Jak przygotować się na odbiór faktur w KSeF w 2026? Pytamy Wojciecha Gut

Jak przygotować się na odbiór faktur w KSeF w 2026? Pytamy Wojciecha Gut

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wciąż wywołuje stres i niepokój wśród przedsiębiorców. Mimo że przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF daje trochę oddechu, dla wielu firm to ukryta pułapka. Od 1 lutego 2026 duże podmioty – leasingi, telekomy i stacje paliw – zaczęły wystawiać faktury w systemie rządowym.  Jeśli nie jesteś gotowy na ich odbiór, dokumenty te stają się dla Ciebie „niewidzialne”, a to może poważnie zagrozić Twojej płynności operacyjnej i finansowej. 

Dlatego też w VATAX postanowiliśmy podejść do tematu praktycznie i stworzyliśmy Claro - system do monitorowania faktur w KSeF, który pozwoli Ci zapanować nad chaosem. O tym, czym jest dokładnie to rozwiązanie, jakie konsekwecje może mieć ignorowanie KSeF i dlaczego szczegółowa weryfikacja dokumentów jest obecnie ważniejsza niż kiedykolwiek, rozmawiamy z założycielem VATAX, doradcą podatkowym i biegłym sądowym w dziedzinie podatków, Wojciechem Gut.

Panie Wojciechu, po co zawracać sobie głowę KSeF, skoro rząd zapowiedział, że nawet za nieprzystąpienie do KSeF nie będzie w tym roku kar? 

Niewystawianie faktur w KSeF to tylko jeden z aspektów. Druga sprawa to odbieranie tych, które wystawią inni. Wraz z wejściem w życie KSeF zmienia się definicja doręczenia. Faktura jest uznana za doręczoną w momencie nadania jej numeru przez system rządowy. To działa natychmiast - ktoś fakturę wystawia, a klient w tym samym momencie ją otrzymuje. Nie ma znaczenia czy o niej wie czy nie, ani czy ją widział.

Terminy płatności obowiązują, a jeśli ktoś nie zdaje sobie sprawy, że otrzymał fakturę, to jej nie opłaci. To z kolei może powodować problemy z dostawcami, ale też zagrażać płynności finansowej gdy klienci nie opłacą faktur na czas. Dlatego tak kluczowe jest budowanie świadomości w tym obszarze - ponieważ problemy innych podmiotów uderzą w nas samych.

Drugi powód to bezpieczeństwo. KSeF otwiera pole do wyłudzeń. NIP-y firm są jawne w GUS czy CEIDG. Wyobraźmy sobie boty, które wysyłają tysiące faktur „na ślepo” na małe kwoty. Jeśli sprawdza się system raz na miesiąc, to łatwo zginąć w tym gąszczu i omyłkowo opłacić fakturę, której nie powinniśmy. Dzięki Claro od razu widać także każdą próbę wyłudzenia.

Czy w takim razie KSeF nie oferuje żadnego systemu powiadomień? 

Nie, KSeF sam z siebie nie wysyła powiadomień. Żeby się dowiedzieć, że przyszła do nas faktura, trzeba wykonać techniczną czynność - zalogować się i te faktury po prostu podejrzeć lub pobrać.

Żeby otrzymywać powiadomienia wymagana jest automatyzacja całego procesu. Dokładnie na tej zasadzie działa Claro - zautoryzowana, pobiera faktury w tle, a użytkownik dostaje powiadomienia. Natomiast w samym KSeF-ie, przynajmniej na ten moment, nie ma wbudowanych powiadomień dla użytkownika.

Wspomniał Pan o Claro, co to jest za system i dlaczego VATAX zdecydował się na wprowadzenie tego rozwiązania? 

Pomysł zbudowania Claro narodził się podczas rozmów z naszymi klientami. Najczęstsze pytanie, które słyszałem od klientów w ostatnich miesiącach, brzmiało mniej więcej tak: "Panie Wojciechu, ale skąd ja będę wiedział, że ta faktura w ogóle w tym KSeF-ie jest? Skąd mam wiedzieć, czy oni mi ją wystawili za to, co kupiłem albo czy to w ogóle faktura dla mnie?".

Zrozumieliśmy, że księgowanie faktur to jedno, ale w pierwszej kolejności musimy rozwiązać bardziej podstawowy problem, związany z odbiorem faktur i ich nadzorowaniem.

Od 1 lutego faktury od dużych podmiotów, które wdrożyły KSeF, będą się pojawiać w systemie, trzeba się na to odpowiednio przygotować. Problem w tym, że wiele firm nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że faktury do nich nie dotrą tak jak dotychczas. Niektórzy liczą na to, że księgowi pobiorą faktury za nich, ale niestety bez uprawnień - czyli znów: zalogowania do KSeF i nadania dostępów - nie jest to możliwe. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni, że faktury spływają do nas na skrzynki mailowe, ale to już przeszłość.

Dlatego też zbudowaliśmy Claro, które ma przede wszystkim informować klienta w czasie rzeczywistym o fakturach, które pojawiają się w KSeF.

Jak działa Claro w praktyce? 

Załóżmy, że klient tankuje samochód. Idzie zapłacić, ale nie dostaje faktury do ręki, jak to było dotąd. Ona pojawia się w KSeF. Żeby sprawdzić, czy wszystko się zgadza - chociażby czy dane są poprawne - taka osoba musiałaby uwierzytelnić się w systemie KSeF i szukać tej konkretnej faktury. I tak za każdym razem.

Claro powiadomi nas o nowej fakturze i pozwoli ją podejrzeć bez logowania do KSeF w chwilę po jej wystawieniu. Od razu zobaczymy kto wystawił fakturę, za co i na jaką kwotę. Dzięki temu zachowamy kontrolę nad fakturami i zareagujemy na czas w przypadku niezgodności lub wyłudzeń.

Wspomniał Pan, że każdy może zalogować się do KSeF w dowolnej chwili i zobaczyć swoje faktury. Co zatem klienci zyskają z Claro?

Oczywiście, te informacje da się dziś sprawdzić też „ręcznie”. Jeśli ktoś wozi ze sobą komputer, wejdzie do KSeF-u, zaloguje się profilem zaufanym albo certyfikatem, przejdzie całą autoryzację, to przy użyciu rządowych narzędzi może pobrać dokładnie te same dane.

Wszyscy jednak wiemy, jak wygląda życie. Rzadko kto wozi ze sobą laptopa i wyciągnie go np. po zatankowaniu, by sprawdzić, czy na pewno dostał fakturę i czy dane się zgadzają. Poza tym, bez powiadomień łatwo jest coś przeoczyć i nie opłacić na czas, a to już pociąga za sobą poważniejsze skutki - pomyślmy chociażby o fakturach za prąd. Do tego dochodzi niepewność, czy aby na pewno ktoś nie wystawił nam faktury, której wystawić nie powinien.

I tu jest cała przewaga rozwiązania mobilnego - przyspiesza obieg informacji, daje nam poczucie kontroli i po prostu ułatwia życie.

Czy to bezpieczne? Jak Claro uzyskuje dostęp do danych?

Tak, to całkowicie bezpieczne. Żeby móc odbierać informacje o fakturach wymagany jest certyfikat lub token. Można je wygenerować po zalogowaniu do KSeF. 

W praktyce logujemy się do KSeF, generujemy token (jest to ciąg znaków), wklejamy go do Claro, klikamy przycisk “Zapisz” i gotowe. Powiadomienia będą spływały bez żadnych dodatkowych czynności po stronie użytkownika.

A z Pana perspektywy - jaki procent firm/przedsiębiorców jest faktycznie przygotowanych lub w ogóle świadomych obowiązków związanych z KSeF? 

Gdy dwa tygodnie temu sprawdzaliśmy, kto nadał uprawnienia do systemu, okazało się, że zrobiło to może 20% firm. I to mimo, że bombardujemy ich przypomnieniami od listopada! 

Mam w portfolio doradcę podatkowego - człowiek legenda. I on też był święcie przekonany, że KSeF go nie dotyczy! Dopiero jak zaczęliśmy mówić klientom wprost co się stanie, jak będą zwlekać, to coś drgnęło. Powiedzieliśmy im: „Mamy tysiąc podmiotów pod opieką. Jak wszyscy w lutym nagle dostaniecie faktury w KSeF i rzucicie się do logowania, to my fizycznie nie damy rady pomóc wszystkim naraz. Trzeba będzie stanąć w kolejce”. To podziałało, klienci zaczęli się interesować.

Jak Pan uważa, skąd bierze się niechęć do tego systemu? 

Problem polega na tym, że my jako społeczeństwo kochamy papier. Od kilkuset lat uczono nas, że jak jest zakup, to musi być świstek. Brak fizycznego dokumentu to dla wielu z nas wciąż jakaś abstrakcja.

Mam taki koronny przykład: sprawozdania finansowe w formie elektronicznej mamy od 2016 roku. To już 10 lat! A klienci dalej chcą, by je podpisywać długopisem - choćbym miał wydrukować HTML i ten wydruk podpisać. Mało tego, banki robią to samo – żądają papierowego sprawozdania, którego od dekady nie ma w takiej formie!

Z KSeF będzie podobnie. Gdy coś jest cyfrowe, mamy wrażenie, że naprawdę nie istnieje, albo że za chwilę ktoś to skasuje i zniknie. Papier pozwala nam czuć się pewnie, mieć dowód rzeczowy. Stąd moim zdaniem te obawy.

Druga sprawa to wykluczenie cyfrowe. Musimy pamiętać, że dla wielu osób obsługa systemów internetowych to wciąż wyzwanie, więc zwyczajnie się obawiają, czy podołają.

Jakie zagrożenia związane z KSeF mogą się pojawić, gdy już zacznie działać na pełnych obrotach?

To jest moim zdaniem najciekawszy wątek. KSeF daje ogromne pole do wyłudzeń. Wyobraźmy sobie bota, który wysyła nagle 100 tysięcy faktur do Pani Katarzyny. Jej system to pobiera, bazy się zapychają, dysk pęka, system stoi. To jest paraliż infrastruktury.

Ale jest coś gorszego: „faktury-widma”. Ktoś wysyła tysiące faktur na małe kwoty z nadzieją, że ktoś je przez pomyłkę opłaci. NIP-y są jawne w GUS czy CEIDG, wystawienie faktury na dowolną firmę jest banalne. To może być nowy sposób na wyłudzanie pieniędzy.

Dużo opowiadał Pan o Claro, jak nasi czytelnicy mogliby zacząć z niego korzystać?

Wystarczy się zarejestrować i od razu można zacząć korzystać z systemu. Każdy, kto się zarejestruje, zacznie od 60-dniowego okresu testowego pełnej wersji aplikacji, bez żadnych limitów. Po tym czasie przejdzie na plan bezpłatny. Nie trzeba podawać danych karty.

Czym różni się bezpłatna wersja Claro od płatnej pełnej wersji systemu? Ile kosztuje wersja płatna?

Może zacznę od tego, co wspólne - w każdym planie użytkownicy otrzymują nielimitowane powiadomienia o fakturach w KSeF. Przyszła faktura, system powiadamia - to jest standard.

Różnica pojawia się w przypadku podglądu faktur z KSeF - w planie bezpłatnym możemy podejrzeć pięć, a w planie Plus, który kosztuje 5 zł miesięcznie - wszystkie bez limitu. Plan Plus ma też kilka dodatkowych funkcji, które ułatwią życie wielu osobom, jak chociażby odhaczanie faktur, które już zostały opłacone. 

Co by Pan powiedział osobom, które dalej zwlekają z wdrożeniem się do systemu KSeF? 

Nie ma na co czekać. Im szybciej zaczniemy proces wdrażania, tym spokojniejszy 2027. Polecam zacząć teraz i przy tym wypróbować Claro, by ułatwić sobie ten stresujący moment. 

Zachęcamy także do dzielenia się opiniami - będziemy ulepszać Claro w odpowiedzi na Wasze sugestie. Od początku naszą misją jest ułatwianie życia firmom, a tym razem motto to przybrało formę narzędzia.