NKUP (reprezentacja).
  

Zmiany 2026 – KSeF i koniec swobody dokumentacyjnej

Jeśli czytasz ten artykuł w grudniu 2025, masz ostatnią szansę na "tradycyjne" podejście do dokumentów. Rok 2026 przynosi pełne, obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich przedsiębiorców czynnych podatników VAT.

Koniec ery "papieru na biurku księgowej"

Dotychczas, jeśli kupiłeś prezenty 20 grudnia, a fakturę dostarczyłeś księgowej 15 stycznia, można było wiele rzeczy "wyprostować" (np. opis faktury, dekretację). W KSeF data wystawienia faktury to data jej przesłania do systemu Ministerstwa Finansów. Wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym.

Dokumentowanie "zużycia na cele reprezentacji" w KSeF

Obecnie, gdy musisz naliczyć VAT od drogich prezentów (powyżej 100 zł), wystawiasz zazwyczaj dokument wewnętrzny w swoim systemie księgowym.

W erze KSeF, struktura logiczna faktury będzie wymagała precyzyjnego oznaczania transakcji. Organy skarbowe otrzymają potężne narzędzie analityczne.

• Scenariusz KSeF: System widzi, że kupiłeś 500 butelek wina (Faktura Zakupowa w KSeF). System widzi, że nie sprzedałeś ich dalej (brak Faktur Sprzedażowych). System nie widzi też faktury wewnętrznej opodatkowującej przekazanie.
• Efekt: Algorytm automatycznie flaguje Twoją firmę do wyjaśnień: "Gdzie podziało się 500 butelek wina? Czy zostały wypite przez pracowników (przychód), rozdane klientom (VAT należny) czy zmagazynowane?".

Drobne upominki świąteczne a ewidencja 2.0

W 2026 roku ewidencja prezentów "o małej wartości" (tych 20-100 zł) nie może być już zeszytem chowanym w szufladzie "na wypadek kontroli". Będzie musiała być cyfrowym rejestrem, spójnym z plikami JPK i danymi w KSeF.

Zalecenie VATAX na 2026: Wdróż system CRM lub moduł w ERP, który wymusza na handlowcach przypisanie każdego pobranego prezentu do konkretnego NIP-u kontrahenta. Bez tego w 2026 roku utoniesz w chaosie podczas generowania plików kontrolnych.

Co musisz zrobić teraz? Krok po kroku

Teoria za nami. Czas na praktykę. Oto Twoja lista zadań na grudzień.

Krok 1: Audyt Regulaminu ZFŚS 

Jeśli planujesz finansować prezenty z funduszu, wyciągnij regulamin z szuflady.

• Czy masz aktualne progi dochodowe?
• Czy masz zebrane oświadczenia o dochodach od pracowników na 2025 rok?
• Jeśli nie - uruchom procedurę zbierania oświadczeń natychmiast. Bez tego wypłata z ZFŚS jest nielegalna.

Krok 2: Segmentacja bazy klientów biznesowych

Podziel listę klientów, których chcesz obdarować, na 3 grupy kwotowe (wg cen netto prezentów):

• Grupa A (do 20 zł): Kupuj masowo, brak ewidencji.
• Grupa B (20-100 zł): Załóż Excela "Ewidencja Prezentów 2025". Wpisz nazwę firmy/osoby. Pilnuj limitu rocznego.
• Grupa C (powyżej 100 zł): Policz, czy opłaca się odliczać VAT przy zakupie. Jeśli nie odliczysz, nie musisz naliczać przy oddaniu (mniej papierologii), a koszt brutto wrzucasz w NKUP.

Krok 3: Decyzja o Wigilii 

Zdecyduj, jak finansujesz imprezę.

• Bezpieczna ścieżka: Finansowanie ze środków obrotowych, zaproszenie dla wszystkich (mail do całej firmy jako dowód), faktura za "usługę gastronomiczną".
• Ryzykowna ścieżka: Finansowanie z ZFŚS (odradzamy).
• Alkohol: Poproś restaurację o osobną fakturę na alkohol. Zaksięguj ją jako NKUP i śpij spokojnie.

Krok 4: Analiza "Darowizna vs premia"

Jeśli nie masz ZFŚS, a chcesz dać pracownikom paczki i rozważasz "trzecią drogę":

• Skonsultuj z doradcą podatkowym, czy Twój system płacowy pozwala na wyłączenie świadczenia z ZUS/PIT jako "darowizny".
• Przygotuj proste protokoły przekazania darowizny (jeden zbiorczy dokument z listą pracowników i ich podpisami "Potwierdzam odbiór darowizny rzeczowej o wartości..."). To kluczowy dowód dla urzędu, że to nie jest premia.
  
  

Najczęstsze błędy – sprawdź, czy ich nie popełniasz

BŁĄD #1: "Prezes płaci kartą służbową za prezenty w sklepie w niedzielę"

Częsta sytuacja: Prezes kupuje wina i słodycze w markecie w weekend, płaci kartą firmową, bierze fakturę.

Konsekwencja: Podczas kontroli fiskus kwestionuje związek z działalnością gospodarczą. "Dlaczego zakupy były w niedzielę? Czy to nie na prywatne potrzeby prezesa?". Ryzyko uznania wydatku za prywatny przychód prezesa.

Jak tego uniknąć: Zakupy rób w dni robocze. Opisz fakturę dokładnie na odwrocie: "Zakup prezentów dla kluczowych kontrahentów X, Y, Z w celu budowania relacji handlowych".

BŁĄD #2: Mieszanie limitów brutto i netto

Częsta sytuacja: Przedsiębiorca myśli, że limit "małej wartości" dla VAT to 100 zł brutto. Kupuje prezent za 100 zł netto (123 zł brutto) i nie nalicza VAT przy wręczeniu.

Konsekwencja: Błąd w rozliczeniach VAT. Limit w ustawie o VAT odnosi się do ceny nabycia (kosztu wytworzenia), co w interpretacjach zazwyczaj oznacza kwotę netto (jeśli podatnik miał prawo do odliczenia). Przekroczenie limitu o 1 zł powoduje obowiązek opodatkowania całości.

BŁĄD #3: Wręczanie kart podarunkowych klientom B2B

Częsta sytuacja: Zamiast paczki, dajesz klientowi kartę podarunkową na 150 zł.

Konsekwencja: Karta podarunkowa to quasi-pieniądz. Bardzo trudno obronić ją jako "reklamę" (trudno na niej umieścić logo w sposób trwały i widoczny). Fiskus niemal zawsze uzna to za reprezentację (NKUP) lub nawet darowiznę pieniężną. Dodatkowo, jeśli klient przekaże ją swojemu pracownikowi, powstaje skomplikowany łańcuch przychodów.

Rada: Dla klientów B2B - tylko prezenty rzeczowe. Karty zostaw dla swoich pracowników.

BŁĄD #4: Darowizna zamiast premii motywacyjnej

Częsta sytuacja: Pracodawca chce ominąć ZUS i nazywa comiesięczną premię za sprzedaż "darowizną".

Konsekwencja: Przy kontroli ZUS/PIP inspektor wykaże, że świadczenie ma charakter stały i roszczeniowy (zależy od pracy). Przekwalifikuje to na przychód ze stosunku pracy i naliczy zaległe składki z odsetkami.

Zasada: Darowizna tylko na okazje (Święta, jubileusze), a nie za wyniki!

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę odliczyć VAT od alkoholu kupionego na prezent dla klienta?

Tak, ale... Masz prawo odliczyć VAT przy zakupie (bo jest to zakup związany z prowadzeniem firmy). Jednak przy wręczeniu tego alkoholu klientowi (wartość > 100 zł) musisz ten VAT oddać (naliczyć należny). Operacja jest neutralna podatkowo w VAT. W podatku dochodowym (CIT/PIT) jest to jednak koszt reprezentacji (NKUP), więc nie obniżysz podatku dochodowego.

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim lub macierzyńskim może dostać paczkę?

Tak. Jeśli finansujesz z ZFŚS, wręcz masz obowiązek objąć go opieką socjalną (często tacy pracownicy mają gorszą sytuację materialną). Jeśli finansujesz ze środków obrotowych, też jest to możliwe, ale pamiętaj, że od wartości paczki naliczasz składki ZUS (chyba że pracownik pobiera zasiłek macierzyński/chorobowy – wtedy od paczki nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne, jedynie zdrowotną i zaliczkę na podatek, zależnie od specyfiki zasiłku. Warto skonsultować to przedtem z działem płac).

Co z darowiznami na cele charytatywne zamiast prezentów?

To świetna opcja optymalizacyjna.

Przekazanie darowizny na OPP (Organizację Pożytku Publicznego) pozwala na odliczenie jej od dochodu (do 10% dochodu w CIT, do 6% w PIT).

Warunek: Musisz mieć dowód wpłaty na konto fundacji z tytułem "Darowizna na cele...".

To podwójna korzyść: wizerunek CSR + realna obniżka podatku.

Podsumowanie

Rozliczenie świątecznych prezentów w firmie bywa skomplikowane, ale jest w pełni wykonalne i bezpieczne, jeśli będziesz trzymał się kilku kluczowych zasad: 

• Wybierzesz odpowiednie źródło finansowania
• Dopilnujesz limitów prezentowych
• Odpowiednio rozdzielisz koszty (KUP/NKUP)
• Przygotujesz się na cyfryzację (KSeF)

Potrzebujesz pomocy?

Zgubiłeś się w limitach ZFŚS? Boisz się, że KSeF obnaży braki w ewidencji prezentów?

Skontaktuj się z nami - wesprzemy Cię przy świątecznych rozliczeniach, żebyś Ty mógł ze spokojem wejść w nowy rok. 

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 21 ust. 1 pkt 67 (ZFŚS), pkt 38 (Emeryci), pkt 68a (Promocja) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 16 ust. 1 pkt 28 (Reprezentacja) ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT (Wyłączenie darowizn) oraz art. 9 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od spadków i darowizn (Kwota wolna 5733 zł).
• Art. 7 ust. 2-4 (Prezenty małej wartości) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (Imprezy integracyjne).