Krajowy System E-faktur (KSeF) w praktyce - jak przygotować firmę na zmiany?

Krajowy System E-faktur (KSeF) w praktyce - jak przygotować firmę na zmiany? 

Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, to nowe rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które zmienia sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Choć obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne, już wkrótce stanie się on obowiązkowy dla większości firm w kraju. Dla przedsiębiorców oznacza to dużą zmianę, dlatego też warto zawczasu odpowiednio się do tego przygotować. 

W tym artykule wyjaśniamy na czym dokładnie polega KSeF, jak z niego korzystać i wystawiać (oraz odbierać) faktury zgodnie z nowymi wymogami. Dzielimy się także naszym doświadczeniem i wyjaśniamy, jak my w VATAX przygotowaliśmy się na te zmiany i dlaczego niezmiennie polegamy na systemie księgowym Fakt.

‍

Krajowy System E-Faktur (KSeF) - czym jest i jak działa? 

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to nowoczesna platforma online, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów sprzedażowych w specjalnym formacie XML - pliku, który zamiast wyglądać jak tradycyjna faktura w PDF, jest „zrozumiały” dla systemów księgowych i administracji. Dzięki temu można go automatycznie odczytać, przetworzyć i zweryfikować.

Choć faktura XML może być trudna do odczytania „gołym okiem”, KSeF umożliwia również jej podgląd w wersji wizualnej, czyli np. w formacie PDF. Poza formatem jednak faktura niewiele różni się od faktur standardowych i zawiera takie same dane: 

• dane sprzedawcy i nabywcy (kontrahentów),
• wartości netto,
• stawki i kwoty VAT,
• terminy płatności,
• numery identyfikacyjne,
• opis towarów lub usług.

WAŻNE!

W nadchodzącej wersji systemu, KSeF 2.0, pojawi się nowa funkcjonalność: możliwość dołączania załączników do faktur. Będą one traktowane jako integralna część dokumentu - np. można będzie dodać specyfikację, zdjęcie produktu, protokół odbioru czy inny plik, który dotychczas był przesyłany osobno.

Aby skorzystać z tej funkcji, przedsiębiorca będzie musiał najpierw zgłosić taką potrzebę w e-Urzędzie Skarbowym. Po zatwierdzeniu, opcja ta będzie dostępna bezpośrednio w ramach procesu wystawiania faktur przez KSeF.

Co KSeF przynosi przedsiębiorcom? Wady i zalety

KSeF w większości działa na korzyść przedsiębiorców. Do głównych zalet tego rozwiązania należą: 

1. Mniej formalności - korzystając z KSeF, nie trzeba już przekazywać plików JPK_FA na żądanie urzędu.
2. Szybszy zwrot VAT - dla firm, które wystawiają faktury przez KSeF, termin zwrotu VAT skraca się z 60 do 40 dni.
3. Bezpieczeństwo danych - faktury przechowywane są w systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat, co eliminuje konieczność ich archiwizacji.
4. Oszczędności - dzięki automatyzacji procesów znika potrzeba ręcznego wprowadzania danych, drukowania dokumentów czy ich fizycznego przechowywania.

Oczywiście z wdrożeniem KSeF wiążą się też konkretne ryzyka i ograniczenia: 

• Ryzyko przestojów - jeśli system KSeF ulegnie awarii lub będzie przeciążony, przedsiębiorcy mogą mieć problem z wystawieniem faktur na czas.
• Brak możliwości wystawienia faktury „poza systemem” - nawet drobne, prywatne transakcje wymagające wystawienia faktury muszą przejść przez KSeF.
• Większy koszt pomyłek - błędów nie da się „wymazać” jak w papierowych dokumentach; każda pomyłka wymaga formalnej korekty.
• Dodatkowe obciążenie organizacyjne - konieczność dostosowania procedur, przeszkolenia pracowników i integracji systemów może początkowo wprowadzić chaos w firmie. Tutaj poleganie na zaufanych systemach jest kluczowe (i to jeden z powodów, dla których od lat pracujemy na Fakcie).

‍

KSeF - od kiedy należy z niego obowiązkowo korzystać? 

Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Takie podejście miało dać czas przedsiębiorcom na zapoznanie się z jego funkcjami. Od 1 lutego 2026 roku stanie się on obowiązkowy. 

Obowiązek będzie jednak wchodził w życie etapami:

UWAGA! 

Choć małe firmy mają więcej czasu na obowiązkowe wdrożenie KSeF, w praktyce muszą być gotowe do odbierania faktur w tym systemie znacznie wcześniej - zwłaszcza, jeśli otrzymują faktury od większego kontrahenta.

WAŻNE! 

Do końca 2026 r. obowiązuje tzw. miękkie wdrożenie - nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu przez KSeF, a faktury z kas fiskalnych będzie można wystawiać w dotychczasowy sposób. 

Z obowiązku KSeF wyłączone są:

• bilety, które są uznawane za faktury, w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS,
• faktury z kas rejestrujących (do końca 2026 r.),
• noty korygujące, duplikaty faktur, faktury pro forma oraz faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF),
• faktury wystawiane na rzecz osób prywatnych (B2C; biznes.gov.pl)
• faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych - możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie będzie możliwa od 1 kwietnia 2026 r.

UWAGA! 

Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców, którzy nie posiadają polskiego NIP, nie muszą przechodzić przez system KSeF. Możesz je otrzymać w formie elektronicznej lub papierowej poza KSeF. Nie musisz ich też raportować w tym systemie. 

Jeśli to Ty (jako polska firma) wystawiasz fakturę kontrahentom zagranicznym (nawet z VAT 0), to musisz zrobić to korzystając z KSeF. Jednak możesz przekazać taką fakturę zagranicznemu odbiorcy poza systemem KSeF (zgodnie z Waszymi ustaleniami, np. poprzez przesłanie pliku PDF z kodem QR umożliwiającym weryfikację faktury). 

‍

Jak wystawiać faktury w KSEF? 

Przejście na Krajowy System e-Faktur to nie tylko instalacja nowego programu czy aktualizacja oprogramowania. To pełna transformacja procesów biznesowych w firmie, która wymaga analizy dotychczasowych procedur, ich przebudowy, a często także inwestycji w nowe narzędzia IT.

Aby sprawnie działać w KSeF, trzeba zaangażować nie tylko księgowość, ale też działy sprzedaży, logistyki czy obsługi klienta - tak, by dane do faktur były kompletne i poprawne już na etapie ich tworzenia.

Jak wygląda proces wystawiania faktury w KSeF?

1. Przygotowanie merytoryczne - najpierw wypełniasz wszystkie wymagane pola faktury, takie jak dane kontrahenta, kwoty netto i brutto czy stawki VAT. Pamiętaj, że musi to być zgodne ze schemą obowiązującą w KSeF.
2. Przygotowanie techniczne - na tej podstawie tworzony jest plik XML w wymaganym formacie, czyli w tzw. strukturze logicznej faktury.
3. Autoryzacja w systemie - logujesz się do KSeF korzystając z podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego lub tokena wygenerowanego przez KSeF.
4. Wysyłka - wysyłasz fakturę do systemu, a data przesłania staje się oficjalną datą jej wystawienia.
5. Weryfikacja - KSeF automatycznie sprawdza, czy plik i dane są poprawne. Jeśli wszystko się zgadza, nadaje fakturze unikalny numer i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

UWAGA! 

Wystawionej faktury nie można edytować, ale można dokonywać jej korekt. 

Odbiorca może pobrać fakturę:

• po zalogowaniu się do systemu KSeF,
• przez tzw. dostęp anonimowy - podając dane identyfikujące dokument (w wybranych przypadkach).

Faktura jest formalnie uznawana za otrzymaną w momencie jej rejestracji w systemie i nadania numeru.

Dostęp i nadawanie uprawnień

W KSeF każda firma z numerem NIP ma już założone konto - nie trzeba się rejestrować. Żeby się zalogować i wysyłać faktury można skorzystać z podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego albo tokena wygenerowanego w KSeF.

Jeśli firma (np. spółka) nie ma pieczęci kwalifikowanej, wystarczy złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, żeby wskazać osobę uprawnioną do działania w jej imieniu. Taka osoba może potem przekazać uprawnienia innym pracownikom i zdecydować, czy mogą oni tylko oglądać faktury, czy także je wystawiać.

Obsługa KSeF i wybór odpowiednich narzędzi

Do pracy w KSeF można używać:

• bezpłatnych aplikacji Ministerstwa Finansów - np. Aplikacji Podatnika KSeF czy e-mikrofirmy (podstawowe funkcje),
• komercyjnych programów i systemów ERP, które integrują się z KSeF i oferują dodatkowe opcje, jak automatyczne księgowanie czy monitorowanie płatności (np. używany przez nas Fakt, Comarch Optima, Insert, Symfonia, Asseco WAPRO, InFakt, wfirma, iFirma, czy faktura.pl). 

W każdym przypadku warto wcześniej przetestować proces w środowisku testowym KSeF, aby sprawdzić poprawność danych i uniknąć problemów w wersji produkcyjnej.

Obsługa KSeF często wymagać będzie poniesienia dodatkowych kosztów, jednak nie wszystkie systemy naliczają dodatkowe opłaty. Przeanalizowaliśmy jak kształtują się ceny obsługi KSeF w programach księgowych dostępnych na polskim rynku - zobacz, ile zapłacisz korzystając ze swojego systemu księgowego.

Jak my w VATAX przygotowaliśmy się na obsługę KSeF i dlaczego od lat ufamy systemowi Fakt?

W VATAX od wielu lat korzystamy z systemu księgowego Fakt, który od dawna jest przygotowany na wdrożenie nowych regulacji i zintegrowany z KSeF.

“Przewagą Faktu jest jego elastyczność i otwartość na potrzeby klientów, czyli nasze - zapewnia Wojciech Gut, założyciel VATAX. Nie jesteśmy jedynie kolejnym użytkownikiem ani cyfrą w tabeli przychodu, ale mamy realny wpływ na kształt tego systemu i możemy testować rozwiązania przed ich formalnym udostępnieniem. Dlatego jesteśmy spokojni i pewni, że nasza kancelaria (oraz - przede wszystkim! - nasi klienci) jest odpowiednio przygotowana do nadchodzących zmian technologiczno-prawnych”.

Dzięki temu nasi klienci mają pewność, że od 1 kwietnia 2026 roku zapewnimy im płynną obsługę dokumentów przez KSeF oraz że procesy księgowe przebiegną zgodnie z obowiązującymi wymogami. Umożliwia nam to właśnie program księgowy Fakt, który pozwala na całkowicie bezpieczne i bezproblemowe przesyłanie faktur przez KSeF, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

„Fakt został przygotowany do obsługi KSeF z dużym wyprzedzeniem, dlatego nasi użytkownicy mogą być spokojni o zgodność z przepisami i bezpieczeństwo swoich danych. Zadbaliśmy o to, by proces wystawiania i odbierania faktur przebiegał sprawnie i intuicyjnie, tak aby przedsiębiorcy nie musieli martwić się o kwestie techniczne” - Paweł Domalewski, założyciel i CEO systemu księgowego Fakt.

Takie podejście pozwala nam łączyć obsługę księgową z nowoczesnymi technologiami i zapewniać klientom komfort i pewność w nowych realiach podatkowych. 

‍

KSEF - najczęstsze pytania i odpowiedzi 

Czy faktura w KSeF zastępuje fakturę papierową lub PDF?

Tak, faktura ustrukturyzowana przesłana przez KSeF jest oficjalnym dokumentem księgowym. Po jej wystawieniu trafia do systemu i jest uznawana za doręczoną, niezależnie od tego, czy odbiorca ją odebrał.

Czy trzeba mieć specjalny program do korzystania z KSeF?

Nie, ale korzystanie z KSeF wymaga:

• systemu księgowego z integracją z KSeF lub
• dostępu przez bezpłatną aplikację webową MF (e-mikrofirma, e-Urząd Skarbowy)

Jak mogę uzyskać dostęp do KSeF?

Poprzez:

• podpis kwalifikowany
• profil zaufany
• pieczęć elektroniczną
• token autoryzacyjny (dla systemów automatycznych)

Dostęp można też nadać innym użytkownikom (np. księgowej, pracownikom).

Czy odbiorca musi mieć konto w KSeF, żeby odebrać fakturę?

Faktura w KSeF jest automatycznie przypisywana odbiorcy na podstawie jego NIP lub PESEL, więc formalnie nie musi on zakładać konta, aby ją otrzymać. W praktyce jednak, aby zobaczyć czy pobrać dokument z systemu, konieczne jest logowanie do KSeF albo korzystanie z programu z nim zintegrowanego. W przypadku zagranicznych kontrahentów strony mogą umówić się na inny sposób przekazywania faktur, np. przesłanie PDF drogą mailową.

Czy można już testować integrację z KSeF?

Można było testować integrację z KSeF w wersji 1.0, ale dostęp dla środowisk testowych został wyłączony 1 września 2025 r. (gov.pl). 

Terminarz wygląda następująco:

• 30 września 2025 - rozpoczną się testy otwarte API KSeF 2.0 (test oprogramowania pomiędzy KSeF a systemami do fakturowania).
• 15 października - użytkownicy będą mogli zacząć integrować się przez API KSeF 2.0 ze środowiskiem przedprodukcyjnym (DEMO).
• 1 listopada - zostanie uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dzięki któremu możliwe będzie nadawanie dostępu do systemu, składanie wniosków o certyfikaty oraz ich pobieranie.
• Od 3 listopada 2025 r. - można będzie zacząć testować Aplikację Podatnika KSeF 2.0. w środowisku testowym (od 15 listopada w środowisku przedprodukcyjnym).

Dla użytkowników korzystających produkcyjnie z wersji 1.0 będzie ona dostępna do 26 stycznia 2026 r. Od 1 lutego 2026 roku zostanie na dobre zastąpiona wersją 2.0.

Czy można poprawić błędną fakturę w KSeF?

Raz wystawionej w KSeF faktury nie można edytować. W przypadku pomyłki należy wystawić korektę faktury przez system.

Czy faktury wystawione poza KSeF będą ważne?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF - nie. Faktury wystawione poza KSeF (PDF, papierowe, e-mail) nie będą uznawane za prawidłowe dokumenty księgowe.

Wyjątkiem są dokumenty, które nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

Jak w KSeF wystawić notę korygującą?

W KSeF nie wystawia się not korygujących. Jeśli na przesłanej fakturze widnieje błąd, można go poprawić jedynie wystawiając fakturę korygującą. 

Czy faktura w KSeF musi być zaakceptowana przez odbiorcę?

Wysłanie faktury do KSeF i przypisanie jej do NIP-u odbiorcy wystarcza. Odbiorca nie musi jej potwierdzać ani odbierać osobiście.

Czy jak wystawiam faktury osobom prywatnym, to też obowiązuje mnie KSeF?

Nie. Faktury B2C są wyłączone z obowiązku fakturowania w KSeF.

Czy mój obecny system księgowy obsłuży KSeF?

Większość nowoczesnych systemów księgowych i programów do fakturowania przygotowała się już na integrację z KSeF (np. Fakt).  W praktyce oznacza to, że jeśli korzystasz z popularnego oprogramowania, prawdopodobnie nie będziesz musiał zmieniać narzędzia, a jedynie je zaktualizować. Może się zdarzyć, że aktualizacja będzie wymagała dodatkowej opłaty, warto sprawdzić to przed końcem roku.

Radzę Ci jednak nie zakładać, że Twój system jest przygotowany. Zawsze warto upewnić się u swojego dostawcy, czy system jest zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów. 

Czy korzystanie z KSeF wiąże się z dodatkowymi kosztami? 

To zależy od programu. Część systemów udostępnia obsługę KSeF w ramach obecnego abonamentu, inne traktują to jako dodatkowo płatny moduł. Są też rozwiązania, które pozwalają korzystać z KSeF bez dodatkowych opłat - np. Fakt, z którego korzystamy w VATAX. 

Jeśli chcesz sprawdzić koszt obsługi KSeF w Twoim systemie, zajrzyj do artykułu porównującego czołowe programy księgowe.

‍

Podsumowanie 

Krajowy System e-Faktur to duża zmiana w rozliczeniach, która już wkrótce stanie się codziennością większości przedsiębiorców. Z jednej strony przynosi korzyści jak m.in. szybszy zwrot VAT, bezpieczeństwo danych i automatyzację procesów, z drugiej wymaga przygotowania systemów i pracowników oraz dopracowania procedur.

Im szybciej firma zacznie pracować w KSeF, choćby w trybie testowym, tym łatwiej będzie przejść na obowiązkowy model fakturowania bez stresu i przestojów.

W VATAX jesteśmy gotowi na te zmiany - pracujemy w programie Fakt, który jest w pełni zintegrowany z KSeF. Dzięki temu nasi klienci mogą spać spokojnie. Pomagamy w konfiguracji, przeszkoleniu zespołu i sprawnym wdrożeniu nowego systemu.

Jeśli masz pytania odnośnie KSeF lub księgowości, napisz! Z chęcią na nie odpowiemy!

‍

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• Oficjalne ogłoszenie terminarza na portalu ksef.podatki.gov.pl
• Oficjalne ogłoszenie struktury FA(3) na portalu ksef.podatki.gov.pl 
• Oficjalne ogłoszenie dot VAT RR na portalu ksef.podatki.gov.pl