KSeF 2026: fiskus nie będzie karać za nieprzystąpienie do KSeF i błędy przy wdrażaniu (zapowiedź)

KSeF 2026: fiskus nie będzie karać za nieprzystąpienie do KSeF i błędy przy wdrażaniu (zapowiedź)

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Brak kar: Do 31 grudnia 2026 r. urzędy skarbowe nie będą nakładać kar pieniężnych ani wszczynać postępowań karnoskarbowych za błędy i nieprzystąpienie do KSeF.
• Pułapka odbiorcy: Od 1 lutego 2026 r. musisz być gotowy na odbiór faktur ustrukturyzowanych, nawet jeśli sam ich jeszcze nie wystawiasz. Część firm na pewno zacznie z niego korzystać, więc możesz się zdziwić, gdy nie dostaniesz faktury w PDF.
• Ryzyko płynności: Faktura wystawiona poza KSeF może zostać odrzucona przez systemy księgowe kontrahentów, co zablokuje płatność.
• Odliczenie VAT: Fiskus potwierdza: faktura z błędem (poza KSeF) w okresie przejściowym nadal daje prawo do odliczenia VAT, o ile dokumentuje rzeczywistą transakcję.

Dla kogo ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Jesteś właścicielem firmy lub członkiem zarządu i musisz podjąć strategiczną decyzję: wdrażać KSeF teraz czy odroczyć to w czasie?
• Jesteś dyrektorem finansowym (CFO) lub główną księgową, szukając argumentów do dyskusji z zarządem o budżecie na KSeF.
• Odpowiadasz za IT oraz procesy i potrzebujesz technicznej mapy drogowej na rok 2026.
• Chcesz zrozumieć, gdzie kończy się "ochrona" państwa, a zaczyna weryfikacja przez rynek.

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz działalność nierejestrowaną lub jesteś zwolniony z VAT podmiotowo. 
• Chcesz dowiedzieć się szczegółowych informacji na temat KSeF -> Zajrzyj tutaj: Krajowy  System e-Faktur (KSeF) - jak przygotować firmę na zmiany? 

W 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani ani za brak przystąpienia, ani za błędy popełnione przy korzystaniu z systemu e-faktur KSeF. To zapowiedź potwierdzona przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową.

Jak zapowiedział wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda:

 “W 2026 roku za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy, które są związane z KSeF-em, a to wynika z przepisów prawa, podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani.”  (infor.pl)

Dlaczego? Powód jest prosty. Krajowy System e-Faktur to system o ogromnej skali i stopniu skomplikowania, który wymaga czasu na „dotarcie się” z systemami księgowymi i ERP używanymi przez firmy. Błędy techniczne, problemy z integracją czy nieprawidłowości w danych są na tym etapie nieuniknione.

Dlatego rok 2026 ma pełnić funkcję okresu przejściowego. Państwo rezygnuje z kar, aby umożliwić firmom bezpieczne wdrożenie KSeF i ustabilizowanie procesów bez ryzyka sankcji finansowych za potknięcia techniczne.

Brak kar w 2026 roku oznacza przede wszystkim:

• możliwość wdrażania KSeF bez obaw o sankcje za błędy techniczne,
• czas na dopracowanie integracji i procedur wewnętrznych,
• mniejsze ryzyko sporów z administracją na etapie startu systemu.

Pamiętaj! Brak kar administracyjnych nie eliminuje konsekwencji biznesowych. Problemy z fakturą w KSeF mogą nadal wpływać na rozliczenia z kontrahentami. 

‍

Co dokładnie oznacza "brak kar" za KSeF w 2026 roku?

Mówiąc o “roku bez kar”, Ministerstwo Finansów ma na myśli bardzo konkretne sankcje administracyjne. Warto wiedzieć, co dokładnie zostało zawieszone, a co nadal grozi Twojej firmie.

Za co nie grozi kara (ZAWIESZONE do 31.12.2026):

• Niewystawienie faktury w KSeF.
• Wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem (błędy w schemie XML).
• Niedopełnienie obowiązków technicznych (sposób i termin wystawiania faktur elektronicznych).

Za co grozi kara (nadal AKTYWNE):

• Błędy w JPK_VAT: Jeśli przez bałagan w fakturach (część w KSeF, część papierowa) popełnisz błąd w pliku JPK, zapłacisz karę 500 zł za każdy błąd. Od 1 lutego 2026 mogą być nakładane kary za błędy w oznaczaniu faktur w ewidencji.
• Odsetki podatkowe: Jeśli błędy techniczne doprowadzą do zaniżenia wpłaty VAT, odsetki będą naliczane normalnie.
• Oszustwa: “Puste faktury” i celowe wyłudzenia. Tutaj Kodeks Karny Skarbowy działa z pełną mocą.

WAŻNE! “Brak kar” dotyczy tylko warstwy technicznej. Nie zwalnia Cię z obowiązku rzetelnego dokumentowania sprzedaży!

‍

Czym ryzykujesz, jeśli nie przystąpisz do KSeF przed 1 lutego 2026 r.? 

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie ryzyka wiążą się z nieprzystąpieniem do systemu.

Skoro urząd skarbowy rezygnuje z kar za KSeF, to czy można zupełnie pominąć ten temat? Niestety nie. W 2026 roku rolę “policjanta” przejmie rynek. Twoi kontrahenci – zwłaszcza duże korporacje – mogą okazać się znacznie bardziej bezwzględni niż fiskus.

Scenariusz 1: Klient przeoczy fakturę, bo nie ma jej w KSeF

Wiele dużych firm integruje swoje systemy ERP (np. SAP, Oracle) bezpośrednio z Krajowym Systemem e-Faktur. Ich procesy od zamówienia do płatności będą zautomatyzowane:

1. System pobiera XML z KSeF.
2. System paruje fakturę z zamówieniem (PO).
3. System zleca przelew.

Co się stanie, jeśli wyślesz im PDF mailem?

Ich system tego nie "zauważy". Faktura PDF trafi do ręcznej obróbki (o ile w ogóle zostanie przyjęta). W dziale księgowości dużej firmy faktury spoza KSeF mogą być traktowane jako "dokumenty drugiej kategorii" lub wręcz odrzucane jako niezgodne z umową (wiele firm aktualizuje warunki umowy, dodając do nich wymóg korzystania z KSeF).

Efekt: Płatność, która miała przejść po 30 dniach, przyjdzie dopiero po 90 – albo po Twojej interwencji i wysłaniu pliku XML do KSeF.

Scenariusz 2: Ty przeoczysz fakturę kosztową 

W erze przed KSeF, data otrzymania była datą wpływu faktury papierowej/maila. 

W erze KSeF:

• Data wystawienia: Data przesłania pliku w formacie XML do systemu KSeF.
• Data otrzymania: Data przydzielenia numeru KSeF (praktycznie tożsama z datą przesłania, to sekundy różnicy).

Co to oznacza? W KSeF liczy się data w systemie, nie "czy mail doszedł". Jeśli klient wystawił fakturę za pośrednictwem KSeF, to jest uznana za doręczoną - nie wytłumaczysz się, że jej nie widziałeś albo że "nie doszła".

Scenariusz 3: Wzrost kosztów obsługi faktur po stronie klienta

Firmy dbające o compliance mogą unikać dostawców, którzy nie radzą sobie z KSeF. Dlaczego? Ponieważ faktura spoza systemu generuje dla nich dodatkową pracę (ręczne księgowanie) i ryzyko (czy na pewno mam prawo do odliczenia?).

W 2026 roku posiadanie sprawnego procesu KSeF stanie się prawdopodobnie elementem przewagi konkurencyjnej. Dostawca, który wysyła fakturę w sekundę po dostawie (XML w KSeF), będzie preferowany od tego, który wysyła fakturę w PDF po tygodniu.

Scenariusz 4: Chaos w JPK_VAT

Od 2026 roku pliki JPK_VAT będą wymagały podania numeru KSeF dla faktur sprzedaży i zakupu (z pewnymi okresami przejściowymi dla numerów w ewidencji sprzedaży do lipca 2026).

Jeśli będziesz wystawiać faktury poza KSeF (korzystając z braku kar), Twoje systemy księgowe będą musiały radzić sobie z hybrydą: część faktur ma numer KSeF, część nie. To drastycznie zwiększa ryzyko błędów w raportowaniu JPK. A choć kary za KSeF są zawieszone, kary za błędy w JPK_VAT (500 zł za każdy błąd) nadal obowiązują.

‍

KSeF a relacje B2B i płynność finansowa - ryzyka biznesowe

Ponieważ KSeF zmienia definicję momentu otrzymania faktury, bezpośrednio wpływa na to, kiedy Ty i Twój klient możecie odliczyć podatek VAT.

Prawo do odliczenia przy błędzie

Co się dzieje, gdy w 2026 roku sprzedawca – mimo obowiązku – wystawi fakturę w formie papierowej/PDF zamiast w KSeF? Czy nabywca traci prawo do odliczenia VAT?

To było największe zagrożenie. Na szczęście, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, Ewa Łuczak, w interpretacjach z przełomu 2025/2026 potwierdziła, że faktura wystawiona poza KSeF, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, o ile dokumentuje rzeczywistą transakcję i spełnia wymogi materialne ustawy o VAT.

Ta interpretacja jest kluczowa dla bezpieczeństwa obrotu w 2026 roku. Oznacza to, że jeśli Twój dostawca "zaśpi", Ty nadal możesz odliczyć VAT z jego faktury PDF. Musisz jednak zachować czujność – organy podatkowe mogą wymagać dodatkowych dowodów na to, że transakcja miała miejsce (np. dowody WZ, protokoły odbioru).

Pułapka "pustej faktury" w systemie KSeF

KSeF waliduje fakturę tylko technicznie (czy XML jest poprawny). Nie sprawdza, czy towar istnieje. Jeśli przez pomyłkę wyślesz fakturę na milion złotych do kontrahenta, system ją przyjmie.

• Problem: Faktura weszła do obrotu prawnego. Nabywca ją widzi. Urząd ją widzi.
• Rozwiązanie: W KSeF nie ma opcji "anuluj" ani "usuń". Jedyną drogą naprawy jest wystawienie faktury korygującej "do zera".

W 2026 roku, brak kar za błędy może zachęcać do przymykania oka na detale. Pamiętaj jednak: każda pomyłka w KSeF zostaje w systemie na zawsze. To "cyfrowy tatuaż" na koncie Twojej firmy.

‍

Najczęstsze błędy w strategii wdrażania KSeF na 2026 rok

Analizując nowe przepisy, odkryliśmy 5 błędów, które mogą sparaliżować Twoją firmę, mimo braku kar urzędowych.

‍

Co musisz zrobić teraz? Plan działania krok po kroku

Nie traktuj roku 2026 jako wakacji, tylko czas, by dobrze przygotować się na 2027. Oto Twoja lista zadań na najbliższe 12 miesięcy: 

Krok 1: Audyt i przygotowanie (styczeń 2026)

• Zrób inwentaryzację oprogramowania. Czy Twój ERP/program do fakturowania obsługuje KSeF? Czy dostawca planuje aktualizację do FA(3)?
• Zdobądź narzędzia uwierzytelnienia: Pieczęć kwalifikowana (dla spółek) lub profil zaufany (dla JDG).
• Przeanalizuj umowy z kontrahentami. Czy wymagają aneksowania w zakresie sposobu doręczania faktur?

Krok 2: Uruchomienie odbioru (styczeń 2026)

• Nadaj uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu w systemie KSeF. Zrób to, zanim system ruszy pełną parą.
• Skonfiguruj w swoim systemie księgowym automatyczne pobieranie faktur zakupu. Przetestuj to na środowisku demo.

Krok 3: Testuj KSeF (luty - grudzień 2026)

• Luty 2026: Zacznij pobierać faktury kosztowe z KSeF. Sprawdź, czy pokrywają się z tym, co dostajesz mailowo.
• II kwartał 2026: Rozpocznij wystawianie faktur w KSeF (nawet jeśli jesteś małą firmą). Wykorzystaj brak kar, aby nauczyć się obsługi błędów i odrzuceń.
• Monitoring: Sprawdzaj regularnie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Czy wszystkie faktury przeszły? Czy masz numer KSeF dla każdej sprzedaży?

Krok 4: Weryfikacja płatności

• Pamiętaj, że obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu (również MPP) został odroczony do końca 2026 roku. Wykorzystaj ten czas, by dostosować systemy bankowe.

‍

Harmonogram wdrożenia KSeF 

Dla przypomnienia poniżej zamieszczamy terminarz wdrażania KSeF.

Tabela 1 - Terminy wdrożenia KSeF

* Ważne! Choć nie ma obowiązku rejestracji do KSeF w 2026, to w dalszym ciągu warto to zrobić. Wiele dużych firm zacznie wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z terminarzem - jeśli kupujesz paliwo, energię czy usługi telekomunikacyjne od dużych podmiotów (np. Orlen, Orange, PGE), faktury te prawdopodobnie trafią do KSeF już 1 lutego 2026 r. Musisz mieć możliwość ich pobrania, aby je zaksięgować.

Przeczytaj więcej o KSeF. 

‍

Najczęściej zadawane pytania

Czy to prawda, że w 2026 nie będzie kar za błędną obsługę KSeF?

Tak, to prawda. Szef KAS, Marcin Łoboda, potwierdził w Studiu PAP, że do końca 2026 roku urzędy nie będą nakładać mandatów pieniężnych (np. za błędy techniczne czy niewystawienie faktury w KSeF; infor.pl). Ale uwaga: nie chroni Cię to przed "karami rynkowymi" (np. kontrahent wstrzyma płatność, bo nie dostał XML) ani przed karami za błędy w pliku JPK_VAT (500 zł za każdy błąd!).

Czy naprawdę nie muszę przystępować do KSeF w 2026?

Nie musisz, ale warto to zrobić przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF w 2027. Choć nikt nie ukarze Cię grzywną za niewystawianie faktur w KSeF, to już od 1 lutego 2026 r. będziesz musiał je odbierać od dużych firm, które postanowiły do niego przystąpić. 

Jeśli nie przystąpisz do systemu, stracisz dostęp do faktur za paliwo, prąd czy leasing, co zablokuje Twoje rozliczenia kosztowe (niewykluczone też, że namiesza w harmonogramie wpłat, bo możesz te faktury zwyczajnie przegapić i ich nie opłacić; w przypadku np. ubezpieczeń to poważne ryzyko). Dodatkowo, brak KSeF to ryzyko biznesowe – duże firmy mogą po prostu przestać kupować od dostawców, którzy nie wystawiają e-faktur (XML), traktując ich jako "ryzykownych" i generujących koszty ręcznej obsługi.

Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli wystawiam tylko 3 faktury sprzedażowe miesięcznie?

Docelowo tak. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, skala nie ma znaczenia – obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 kwietnia 2026 (lub 1 stycznia 2027 dla mikrofirm w okresie przejściowym) obowiązkowy KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących sprzedaż B2B. Jeśli Twoi klienci to firmy, będą oczekiwać faktur wystawionych w KSeF.

Czy faktury konsumenckie (B2C) muszą być wystawiane w KSeF?

Nie. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) są wyłączone z KSeF.  Wystawiasz je "po staremu" (papier/PDF) lub rejestrujesz na kasie.

Co z fakturami zagranicznymi?

KSeF dotyczy tylko polskich podatników (rezydentów lub posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce). Faktury dla kontrahentów z UE lub spoza UE wystawiasz w KSeF (jeśli Ty jesteś polskim podatnikiem), ale musisz je dostarczyć klientowi w inny sposób (np. PDF z kodem QR), bo zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego systemu KSeF.

Czy w 2026 roku muszę podawać numer KSeF w przelewie MPP?

Nie. Ten obowiązek został przesunięty. Wymóg podawania numeru KSeF w tytule przelewu (zamiast numeru faktury) wejdzie w życie dopiero po okresie przejściowym, czyli od 2027 roku.

Czy faktura papierowa od dużej firmy (obrót >200 mln) w lutym 2026 daje prawo do odliczenia?

Tak. Jeśli transakcja się odbyła, a faktura zawiera wszystkie wymagane dane, masz prawo do odliczenia VAT, nawet jeśli wystawca naruszył obowiązek KSeF. Pamiętaj jednak, że dla niego (wystawcy) jest to naruszenie przepisów (choć bezkarne finansowo w 2026 r.)

‍

Podsumowanie

Masz 11 miesięcy (od lutego do grudnia 2026), aby:

1. Na spokojnie przetestować integrację IT na “żywym organizmie”.
2. Przeszkolić pracowników w bezpiecznych warunkach.
3. Wyłapać miejsca, w których obieg dokumentów się blokuje.

Nasza rekomendacja: Nie czekaj do końca 2026. Wcześniejsze wdrożenie KSeF da Ci czas na spokojną naukę działania systemu i bezstresowy start w 2027.

Potrzebujesz pomocy? 

Jeśli boisz się księgowości w dobie KSeF, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci pomogą Ci przejść przez okres wdrożenia bez stresu. 

PODSTAWA PRAWNA

Art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).

Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 628).

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598) - wdrażająca KSeF.