Ile będzie kosztować obsługa KSeF? Porównanie cen w programach do fakturowania i systemach ERP

Ile będzie kosztować obsługa KSeF? Porównanie cen w programach do fakturowania i systemach ERP

Już niedługo przedsiębiorców czekają ogromne zmiany w fakturowaniu. Od 1 lutego 2026 r. duże firmy, a od 1 kwietnia pozostałe przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jedynie najmniejsi przedsiębiorcy (z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie, wystawiający faktury na kwotę mniejszą niż 450 zł) będą mieli więcej czasu - dla nich termin przesunięto na 1 stycznia 2027 r. 

UWAGA! Mimo że małe firmy mają więcej czasu na wdrożenie po swojej stronie, w praktyce muszą one być przygotowane na odbiór faktur przez system KSeF już wcześniej (będą odbierać faktury od większych firm). 

KSeF to centralna platforma, która ujednolica proces wystawiania i odbierania faktur (jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj do artykułu, w którym wyjaśniam czym jest KSeF, jak działa i kogo obowiązuje). Choć z pozoru może się to wydawać kolejnym biurokratycznym obowiązkiem, w praktyce to także szansa na znaczące usprawnienie procesów księgowych w firmie.

Obecnie programy do fakturowania i systemy księgowe deklarują gotowość do obsługi KSeF, jednak nie wszędzie odbywa się to bezpłatnie. Aby pomóc naszym klientom (oraz wszystkim, którzy mają problem z uzyskaniem rzetelnych informacji) postanowiliśmy podzielić się z Wami wnioskami z analizy rynku w zakresie kosztu obsługi KSeF. W tym artykule zestawiamy ceny programów księgowych integrujących się i umożliwiających wysyłanie oraz odbieranie faktur z KSeF.

Wiemy, że istnieje ogromna różnica pomiędzy mikro-firmami i większymi przedsiębiorcami. Mniejsze firmy korzystają głównie z programów do fakturowania, natomiast większe potrzebują rozbudowanych systemów ERP do kompleksowego zarządzania firmą. Z tego względu poniżej prezentujemy koszty obsługi KSeF oddzielnie dla obu rodzajów programów.

‍

Porównanie kosztu obsługi KSeF w programach do fakturowania dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm

Dla małych firm, w tym także jednoosobowych działalności gospodarczych, najważniejsze są proste i intuicyjne narzędzia do wystawiania faktur, które bez problemu współpracują z KSeF. Liczy się przede wszystkim łatwa obsługa, dostępność online oraz szybka adaptacja do zmieniających się przepisów (oraz niski koszt). Jednocześnie, mali przedsiębiorcy stoją na uprzywilejowanej pozycji, gdyż w ich przypadku zmiana systemu jest najszybsza i najtańsza.

Niezależnie od tego, czy zakładasz działalność i szukasz prostego programu do fakturowania czy też już z jakiegoś korzystasz, najwyższy czas, by zweryfikować warunki i porównać koszty obsługi KSeF. Dzięki temu będziesz mógł lepiej zaplanować swój budżet lub zmienić system, aby był dostosowany do Twoich potrzeb. 

Popularne w tej grupie są rozwiązania niewymagające instalacji ani specjalistycznej wiedzy, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą z nich korzystać od razu, w zasadzie od razu po założeniu konta.

Fakturownia

Fakturownia to jedno z najpopularniejszych narzędzi do fakturowania w Polsce. System automatycznie obsługuje wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych, a wszystkie dane - w tym UPO, numer KSeF czy plik XML -  dostępne są do wglądu bezpośrednio przy dokumencie. 

Obsługa KSeF jest wliczona w plan abonamentowy (również do darmowego pakietu Micro, umożliwiającego wystawienie do 3 faktur miesięcznie) i nie wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów. 

inFakt

inFakt zapewnia pełną integrację z KSeF, a zasoby systemu inFakt dostępne są także poprzez inFakt API. Umożliwia to zarówno korzystanie z gotowego rozwiązania, jak i tworzenie własnych integracji. W razie potrzeby można liczyć na pomoc działu obsługi przy przenoszeniu firmy do KSeF. 

Cennik rozpoczyna się od 4,99 zł netto miesięcznie za samą funkcję fakturowania, bez limitu dokumentów (podstawowy moduł obejmuje także obsługę KSeF, nie wymaga ona dodatkowych opłat). 

wFirma

wFirma to chmurowy system przeznaczony zarówno do prostego fakturowania, jak i prowadzenia księgowości online. Od niedawna oferuje wsparcie tzw. cyfrowego asystenta, czyli AI, które pomaga w rozliczeniach.

Podstawowy koszt abonamentu wFirmy wynosi 19 zł za samą opcję fakturowania (obejmuje obsługę KSeF) i 54 zł miesięcznie za fakturowanie i moduł księgowości. Możliwe jest przetestowanie systemu za darmo przez 30 dni.

Faktura.pl

Program Faktura.pl posiada dedykowany moduł do obsługi e-faktur w KSeF. Wystawianie i odbieranie e-faktur odbywa się automatycznie. 

Pakiety zaczynają się od 18,99 zł miesięcznie (Basic, bez limitu dokumentów sprzedaży), a integracja z KSeF jest już dostępna w ramach podstawowej funkcjonalności. 

FakturaXL

FakturaXL to chmurowy system do fakturowania i księgowości online, stworzony z myślą o mikro i małych firmach, JDG, freelancerach, e-commerce i biurach rachunkowych. Zapewnia pełną integrację z KSeF.

Obsługa KSeF dostępna jest już w bezpłatnym pakiecie dla firm wystawiających do 10 faktur miesięcznie. 

iFirma 

iFirma działa w chmurze i zapewnia dostęp online 24/7, zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej. W ofercie znajduje się darmowy program do fakturowania (do 3 faktur miesięcznie, bez JPK), CRM, a także moduł magazynowy (oferuje możliwość integracji z Allegro). 

iFirma umożliwia automatyczne wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF oraz pobieranie faktur kosztowych w ramach darmowego pakietu (do 3 faktur miesięcznie).

Podsumowanie

Na chwilę obecną większość systemów online oferuje obsługę KSeF w cenie abonamentu,  również w najtańszych lub darmowych pakietach. Koszt subskrypcji rośnie wraz z zakresem usług, liczbą faktur lub liczbą użytkowników, ale sama integracja z KSeF zwykle nie wymaga dopłat. Nie ma jednak pewności, czy cenniki nie zmienią się od nowego roku - warto więc na bieżąco sprawdzać aktualne warunki u dostawców.

Tabela 1 - Koszt abonamentu i obsługi KSeF w programach do fakturowania

UWAGA! 

Nowe serwery KSeF 2.0 wystartują 1 października 2025 roku – dopiero wtedy będzie można realnie testować system w najnowszej wersji. Od grudnia Ministerstwo Finansów planuje udostępnić bezpłatną aplikację dla firm, dzięki której będzie można wystawiać e-faktury bez konieczności zakupu abonamentów w programach komercyjnych. Aplikacja ta nie zapewnia jednak dostępu do listy towarów ani nie udostępnia informacji o statusie płatności.

‍

Koszt obsługi KSeF w systemach księgowych dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych

Dla większych firm i biur księgowych obsługa KSeF to znacznie bardziej złożony proces niż dla jednoosobowych działalności lub małych przedsiębiorców. Jako, że korzystają one zwykle z rozbudowanych systemów ERP do zarządzania przedsiębiorstwem, są zależni od dostawcy oprogramowania znacznie bardziej niż mikrofirmy. To od systemu zależy w jaki sposób i jak łatwo przebiegać będzie integracja z KSeF.

Dla firm i biur księgowych korzystających z systemu ERP jego zmiana nie jest prosta, a koszt przeprowadzenia migracji do innego systemu (w tym również szkoleń) z pewnością przekraczałby koszt obsługi KSeF. Mimo wszystko, świadomość kosztów pomaga w planowaniu budżetów, zwłaszcza gdy koszt zależny jest od liczby wystawianych faktur lub liczby stanowisk. Okazuje się, że integracja z KSeF (działająca w oparciu o bezpłatne API udostępniane przez państwowy system) może kosztować nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Wiele cen nie jest jeszcze oficjalnie dostępnych, a oszacowanie ich w niektórych przypadkach wymaga kontaktu z biurem obsługi klienta. Podane niżej koszty obsługi KSeF w najpopularniejszych systemach ERP w Polsce pochodzą z naszej analizy rynku i jest to stan na 3 września 2025 roku (ceny mogą ulec zmianie).

Comarch ERP Optima

Comarch to rozbudowany system ERP, działający zarówno w modelu stacjonarnym (on-premise), jak i w chmurze. Aby korzystać z obsługi KSeF, Comarch nie wymaga aktualizacji licencji, tylko dokupienia dodatkowego modułu, którego koszt rozpoczyna się od 15 zł (w chmurze) za obsługę 20 faktur miesięcznie i 158 zł (w modelu stacjonarnym) za obsługę 200 dokumentów sprzedażowych (wysyłanych i pobieranych) rocznie. 

Co istotne, Comarch oferuje swoim klientom bezpłatną komunikację z KSeF do końca lipca 2026 roku, a nowym klientom aż do końca grudnia 2026.

Koszty obsługi KSeF w Comarch ERP Optima skalują się wraz z liczbą wystawianych dokumentów: 

• w modelu chmurowym - powyżej 5 000 faktur miesięcznie opłata wynosi maksymalnie 600 zł/mies.,
• w modelu stacjonarnym (on-premise) - powyżej 60 000 faktur rocznie koszt sięga maksymalnie 7 560 zł/rok.

WAŻNE! 

Aby móc obsługiwać KSeF w systemie Comarch, wymagane jest wykupienie aktualizacji - licencja jest ważna przez rok. 

Symfonia 

Symfonia to oprogramowanie, którego model kosztowy opiera się na jednorazowych licencjach, jednak nie wymaga wykupienia aktualizacji, aby móc obsługiwać KSeF. Wymagane jest jednak wykupienie modułu “Symfonia KSeF Plus dla firm”, którego koszt różni się w zależności od liczby dokumentów i dodatkowych funkcjonalności.

Obsługa KSeF rozliczana jest w pakietach operacji - od 59 zł za 120 operacji (wysyłanych i odbieranych) do ok. 10 900 zł za 100 000 operacji (Symfonia zastrzega, że są to ceny “od”, a zatem finalnie mogą być wyższe).

Dostęp do API KSeF przez Symfonia API to dodatkowy koszt “od 2340” zł rocznie. 

‍InsERT GT

InsERT GT to jeden z najpopularniejszych w Polsce systemów ERP. Składa się on z modułów, które można dopasować do profilu działalności. System nie wymaga aktualizacji licencji, aby korzystać z integracji z KSeF, jednak wymagane jest posiadanie aktywnej licencji na system.

Obsługa KSeF odbywa się w prostym modelu InsPunktów, gdzie każdy dokument (pobrany lub wysłany) kosztuje 1 punkt. Pakiet podstawowy z 1000 punktów wynosi 300 zł netto. Najwyższy pakiet z 10 000 punktów kosztuje 1 100 zł. Dzięki temu firmy mogą skalować koszty w zależności od liczby dokumentów. 

Enova365

Enova365 to kompleksowy system ERP, wspierający zarządzanie całą firmą - od finansów, przez kadry i płace, aż po magazyn i sprzedaż. System działa w modelu modułowym i dostępny jest zarówno w modelu stacjonarnym (on-premise), jak i w chmurze. 

Integracja z systemem e-faktur (KSeF) jest uwzględniona w standardzie i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. 

Jeśli kupiłeś jednorazową licencję, korzystanie z integracji z KSeF wymaga wykupienia aktualizacji systemu (na chwilę obecną kupując licencję - jednorazowo - otrzymujesz do niej dożywotni dostęp z 12-miesięczną gwarancją i możliwością aktualizacji oprogramowania do nowych wersji; Enova365). 

Jeśli korzystasz z systemu w modelu abonamentowym, wtedy wszystkie aktualizacje i backupy ERP są dostępne w chmurze w cenie abonamentu. 

Fakt

Fakt to jeden z najstarszych w Polsce systemów do zarządzania firmą, rozwijany nieprzerwanie od 30 lat. Dostępny jest w modelu on-premise oraz w chmurze, a dzięki intuicyjnemu interfejsowi i szybkiemu procesowi konfiguracji sprawdza się także w przypadku osób, które nie mają bogatego doświadczenia z oprogramowaniem księgowym.

Fakt jest systemem modułowym, pozwalającym na dopasowanie funkcjonalności do potrzeb firmy - od rozliczeń (księgi rachunkowe, KPiR, ryczałt), przez prowadzenie magazynu, generowanie raportów i zestawień, aż po zarządzanie pracownikami. Dzięki temu jest kompletnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć wszystkie kluczowe funkcje w jednym miejscu (oraz dla biur księgowych - z czystym sumieniem polecamy, sami pracujemy na tym systemie). 

Integracja z KSeF pozwala na automatyczną wysyłkę faktur sprzedażowych i pobieranie kosztowych bez dodatkowych opłat. To jedyny system ERP w naszym zestawieniu (obok Enova365), który nie pobiera opłat za obsługę KSeF.

Podsumowanie 

W systemach ERP koszty obsługi KSeF są bardzo zróżnicowane. Część z firm wprowadza dodatkowe opłaty za integrację z KSeF, często uzależnione od liczby dokumentów lub w formie dedykowanych modułów. Zdarza się też, że konieczne jest wykupienie aktualizacji posiadanej licencji. Są jednak również systemy, w których obsługa KSeF jest dostępna bez dodatkowych kosztów w ramach standardowej licencji. W modelu jednorazowym zwykle wiąże się to jednak z koniecznością odpłatnej aktualizacji systemu. Podobnie jak w przypadku prostszych programów do fakturowania dla małych firm, warto regularnie sprawdzać aktualne cenniki u dostawców, ponieważ warunki i koszty mogą ulec zmianie.

Tabela 2 - Koszt licencji i obsługi KSeF w systemach ERP

Analiza przypadków

Załóżmy, że Twoja firma wystawia ok. 100 faktur miesięcznie. Wówczas koszt, jaki poniesiesz za korzystanie z wymienionych programów wynosi następująco: 

• Comarch ERP Optima - pakiet 1500 faktur (w modelu stacjonarnym) ok. 630 zł/rok (52,50 zł/miesiąc), pakiet 120 faktur (w modelu w chmurze) ok. 50 zł/za miesiąc.
• Symfonia - “od 690 zł/rok” za pakiet do 2000 operacji rocznie.
• InsERT - 1200 dokumentów = 1200 InsPunktów (pakiet 1000 pkt = 300 zł + dodatkowy pakiet 200 pkt = 100 zł) → razem 400 zł netto/rok
• enova365 - obsługa KSeF w cenie, koszt 0 zł (koszt wykupienia licencji ustalany jest indywidualnie)
• Fakt - obsługa KSeF jest bezpłatna niezależnie od liczby dokumentów.

Jeśli Twoja firma wystawia znacznie więcej faktur, wówczas koszty te także się skalują i wynoszą (przy założeniu, że wystawiasz ok. 2000 faktur miesięcznie): 

• Comarch ERP Optima - pakiet 30 000 faktur/rok (w modelu stacjonarnym): ok. 2 520 zł/rok, pakiet 2500 faktur/miesięcznie (w modelu w chmurze): ok. 200 zł/miesięcznie
• Symfonia - od 6900,00 zł za pakiet Premium - do 50 000 operacji
• InsERT - 24 000 dokumentów = 24 000 InsPunktów → 2 pakiety po 10 000 pkt + 1 pakiet po 5000 pkt = 2*1100 zł + 800 zł = 3000 zł/rok
• enova365 - obsługa KSeF w cenie, koszt 0 zł (ceny pakietów ustalane są indywidualnie)
• Fakt - obsługa KSeF bezpłatna

‍

Najczęściej zadawane pytania 

Jakie korzyści może przynieść firmie KSeF? 

Wdrożenie KSeF wiąże się z wieloma korzyściami. Wśród najważniejszych z nich wymienić warto:

• Możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w 40 dni (w porównaniu do standardowych 60 dni)
• Wysoki poziom bezpieczeństwa i ograniczenie ryzyka zagubienia czy zniszczenia faktur (wszystkie dokumenty są trwale przechowywane w chmurze Ministerstwa Finansów). 
• Standaryzacja dokumentów przyspiesza procesy księgowe i rozliczeniowe.  

Jakie są wady systemu KSeF? 

Największą wadą KSeF jest pełna zależność od systemu państwowego - awaria lub spowolnienie po stronie MF oznacza brak możliwości wystawienia faktury. 

Dodatkowo firmy muszą ponieść koszty integracji i aktualizacji systemów ERP, a także dostosowania swoich procesów i przeszkolenia pracowników.

Czy mogę wdrożyć KSeF samodzielnie bez ponoszenia dodatkowych kosztów?

Tak! Możesz skorzystać z oferowanej przez państwo aplikacji “Aplikacja Podatnika KSeF”. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych za jej pomocą nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Aplikacja ta nie zapewnia jednak dostępu do listy towarów ani nie udostępnia informacji o statusie płatności.

Jeśli jednak wystawiasz dużą liczbę faktur, ręczne zarządzanie tym procesem może być uciążliwe i ryzykowne, zwłaszcza w kontekście możliwych kar za opóźnienia (od 2027 roku). W takim przypadku programy komercyjne wypadają korzystniej - oferują automatyzację i pełne bezpieczeństwo.  

Czy obsługa KSeF jest standardem w każdym programie do fakturowania?

Tak, obsługa Krajowego Systemu e-Faktur stała się w zasadzie standardową funkcjonalnością w większości popularnych programów do fakturowania online. Firmy takie jak wFirma, Fakturownia czy i inFakt oferują integrację z KSeF, często w ramach swoich podstawowych lub darmowych pakietów.  

Czy obsługa KSeF w systemach ERP (jak Comarch) jest bezpłatna? 

W większości systemów ERP (jak Comarch Optima, Insert czy Symfonia) obsługa KSeF wiąże się z dodatkowymi kosztami (czasem rzędu kilku tysięcy złotych rocznie). 

Wyjątkiem są Enova365 oraz system księgowy Fakt, które integrację z KSeF oferują swoim klientom w standardzie.

Ile kosztuje integracja z KSeF za pomocą KSeF API dla deweloperów?

Dostęp do KSeF API Ministerstwa Finansów jest całkowicie bezpłatny - ale wymaga samodzielnej integracji. KSeF API 2.0 będzie udostępnione do testów od 30 września 2025.

Jakie konsekwencje może mieć wystawianie faktur niezgodnych z wymogami KSeF? 

Państwo deklaruje, że do końca 2026 roku firmy nie będą karane za niezgodności i opóźnienia z wystawianiem faktur. 

Od 2027 roku jednakże przedsiębiorcy mogą dostać dotkliwe kary za faktury niezgodne ze schematem KSeF albo wystawione poza systemem. Kara może wynieść nawet 100% VAT z faktury. 

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to fundamentalna zmiana, która już niebawem stanie się codziennością dla wszystkich przedsiębiorców. Mamy nadzieję, że nasz przewodnik pomoże Ci wybrać najlepszy system, jeśli akurat go szukasz, lub uwzględnić dodatkowe koszty w przyszłorocznym budżecie. Im większa firma, tym większy potencjalnie koszt obsługi KSeF, jako że w systemach ERP koszty przeważnie skalują się wraz z liczbą faktur.

Co to oznacza dla klientów biur rachunkowych? Pewnie podwyżki, jako że firmy księgowe będą przerzucać te koszty na klientów. Jeśli jednak jesteś klientem VATAX, możesz spać spokojnie - korzystamy z systemu Fakt, który zapewnia nam pełną zgodność i płynny proces bez dodatkowych kosztów.

Trzymamy kciuki za bezproblemowe wdrożenie KSeF w Twojej firmie (i jak najniższy koszt jego obsługi)!

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481)