Limity prowadzenia ksiąg rachunkowych 2026 - od kiedy obowiązuje pełna księgowość?

Limity prowadzenia ksiąg rachunkowych 2026 - od kiedy obowiązuje pełna księgowość?

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Kurs w dół, obowiązki w górę: Limity na 2026 rok ustalane są na podstawie równowartości w walucie polskiej według kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z 1 października 2025 r. (4,2586 zł). To mniej niż rok temu, co oznacza, że progi w złotówkach się obniżyły.
• Pełna księgowość: Limit wynosi 10 646 500 zł (2,5 mln euro). Przekroczenie ustawowego limitu, przeliczanego na walutę polską według kursu NBP, przychodów w 2025 roku zmusza Cię do założenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2026.
• Badanie sprawozdania (Audyt): Obowiązek pojawia się m.in. przy przychodach 26 616 250 zł (6,25 mln euro) lub sumie bilansowej 13 308 125 zł.
• Brak nowych ustaw: Nie było nowelizacji zmieniającej progi w euro – “zacieśnienie” wynika wyłącznie z umocnienia złotówki.
• Ryzyko: Jeśli Twoje przychody oscylują wokół 10,6 mln zł, jesteś w strefie zagrożenia. Przekroczenie limitu o 1 zł wiąże się z drastycznym wzrostem kosztów obsługi księgowej.

Potencjalny koszt błędu: Niezauważenie przekroczenia limitu grozi karami karnoskarbowymi i koniecznością wstecznego odtwarzania ksiąg.

Dla kogo jest ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz firmę (JDG, spółka jawna, partnerska, cywilna) i Twoje przychody zbliżają się do 10,5 – 11 mln zł.
• Korzystasz z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) i chcesz wiedzieć, czy w 2026 roku musisz przejść na pełną księgowość.
• Jesteś w zarządzie spółki i zastanawiasz się, czy za rok 2025/2026 obejmie Was obowiązkowy audyt biegłego rewidenta.
• Chcesz zrozumieć, dlaczego limity w PLN spadły, mimo że przepisy się nie zmieniły.

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz małą firmę z przychodami poniżej 2 mln zł (jesteś bezpieczny).
• Rozliczasz się na podstawie karty podatkowej lub w przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – dotyczą Cię inne formy opodatkowania i ewidencji.
• Interesują Cię limity VAT lub ryczałtu.

‍

Mechanizm "pasywnego zacieśnienia" – dlaczego limity księgowe spadły bez zmiany ustawy?

Wielu przedsiębiorców wchodząc w rok 2026 może poczuć się zdezorientowanych. Przecież w mediach nie było głośno o żadnej ustawie obniżającej progi dla ksiąg rachunkowych. Skąd więc bierze się to ryzyko?

Odpowiedź leży w mechanizmie, który nazywamy "pułapką walutową".

Dualizm walutowy: Euro vs Złoty

Polskie prawo bilansowe (Ustawa o rachunkowości) określa kluczowe progi wielkości firm w euro. Jednak Ty fakturujesz i rozliczasz się w złotówkach. Aby to połączyć, ustawodawca wybrał jeden, konkretny dzień w roku, który decyduje o Twoich obowiązkach na cały kolejny rok.

Jest to pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego. W praktyce oznacza to, że aby ustalić, od jakiej kwoty przychodu (w złotówkach) powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, należy przeliczyć limit euro na złote według kursu z tego dnia. Dzięki temu wiadomo, jakiej kwoty nie można przekroczyć, by pozostać przy uproszczonej księgowości.

Matematyka Twojego bezpieczeństwa na 2026 rok

Analizując sytuację na rok 2026, musimy cofnąć się do kursu z dnia 1 października 2025 r. Porównajmy go z rokiem poprzednim.

KURS PRZELICZENIOWY (NBP)

• Rok odniesienia (2025): 4,2846 zł
• Rok bieżący (2026): 4,2586 zł
• Różnica: -0,0260 zł

Wniosek: Złotówka się umocniła. Choć różnica 2,6 grosza wydaje się niewielka, przy kwotach rzędu milionów euro oznacza to obniżenie limitu w PLN o kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Firma, która w 2024 roku miała przychód 10 700 000 zł, mogła jeszcze zostać na PKPiR (limit wynosił wtedy ok. 10,71 mln zł). Jeśli ta sama firma w 2025 roku osiągnie identyczny wynik (nie urośnie ani o złotówkę), w 2026 roku musi wejść w pełną księgowość, bo nowy limit jest niższy (10,64 mln zł).

‍

Pełna księgowość – rubikon dla średnich firm

Pełna księgowość to najbardziej szczegółowa forma ewidencji finansowej w firmie. Obejmuje rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych, a następnie sporządzanie na ich podstawie sprawozdań finansowych. Z uproszczonej księgowości można korzystać tylko do momentu, gdy firma mieści się w ustawowych limitach przychodów - po ich przekroczeniu musisz przejść z PKPiR na pełne księgi.

Pełna księgowość jest obowiązkowa m.in. w: spółkach z o.o., akcyjnych, komandytowych, jawnych i cywilnych osób fizycznych (jeśli osiągną wysoki poziom przychodów).

Dla JDG oraz wspólników spółek jawnych i cywilnych przejście na księgi rachunkowe to ważny etap rozwoju firmy. Oznacza bardziej rozbudowaną dokumentację, większą transparentność finansów, ale też nowe obowiązki - w tym sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawień obrotów i sald. W praktyce to także wyższe koszty obsługi księgowej i konieczność skrupulatnego monitorowania danych finansowych.

Limit przychodów w 2026

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 Ustawy o rachunkowości, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje, jeżeli przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 500 000 euro.

Warto podkreślić: próg w euro jest stały (został podniesiony w 2025 r. z 2 mln na 2,5 mln euro i taki pozostaje). Zmienia się tylko jego równowartość w złotówkach.

LIMIT PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI 2026 

• Podstawa w Euro: 2 500 000 €
• Kurs przeliczeniowy: 4,2586 zł (z dn. 1.10.2025)
• LIMIT W PLN: 10 646 500 zł

Interpretacja:

Jeśli suma Twoich przychodów netto w całym roku 2025 (od 1 stycznia do 31 grudnia) przekroczy kwotę 10 646 500 zł, to od 1 stycznia 2026 roku masz bezwzględny obowiązek otworzenia ksiąg rachunkowych.

Co wliczasz do limitu? Pułapki definicyjne

Wielu przedsiębiorców błędnie patrzy tylko na swoją główną sprzedaż. Katalog przychodów jest szerszy.

Do limitu 10 646 500 zł wliczasz:

1. Przychody ze sprzedaży towarów i materiałów (działalność handlowa).
2. Przychody ze sprzedaży produktów i usług.
3. Przychody z operacji finansowych (np. dywidendy, odsetki od lokat firmowych, zyski ze zbycia papierów wartościowych).

WAŻNE! 

Zmiana w operacjach finansowych: Od 2025 roku przepisy dają pewną furtkę. W niektórych przypadkach (dla jednostek mikro/małych) można nie wliczać części przychodów finansowych, jeśli nie są one związane z główną działalnością. Jeśli Twoja firma inwestuje na giełdzie, skonsultuj to z doradcą podatkowym – może to uratować Cię przed pełną księgowością.

Czego NIE wliczasz:

• Sprzedaży środków trwałych: Jeśli sprzedasz firmową nieruchomość, maszynę czy samochód, kwota ta (nawet jeśli jest duża) nie wchodzi do limitu 2,5 mln euro. Traktowana jest jako "pozostały przychód operacyjny".
• Dotacji i subwencji (o ile nie są dopłatą do ceny).

Konsekwencje przekroczenia "magicznej bariery"

Jeśli wpadniesz w pełną księgowość w 2026 roku, przygotuj się na:

1. Zasadę memoriału: W PKPiR liczy się kasowość (w uproszczeniu). W pełnej księgowości koszty i przychody muszą być przypisane do okresu, którego dotyczą, niezależnie od przepływu pieniądza.
2. Inwentaryzację: Na dzień 31 grudnia 2025 r. będziesz musiał przeprowadzić pełną inwentaryzację (spis z natury) nie tylko towarów, ale też środków pieniężnych i rozrachunków.
3. Wyższe koszty: Biura rachunkowe wyceniają pełną księgowość znacznie wyżej (często od 3-5 tys. zł netto miesięcznie w górę).

‍

Audyt i badanie sprawozdań – czy jesteś bezpieczny?

Drugim obszarem, gdzie "miesza" kurs euro, jest obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Tutaj na szczęście progi są znacznie wyższe dzięki nowelizacjom unijnym z poprzednich lat.

Kto musi poddać się badaniu w 2026 roku?

Obowiązek badania sprawozdania za dany rok (np. za rok 2025, badany w 2026) powstaje, jeśli w roku poprzedzającym jednostka spełniła co najmniej dwa z trzech warunków.

Poniżej przedstawiamy limity przeliczone kursem z 2025 roku, które będą decydować o obowiązku badania w przyszłości:

Progi w euro:

1. Średnioroczne zatrudnienie: co najmniej 50 osób.
2. Suma aktywów bilansu: powyżej 3 125 000 euro.
3. Przychody netto ze sprzedaży: powyżej 6 250 000 euro.

Przeliczenie limitów na PLN (wg kursu 4,2586 zł):

1. Suma aktywów bilansu: powyżej 13 308 125 zł (3 125 000 €)
2. Przychody netto ze sprzedaży: powyżej 26 616 250 zł (6 250 000 €)

Interpretacja:

Limit przychodowy wynosi ponad 26,6 mln zł. Jeśli Twoja firma nie przekracza tej kwoty, najprawdopodobniej unikniesz kosztownego audytu (chyba że spełniasz inne warunki, np. jesteś spółką akcyjną). Dzięki podniesieniu progu w euro w poprzednich latach, spadek kursu złotego o kilka groszy nie stanowi tu tak dużego zagrożenia jak przy pełnej księgowości.

‍

Co musisz zrobić teraz? Krok po kroku

Nie zostawiamy Cię z samą teorią. Oto konkretna lista zadań do wykonania przed końcem roku 2025.

Krok 1: Wygeneruj raport przychodów narastająco 

Poproś księgowość o dokładne zestawienie przychodów od 1 stycznia 2025 do dnia bieżącego.

• Zwróć uwagę na pozycję: Przychody ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych.
• Upewnij się, że wyłączono sprzedaż środków trwałych.

Krok 2: Prognoza najgorszego scenariusza

Dodaj do obecnych wyników wszystkie pewne i prawdopodobne transakcje do końca grudnia. Uwzględnij "klęskę urodzaju" – np. duży kontrakt, który może zostać zrealizowany w ostatnich dniach roku.

Krok 3: Test limitu 2026

Podstaw swoje wyniki do wzoru:

Przychód narastająco (od 1 stycznia do dzisiaj) + Prognoza przychodów do końca grudnia = Wynik przychodów netto za cały rok 2025.

Czy WYNIK 2025 > 10 646 500 zł?

• NIE: Jesteś bezpieczny. Możesz zostać na PKPiR w 2026 roku.
• TAK: Masz obowiązek otworzyć księgi rachunkowe od 1 stycznia 2026.

Krok 4: Decyzja i wdrożenie

• Jesteś na granicy (np. 10,6 mln zł)? Przeanalizuj, czy niektóre transakcje planowane na koniec grudnia mogą być zrealizowane (i zafakturowane) w styczniu 2026. Pamiętaj: musi to być realne przesunięcie momentu wykonania usługi/dostawy, a nie antydatowanie!
• Przekraczasz limit? Nie czekaj do stycznia. Szukaj biura rachunkowego już teraz. Wdrożenie pełnej księgowości (plan kont, polityka rachunkowości) trwa kilka tygodni.

‍

Najczęstsze błędy interpretacyjne

 BŁĄD #1: "Kurs wezmę z końca roku"

To klasyczny błąd. Przedsiębiorcy czekają na kurs z 31 grudnia. Ustawa o rachunkowości jasno wskazuje: liczy się pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego. Kurs z 1 października 2025 r. (4,2586 zł) jest już znany i ostateczny. Nic, co wydarzy się na rynku walutowym w listopadzie czy grudniu, nie zmieni Twoich limitów na 2026 rok.

BŁĄD #2: "Sprzedałem halę, wchodzę w pełną księgowość"

Częsta panika po sprzedaży dużego majątku. Sprzedaż środków trwałych (odpłatne zbycie) jest przychodem podatkowym, ale nie wchodzi do limitu 2,5 mln euro dla obowiązku prowadzenia ksiąg. Traktujemy to jako pozostały przychód operacyjny. Nie musisz zakładać ksiąg tylko dlatego, że sprzedałeś nieruchomość firmową.

BŁĄD #3: "Przekroczyłem limit w listopadzie, muszę zmienić księgi teraz"

Nie. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje zawsze od początku następnego roku obrotowego. Jeśli przekroczysz limit 10 646 500 zł w listopadzie 2025, to do końca grudnia 2025 prowadzisz nadal PKPiR. Pełną księgowość otwierasz dopiero 1 stycznia 2026.

‍

Najczęściej zadawane pytania

Czy jeśli jestem spółką jawną osób fizycznych, też dotyczą mnie te limity?

Tak. Limit 2,5 mln euro dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Dopiero po przekroczeniu tego progu (10 646 500 zł) musicie prowadzić pełną księgowość. Spółki z o.o. czy komandytowe prowadzą ją od pierwszej złotówki.

Czy limit audytu dotyczy mnie, jeśli prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)?

Teoretycznie tak, ale w praktyce rzadko. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą podlega badaniu sprawozdania finansowego, jeśli prowadzi księgi rachunkowe ORAZ spełni limity (zatrudnienie > 50 osób, bilans > 13 mln zł, przychody > 26 mln zł).

Co grozi za nieprzejście na pełną księgowość mimo przekroczenia limitu?

Urząd Skarbowy może uznać Twoje księgi (PKPiR) za nierzetelne i oszacować dochód (często na Twoją niekorzyść). Dodatkowo, za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom grozi odpowiedzialność karna skarbowa (grzywna).

‍

Podsumowanie

Rok 2026 nie przynosi rewolucji w treści ustawy o rachunkowości, ale przynosi "korektę kursową", która działa na niekorzyść firm balansujących na granicy limitów.

• Limit pełnej księgowości: 10 646 500 zł.
• Limit audytu (przychody): 26 616 250 zł.

Nie daj się zaskoczyć "niewidzialnej ręce" kursów walutowych. Przelicz swoje przychody netto już dziś, by styczeń 2026 nie przywitał Cię przykrym obowiązkiem.

Potrzebujesz pomocy w analizie?

Nie jesteś pewien, co wliczyć do limitu? Obawiasz się pełnej księgowości? Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci bezpiecznie zaplanować rok 2026.

PODSTAWA PRAWNA

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) – art. 2 ust. 1 pkt 2 (limit ksiąg), art. 64 ust. 1 pkt 4 (limit audytu).
2. Tabela kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2025 z dnia 1 października 2025 r. (kurs euro: 4,2586 zł).