Jak zmienić formę opodatkowania w 2026? Wszystko, co musisz wiedzieć

Jak zmienić formę opodatkowania w 2026? Wszystko, co musisz wiedzieć

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Termin podstawowy: Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód (zazwyczaj do 20 lutego 2025).
• Ryczałt w IT: Ściślejsza weryfikacja stawek 12% vs 8,5% (kluczowe kody PKWiU).
• Nowość e-US (2026): Planowane zmiany w dostępie dla biur rachunkowych (tylko "do wglądu").
• Zmiana w trakcie roku: Możliwa tylko w poszczególnych przypadkach (np. pierwszy przychód w innym miesiącu niż styczeń).
• Stawka zdrowotna: To ona często decyduje o opłacalności (ryczałt vs liniowy).
• Oszczędność: Wybór właściwej formy to nawet 20 000 – 50 000 zł różnicy w skali roku.

Dla kogo ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i zastanawiasz się nad zmianą formy opodatkowania.
• Twoje dochody wzrosły i obawiasz się wejścia w drugi próg podatkowy (32%).
• Jesteś programistą (branża IT), lekarzem lub inżynierem i chcesz zweryfikować stawkę ryczałtu.
• Chcesz przygotować się na nadchodzące zmiany w e-Urzędzie Skarbowym (2026).

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz spółkę z o.o. (tam obowiązują zasady CIT).
• Nie planujesz żadnych zmian w swojej firmie w najbliższych 2 latach.
• Szukasz informacji o opodatkowaniu najmu prywatnego (tu obowiązkowy jest ryczałt).

Prowadzenie firmy w Polsce nieustanne balansowanie między przepisami, zmianami rynkowymi i własnymi finansami. Wybrałeś formę opodatkowania przy zakładaniu działalności, ale czy nadal jest ona dla Ciebie najkorzystniejsza? Sytuacja na rynku się zmienia, Twoje przychody rosną (lub maleją), a przepisy ewoluują w tempie, za którym trudno nadążyć. W 2025 roku stajesz przed kolejnym wyzwaniem optymalizacyjnym, które może zadecydować o płynności finansowej Twojego przedsiębiorstwa.

Czy zastanawiałeś się ostatnio, ile dokładnie oddajesz fiskusowi w skali roku? Czy wiesz, że różnica między podatkiem liniowym a ryczałtem przy dochodzie 15 000 zł miesięcznie może wynosić równowartość dobrych wakacji dla całej rodziny? Decyzja o zmianie formy opodatkowania to nie tylko biurokratyczny obowiązek, ale strategiczny ruch, który pozwala zachować więcej zarobionych pieniędzy w Twojej kieszeni. W 2025 roku dochodzą do tego nowe, rygorystyczne interpretacje dotyczące ryczałtu (szczególnie w IT) oraz przygotowania do cyfrowej rewolucji w e-Urzędzie Skarbowym, która nadejdzie w 2026 roku.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces zmiany formy opodatkowania. Wyjaśnimy nie tylko "jak", ale przede wszystkim "kiedy" i "dlaczego". Skupimy się na konkretnych liczbach, nieprzekraczalnych terminach i pułapkach, które czyhają na przedsiębiorców. 

‍

Mini-słowniczek (zanim zaczniesz czytać)

Skala podatkowa (zasady ogólne) – domyślna forma opodatkowania stawkami 12% (do 120 000 zł dochodu) i 32% (od nadwyżki). Pozwala na korzystanie z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł).

Podatek liniowy – stała stawka podatku wynosząca 19%, niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. Nie uwzględnia kwoty wolnej od podatku ani większości ulg.

Ryczałt ewidencjonowany – uproszczona forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu (bez pomniejszania o koszty). Stawki zależą od rodzaju działalności (np. 12%, 8,5%).

CEIDG-1 – wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, służący m.in. do zgłaszania zmian w formie opodatkowania.

PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług. Kluczowy kod statystyczny, który decyduje o tym, jaką stawkę ryczałtu możesz zastosować.

e-Urząd Skarbowy (e-US) – platforma cyfrowa Ministerstwa Finansów, która od 2026 roku zrewolucjonizuje sposób, w jaki Twoja księgowość ma wgląd w Twoje dane podatkowe.

‍

Terminy zmiany formy opodatkowania w 2026

Wielu przedsiębiorców żyje w błędnym przekonaniu, że formę opodatkowania można zmienić "w dowolnym momencie", gdy tylko biznes zacznie przynosić inne dochody. To jeden z najkosztowniejszych mitów, który może skutkować wieloletnimi sporami z urzędem skarbowym. 

Złota zasada: 20. dzień miesiąca po uzyskaniu przychodu po raz pierwszy

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, kluczowym momentem dla wyboru formy opodatkowania na dany rok jest data uzyskania pierwszego przychodu. Masz czas na dokonanie zmiany do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód w nowym roku podatkowym.

W praktyce wygląda to następująco dla zdecydowanej większości (ok. 90%) firm, które kontynuują działalność i wystawiają faktury od początku roku:

• Pierwszy przychód: styczeń 2025
• Ostateczny termin zmiany: do 20 lutego 2025 roku.

WAŻNE!

Termin ten jest nieprzekraczalny. Jeśli złożysz wniosek 21 lutego, zmiana nie zostanie przyjęta przez system CEIDG lub zostanie zakwestionowana przez urząd skarbowy. W takiej sytuacji zostaniesz z formą opodatkowania z poprzedniego roku na kolejne 12 miesięcy, bez możliwości odwołania się.

Wyjątek: Pierwszy przychód w trakcie roku (sezonowość i zawieszenie)

Co dzieje się w sytuacji, gdy Twoja firma nie funkcjonowała aktywnie na początku roku? Jeśli zawiesiłeś własną działalność gospodarczą lub po prostu nie wykonałeś żadnej usługi i nie wystawiłeś żadnej faktury w styczniu, termin "płynie" razem z Twoim pierwszym przychodem.

Jest to mechanizm kluczowy dla branż sezonowych (np. turystyka, rolnictwo, budownictwo) oraz dla freelancerów pracujących projektowo.

Przykład: Pierwszy przychód w lutym

• Przychód w styczniu: 0 zł
• Pierwsza faktura: 5 lutego
• Termin na zmianę formy opodatkowania: 20 marca

 To rozwiązanie daje Ci elastyczność. Jeśli w styczniu nie masz przychodów, nie musisz podejmować decyzji w lutym. Decyzja jest "wymuszona" dopiero w momencie realnego zarobkowania.

Sytuacja nietypowa: Pierwszy przychód w grudniu

Jeśli zawieszenie działalności trwało niemal cały rok lub specyfika Twojego biznesu sprawiła, że pierwszy przychód w 2025 roku pojawi się dopiero w grudniu, ustawodawca przewidział wyjątek. W takim przypadku termin na zmianę formy opodatkowania upływa z końcem roku podatkowego (czyli do 31 grudnia).

Oznacza to, że jeśli wystawisz pierwszą fakturę 15 grudnia 2025, masz czas do 31 grudnia 2025 na poinformowanie fiskusa o wybranej formie. Jest to jednak sytuacja rzadka. 

Pułapka braku zgłoszenia

Co się stanie, jeśli zapomnisz o terminie zgłoszenia lub uznasz, że "jakoś to będzie"? Brak zgłoszenia zmiany w ustawowym terminie oznacza automatyczną kontynuację formy opodatkowania stosowanej w roku poprzednim.

Jeśli w 2025 roku byłeś na ryczałcie i chcesz przejść na zasady ogólne, ale przeoczysz termin lutowy, urząd skarbowy będzie oczekiwał od Ciebie rozliczeń ryczałtowych przez cały 2026 rok. Próba rozliczania się na zasadach ogólnych bez skutecznego zgłoszenia zmiany zostanie potraktowana jako błąd, co wiąże się z koniecznością korekt deklaracji, zapłaty zaległych odsetek, a często także karą grzywny.

‍

Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku – mity i fakty

Wielu przedsiębiorców pyta: "Czy mogę zmienić formę opodatkowania w czerwcu, bo wtedy mi się to bardziej opłaca?". Wokół tego tematu narosło wiele mitów, które mogą prowadzić do kosztownych błędów.

Generalna zasada: Wybór formy opodatkowania wiąże na cały rok

Zasadniczo, zmiana formy opodatkowania w trakcie trwania roku podatkowego jest niemożliwa. Co do zasady wyboru dokonujesz raz i ponosisz jego konsekwencje (pozytywne lub negatywne) przez kolejne 12 miesięcy.

Nie możesz "przeskoczyć" z ryczałtu na liniówkę w lipcu tylko dlatego, że Twoje koszty nagle wzrosły i chcesz je odliczyć. Taka stabilność (lub sztywność) systemu ma zapobiegać manipulacjom podatkowym.

Kiedy zmiana w trakcie roku jest możliwa? Wyjątki od reguły

Istnieją jednak ściśle określone sytuacje, które technicznie przypominają zmianę formy w trakcie roku, choć prawnie wynikają z innych przesłanek.

1. Utrata prawa do ryczałtu lub podatku liniowego

Jest to zmiana "wymuszona". Jeśli rozliczasz się ryczałtem lub podatkiem liniowym i dokonasz czynności wykluczonej dla tej formy opodatkowania, tracisz do niej prawo automatycznie.

Przykład: Jesteś na ryczałcie (usługi budowlane). W maju decydujesz się na sprzedaż części samochodowych (handel częściami jest wyłączony z ryczałtu dla niektórych wariantów lub po przekroczeniu limitów). W momencie wykonania tej czynności, tracisz prawo do ryczałtu i od dnia uzyskania tego przychodu przechodzisz na zasady ogólne (skalę podatkową).

UWAGA!

To rzadko jest korzystne. Często wiąże się z chaosem w księgach i koniecznością zaprowadzenia KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów) w środku roku.

2. Likwidacja i ponowne otwarcie działalności

To popularny "trick", o który często pytają przedsiębiorcy. Teoretycznie, jeśli zamkniesz firmę (trwale ją wyrejestrujesz) i po pewnym czasie otworzysz nową, jesteś traktowany jako nowy podatnik, który może wybrać nową formę opodatkowania.

UWAGA!

Organy podatkowe są bardzo wyczulone na takie działania. Jeśli zamkniesz firmę 30 czerwca i otworzysz "nową" 2 lipca, wykonując te same usługi dla tych samych klientów, urząd skarbowy może powołać się na klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania (GAAR). Może uznać Twoje działanie za pozorne, mające na celu jedynie zmianę formy opodatkowania wbrew przepisom. Ryzyko sporu sądowego jest tutaj bardzo wysokie.

3. Przekroczenie limitów

Dla ryczałtu limit przychodów wynosi 2 000 000 euro rocznie. Po jego przekroczeniu w trakcie roku, podatnik od następnego roku traci prawo do ryczałtu. W trakcie samego roku zmiana następuje tylko w specyficznych warunkach utraty uprawnień, nie zaś samego przekroczenia kwotowego (które skutkuje zmianą od nowego roku).

PAMIĘTAJ!

• Nie planuj strategii firmy w oparciu o nadzieję na zmianę formy opodatkowania w połowie roku.
• Jedynym bezpiecznym momentem na optymalizację jest początek roku (do 20. dnia po pierwszym przychodzie).

‍

Doprecyzowanie zasad ryczałtu – zmiany i interpretacje 2025

W 2025 roku fiskus wyraźnie bardziej dokładnie przygląda się osobom rozliczającym się ryczałtem. Popularność tej formy opodatkowania - głównie dzięki niskim stawkom (8,5% czy 12%) - zwróciła uwagę Ministerstwa Finansów. W rezultacie pojawia się coraz więcej interpretacji i wyjaśnień, które mają uszczelnić system, szczególnie w branżach specjalistycznych, gdzie stawki ryczałtu bywają nadużywane.

Wojna o stawkę w IT: 12% czy 8,5%?

To absolutnie najgorętszy temat dla branży technologicznej. Przez ostatnie lata wielu programistów, testerów i project managerów w IT próbowało stosować stawkę 8,5%, klasyfikując swoje usługi jako "inne usługi związane z działalnością komputerową" lub usługi edukacyjne/szkoleniowe.

W 2025 roku stanowisko organów skarbowych się skrystalizowało i jest znacznie bardziej restrykcyjne.

Kiedy musisz płacić 12%?

Stawka 12% jest obligatoryjna dla szeroko pojętych usług związanych z oprogramowaniem. Obejmuje ona przychody ze świadczenia usług:

• Związanych z wydawaniem pakietów gier komputerowych i oprogramowania systemowego/użytkowego (PKWiU 58.21.10.0, 58.29.1, 58.29.2).
• Związanych z doradztwem w zakresie oprogramowania (PKWiU 62.02).
• Związanych z zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.03.1).
• Związanych z projektowaniem i rozwojem technologii informatycznych (PKWiU 62.01.1).

Jeśli Twoja praca polega na pisaniu kodu, analizie wymagań pod kod, testowaniu oprogramowania (manualnym lub automatycznym) – fiskus niemal automatycznie przypisuje Cię do stawki 12%.

Czy 8,5% w IT jest jeszcze możliwe?

Tak, ale pole manewru drastycznie się zwężyło. Stawka 8,5% jest broniona w interpretacjach głównie dla usług ściśle technicznych, niezwiązanych z kodem, takich jak:

• Prosta administracja sprzętem (hardware), która nie dotyka warstwy oprogramowania.
• Niektóre formy analizy danych, o ile nie są związane z programowaniem algorytmów.
• Usługi szkoleniowe (jeśli są głównym przedmiotem, a nie "przykrywką" dla wdrażania software’u).

UWAGA!

Ryzyko reklasyfikacji jest ogromne. Jeśli zastosujesz stawkę 8,5%, a kontrola wykaże, że tworzysz oprogramowanie, będziesz musiał dopłacić różnicę (3,5 punktu procentowego) wraz z odsetkami za okres do 5 lat wstecz. W dobie raportowania JPK i nadchodzącego KSeF, organy mają narzędzia, by weryfikować to automatycznie.

Pośrednictwo komercyjne a stawka 8,5%

Dobra wiadomość płynie z nowych interpretacji dla pośredników handlowych i agentów. Wiele osób obawiało się, że ich usługi zostaną wrzucone do worka "usług zarządzania" lub "usług marketingowych", które mogą być opodatkowane stawką 15% lub 17%.

Organy podatkowe potwierdzają jednak możliwość stosowania stawki 8,5% dla usług sklasyfikowanych pod kodem PKWiU 74.90.12.0 (usługi pośrednictwa w interesach handlowych).

Kluczowe jest tu rozróżnienie:

• Jeśli doradzasz zarządowi jak prowadzić firmę → 15%.
• Jeśli Twoja rola polega na kojarzeniu kontrahentów i pośredniczeniu w sprzedaży → 8,5%.

Limit przychodów a prawo do kwartalnego ryczałtu

Pamiętaj o przywileju kwartalnego rozliczania ryczałtu. W 2026 roku prawo to mają podatnicy, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro.

Jest to potężne narzędzie poprawy płynności finansowej – podatek płacisz raz na trzy miesiące, obracając gotówką w międzyczasie.

Najem prywatny – tylko ryczałt

Warto przypomnieć, że od 2023 roku najem prywatny (nie w ramach działalności gospodarczej) jest objęty obligatoryjnym ryczałtem. Nie ma już możliwości wyboru skali podatkowej ani amortyzacji lokali mieszkalnych.

• Stawki: 8,5% do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.
• Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach JDG, teoretycznie możesz wybrać inną formę, ale w praktyce ryczałt i tak często wygrywa, jeśli chodzi o prostotę rozliczeń. 

‍

e-Urząd Skarbowy 2026 – rewolucja w dostępie dla księgowych

Warto już teraz przygotować się na to, co zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ma zostać wdrożone w 2026 r. Jest to jedna z najbardziej znaczących zmian w cyfryzacji podatków od lat.

Nowa funkcjonalność: Dostęp "tylko do odczytu" (Q1 2026)

Obecnie udostępnianie danych księgowemu w e-Urzędzie Skarbowym jest problematyczne. Aby księgowa miała pełny wgląd w Twoje rozliczenia, często musisz udzielić jej pełnomocnictwa lub nawet udostępniać dane logowania.

Od I kwartału 2026 roku Ministerstwo Finansów wprowadzi dedykowaną funkcjonalność dla biur rachunkowych, doradców podatkowych i osób trzecich.

Co dokładnie się zmieni?

1. Tryb "Do wglądu" (View-Only): Będziesz mógł nadać dostęp do swojego konta w e-US osobie trzeciej (np. księgowej) w trybie wyłącznie do odczytu.
2. Zakres danych: Upoważniona osoba zobaczy Twoje salda, historię wpłat, statusy zwrotów VAT, zaksięgowane deklaracje.
3. Bezpieczeństwo (Brak edycji): W tym trybie księgowy nie będzie mógł składać pism, podpisywać deklaracji ani modyfikować żadnych danych w Twoim imieniu. Nie będzie miał też wglądu w dane wrażliwe, takie jak akty notarialne czy Twoja prywatna korespondencja z urzędem niezwiązana z firmą.
4. Dla kogo: Funkcjonalność obejmie zarówno osoby fizyczne (JDG), jak i organizacje (np. spółki) posiadające konto w e-US.

Opis dotyczy projektu legislacyjnego i zapowiedzi MF – ostateczny kształt funkcji może zostać doprecyzowany w przepisach wykonawczych w 2026 roku.

Dlaczego warto wiedzieć o tym teraz?

Jeśli przepisy wejdą w życie, ta zmiana wymusi nowe standardy współpracy.

• Profesjonalizacja: Biura rachunkowe będą musiały dostosować swoje systemy i procedury do pracy na "żywym organizmie" e-Urzędu Skarbowego.
• Weryfikacja: Planując współpracę z nowym biurem w 2025 roku, zapytaj, czy są gotowi na cyfryzację procesów. Biura, które już teraz pracują na e-teczkach i elektronicznym obiegu dokumentów, płynnie wejdą w system 2026.
• Koniec z UPL-1? Nie do końca. Do wysyłania deklaracji w Twoim imieniu (np. JPK_V7, PIT-36) księgowa nadal będzie potrzebowała pełnomocnictwa UPL-1 i swojego podpisu kwalifikowanego. Nowy tryb "do wglądu" służy do bieżącej kontroli i weryfikacji, a nie do składania zeznań.

‍

Formy opodatkowania do wyboru – co się opłaca?

Decyzja o wyborze formy opodatkowania to czysta matematyka, a nie intuicja. Obecnie nadal mamy do dyspozycji trzy główne ścieżki (karta podatkowa jest już historią dla nowych podatników i tych, którzy z niej zrezygnowali). Wybór zależy od rodzaju wykonywanej działalności, Twojej marży, wysokości przychodów oraz planów życiowych.

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – bezpieczeństwo i ulgi

To opcja domyślna. W przypadku skali podatkowej płacisz podatek od osiąganego dochodu (Przychód minus Koszty).

• Stawki:
• Pierwszy próg podatkowy: 12% do kwoty 120 000 zł dochodu rocznie.
• Drugi próg podatkowy: 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł.
• Kwota wolna: 30 000 zł (podatek 0 zł do tej kwoty).
• Składka zdrowotna: 9% wysokości dochodu. UWAGA! Jest nieodliczalna od podatku i jest realnym kosztem, który podnosi efektywne opodatkowanie.
• Zalety: Możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem (kluczowe, jeśli małżonek nie pracuje lub zarabia mało), ulga na dzieci, kwota wolna.
• Wady: Bardzo wysoki podatek (32% + 9% zdrowotnej = 41%!) po przekroczeniu progu, wysoka i nieodliczalna składka zdrowotna.

W przypadku skali podatkowej przedsiębiorcy mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku oraz ulg podatkowych.

2. Podatek liniowy – dla "średnich i dużych"

Opcja dla przedsiębiorców ceniących przewidywalność i mających wyższe dochody.

• Stawka: 19% stała, niezależnie od dochodu.
• Kwota wolna: BRAK. Płacisz podatek od pierwszej złotówki dochodu.
• Wysokość składki zdrowotnej: 4,9% wysokości uzyskanego dochodu. Korzyść: Możesz odliczyć część składki od dochodu (do limitu rocznego, który jest waloryzowany).
• Zalety: Stała stawka (brak "kary" za wysokie zarobki), znacznie niższa składka zdrowotna (4,9% vs 9% na skali).
• Wady: Brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem, brak ulgi na dzieci. Zazwyczaj opłacalny dopiero powyżej ok. 100 000 – 120 000 zł dochodu rocznie (chyba że zależy Ci na uniknięciu 32%).

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – prostota rozliczeń (z haczykiem)

Płacisz podatek od przychodu. Koszty firmy (paliwo, biuro, leasing) nie obniżają podatku.

• Stawki: Od 2% do 17% (zależnie od kodu PKWiU). Najpopularniejsze: 12% (IT), 8,5% (usługi), 15% (doradztwo).
• Wysokość składki zdrowotnej: Stała, ryczałtowa, zależna od rocznego przychodu (trzy progi: do 60 tys. zł, do 300 tys. zł, powyżej 300 tys. zł).
• Zalety: Niskie stawki nominalne, bardzo prosta księgowość, stała (często niższa) składka zdrowotna przy bardzo wysokich przychodach.
• Wady: Brak możliwości odliczania kosztów (koszmar dla firm z niską marżą), brak wspólnego rozliczenia, ryzyko błędnej stawki PKWiU.

SZYBKIE PORÓWNANIE (Dochód 15 000 zł miesięcznie)

ZAŁOŻENIE: Programista, małe koszty (500 zł/mc)

1. Ryczałt (12%):

• Podatek od 15k przychodu = 1800 zł
• Zdrowotna stała (~600-700 zł)
• Zwycięzca dla IT (efektywnie najmniej obciążeń)

2. Podatek liniowy (19%):

• Podatek 19% od 14,5k dochodu = ~2755 zł
• Zdrowotna 4,9% = ~710 zł
• Znacznie drożej niż ryczałt

3. Skala podatkowa (12%/32%):

• Wchodzisz w II próg pod koniec roku.
• Zdrowotna 9% = 1305 zł (najdroższa!)
• Najmniej opłacalne bez wspólnego rozliczenia

WNIOSEK: Obecnie to składka zdrowotna jest kluczowym elementem przy wyborze podatku. Przy ryczałcie jest zryczałtowana (tania przy dużych przychodach), przy liniówce niska (4,9%), a przy skali bardzo wysoka (9%).

‍

Procedura zmiany formy opodatkowania krok po kroku

Zmiana formy opodatkowania jest procesem sformalizowanym, ale na szczęście możliwym do przeprowadzenia w pełni online. Nie musisz już stać w kolejkach w urzędzie.

Metoda 1: Aktualizacja wniosku CEIDG-1 (Zalecana)

To najbezpieczniejsza, najszybsza i najbardziej rekomendowana metoda. Zmiana wpisu w CEIDG jest prawnie równoznaczna z poinformowaniem urzędu skarbowego.

1. Zaloguj się do portalu Biznes.gov.pl (używając Profilu Zaufanego, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej).
2. Wybierz usługę "Zmień dane w CEIDG". Kreator poprowadzi Cię przez proces.
3. Przejdź do sekcji dotyczącej opodatkowania.
4. Odznacz obecną formę (np. podatek liniowy) i zaznacz nową (np. ryczałt).
5. Podpisz wniosek elektronicznie i wyślij.
6. Pobierz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – to Twój dowód w razie jakiejkolwiek kontroli lub błędu systemu!

Metoda 2: Pismo do Naczelnika US (Dopuszczalna)

Możesz również złożyć oświadczenie bezpośrednio do swojego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

• Forma: Pisemna (złożona osobiście w biurze podawczym lub wysłana listem poleconym).
• Treść: "Niniejszym oświadczam, że w roku podatkowym 2025 wybieram opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej w formie..."
• Ryzyko: Poczta może się spóźnić, pismo może zaginąć w kancelarii. Metoda CEIDG jest systemowa i pewniejsza.

WAŻNE! Jeśli w poprzednim roku byłeś na ryczałcie i chcesz przejść na zasady ogólne, musisz złożyć oświadczenie o rezygnacji z ryczałtu LUB oświadczenie o wyborze nowej formy. Skuteczny wybór nowej formy (np. przez CEIDG) automatycznie anuluje poprzednią.

‍

Co musisz zrobić teraz? Krok po kroku

Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Decyzje podejmowane pod presją czasu (np. 19 lutego wieczorem) rzadko są optymalne. Oto Twój plan działania na początek 2026 roku.

Krok 1: Policz to (Symulacja finansowa)

Nie zmieniaj formy intuicyjnie ani dlatego, że "ktoś inny tak zrobił i wyszedł na plus”. Każda sytuacja jest inna. Weź swoje przychody z 2025 roku, dodaj prognozowany wzrost (np. 10-20%) i wrzuć dane do kalkulatora.

Krok 2: Sprawdź PKWiU (Dla ryczałtowców)

Jeśli wybierasz ryczałt, upewnij się, że Twój kod PKWiU jest aktualny i odpowiada temu, co faktycznie robisz. Czy Twoja usługa to "doradztwo" (15%) czy "pośrednictwo" (8,5%)? Jeśli masz wątpliwości (np. IT 8,5% vs 12%), rozważ wniosek o interpretację indywidualną dla własnego bezpieczeństwa.

Krok 3: Złóż wniosek w CEIDG

Zaloguj się na Biznes.gov.pl i dokonaj zmiany zgodnie z instrukcją powyżej.

Termin ostateczny: 20 lutego 2026 (dla większości podatników).

Krok 4: Poinformuj księgową

To krytyczny krok. Wyślij potwierdzenie zmiany (UPO lub skan pisma) do swojego biura rachunkowego. To oni będą naliczać zaliczki według nowych zasad od lutego (za styczeń) lub kwietnia (za I kwartał). Jeśli tego nie zrobisz, księgowa może naliczyć podatek po staremu, co stworzy bałagan w rozliczeniach.

‍

Najczęstsze błędy – sprawdź, czy ich nie popełniasz

BŁĄD #1: "Wyślę pismo po 20. lutego, może przyjmą"

Częsta sytuacja: Przedsiębiorca budzi się 25 lutego i próbuje zmienić formę opodatkowania "antydatowanym" pismem lub liczy na łaskawość urzędnika.

Konsekwencja: Urząd odrzuci wniosek. Termin jest nieodwołalny i nie można tego zmienić. Zostajesz na starej formie opodatkowania na cały rok 2026. Nie ma procedury "czynnego żalu" dla terminu wyboru formy opodatkowania.

BŁĄD #2: Zły kod PKWiU przy ryczałcie

Częsta sytuacja: Programista wpisuje kod usług technicznych/szkoleniowych (8,5%), a w treści faktur pisze "tworzenie kodu źródłowego".

Konsekwencja: Podczas kontroli (nawet po 3-4 latach) organ podatkowy nakaże dopłatę podatku do stawki 12% od wszystkich przychodów z tego okresu wraz z odsetkami za zwłokę. 

 BŁĄD #3: Zapomnienie o składce zdrowotnej w kalkulacji

Częsta sytuacja: Liczysz tylko podatek dochodowy (np. 19% liniowy vs 12% skala). Zapominasz, że na liniowym płacisz dodatkowo 4,9% składkę zdrowotną, a na skali aż 9% składki zdrowotnej (nieodliczalne).

Konsekwencja: Realne obciążenie na skali jest znacznie wyższe niż nominalne 12% (12% + 9% składki zdrowotnej = efektywnie 21% do progu). Bez uwzględnienia ZUS Twoja kalkulacja jest bezwartościowa.

BŁĄD #4: Błędny tytuł przelewu jako "oświadczenie woli"

Częsta sytuacja: Podatnik nie składa oficjalnego wniosku CEIDG, ale zaczyna wpłacać zaliczki na nowy podatek (np. tytułuje przelew PIT-28 zamiast PIT-36), licząc, że urząd "się domyśli".

Konsekwencja: Sądy i organy podatkowe są w tej kwestii surowe. Sam przelew z nowym symbolem to za mało, jeśli nie poszło za nim skuteczne zgłoszenie. Ryzykujesz spór, w którym urząd uzna, że nadal jesteś na starej formie opodatkowania, a wpłaty zaliczy na poczet zaległości (lub uzna za nadpłatę, żądając dopłaty według starej formy).

‍

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę zmienić formę opodatkowania wstecznie za 2025 rok?

Nie. Termin na wybór formy za 2025 rok minął w lutym 2024. Teraz decydujesz tylko o roku 2026. Wyjątkiem był rok 2022 (Polski Ład), gdzie przepisy przejściowe pozwalały na zmianę wsteczną, ale to już historia. Prawo nie działa wstecz w tym zakresie.

Co jeśli pierwszy przychód osiągnę dopiero w marcu 2026?

Wtedy termin na zmianę przesuwa się na 20 kwietnia 2026 (20. dzień miesiąca następującego po miesiącu osiągnięcia przychodu). Pamiętaj jednak, by precyzyjnie monitorować datę wpływu środków lub wystawienia faktury, aby nie przegapić tego "ruchomego" terminu.

Czy małżonkowie mogą mieć różne formy opodatkowania?

Tak, absolutnie. Mąż może prowadzić firmę na ryczałcie, a żona własną działalność na skali podatkowej. Formy opodatkowania działalności gospodarczej są przypisane do osoby, a nie do małżeństwa. Co więcej, wybór ryczałtu lub liniówki przez jednego z małżonków w ramach działalności nie wyklucza wspólnego rozliczenia rocznego, jeśli ten małżonek ma inne dochody opodatkowane skalą (np. etat). Pamiętaj jednak, że dochodów z ryczałtu/liniówki nie połączycie w PIT wspólnym – rozlicza się je osobno.

Czy nowa funkcja e-US w 2026 pozwoli księgowej wysyłać moje PIT-y bez podpisu?

Nie. Nowa funkcja "do wglądu" (view-only), która planowo ma wejść w 2026 roku, służy wyłącznie do podglądu danych. Ma zwiększyć bezpieczeństwo i transparentność. Do aktywnego działania (wysyłania deklaracji JPK_V7, PIT-36) księgowa nadal będzie potrzebowała pełnomocnictwa UPL-1 i swojego podpisu kwalifikowanego. To się nie zmienia.

‍

Podsumowanie

1. Terminy to świętość: Na zmianę formy opodatkowania masz czas do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie. Nie spóźnij się.
2. Analizuj całość: Nie patrz tylko na stawkę podatku (PIT). W Polsce system podatkowy to naczynia połączone: PIT + Składka Zdrowotna + Ulgi (np. na dzieci, wspólne rozliczenie). Dopiero suma tych elementów daje pełny obraz.
3. Uważaj na ryczałt w IT: Fiskus coraz wnikliwiej sprawdza kody PKWiU. Upewnij się, że Twoja stawka 8,5% jest bezpieczna i masz na to argumenty (lub interpretację).
4. Przyszłość jest cyfrowa: e-Urząd Skarbowy w 2026 roku da bezpieczniejszy wgląd księgowym, co jest krokiem w dobrą stronę, ale już teraz zadbaj o porządek w dokumentacji, by być gotowym na pełną cyfryzację.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nadal masz wątpliwości lub potrzebujesz dokładnej, liczbowej symulacji opłacalności przejścia na inną formę opodatkowania w Twoim konkretnym przypadku, skontaktuj się z nami. Nasz zespół specjalistów chętnie pomoże Ci znaleźć najbezpieczniejsze i najkorzystniejsze rozwiązanie na 2026 rok.

‍

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 9a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).
• Art. 6-22 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
• Projektowane zmiany w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej (dot. e-US) - stan na koniec 2025 roku.