KSeF - awaria a tryb offline. Jak zachować ciągłość sprzedaży, gdy system nie działa? 

KSeF - awaria a tryb offline. Jak zachować ciągłość sprzedaży, gdy system nie działa? 

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• KSeF w 2026 r.: W 2026 roku nie będą nakładane kary finansowe za brak wdrożenia oraz błędy w KSeF - wejdą one dopiero od 1 stycznia 2027 r.
• Tryby awaryjne: Masz 1 dzień roboczy na przesłanie faktur w trybie offline/niedostępności i 7 dni roboczych w trybie awarii.
• Kody QR: Faktura wystawiona poza trybem online musi mieć dwa kody QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT.
• Certyfikat offline: Aby wystawiać faktury podczas awarii, musisz pobrać Certyfikat KSeF typu 2 z Aplikacji Podatnika.
• Kary pieniężne: Sankcje (do 100% VAT) wejdą w życie 1 stycznia 2027 r. Rok 2026 to czas na naukę procesów.

Przeczytaj więcej o KSeF.

Dla kogo ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz firmę w Polsce i od 2026 roku musisz wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-faktury).
• Obawiasz się, że awaria rządowych systemów zablokuje Twoją sprzedaż.
• Chcesz wiedzieć, co zrobić, gdy w Twoim biurze nagle padnie internet.
• Zarządzasz księgowością i potrzebujesz jasnych procedur na wypadek błędów systemu KSeF.

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Jesteś konsumentem (osobą fizyczną) i nie prowadzisz działalności – KSeF nie obejmuje faktur B2C.
• Twoja firma nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Wyobraź sobie, że jest poniedziałek rano. Twoja firma tydzień temu weszła w system obowiązkowego e-fakturowania. Próbujesz zalogować się do KSeF, aby wystawić dokument dla klienta, ale system wyświetla komunikat: „Osiągnąłeś limit zapytań” lub po prostu biały ekran. Czy w takiej sytuacji musisz wstrzymać sprzedaż?

Systemy podatkowe bywają trudne, a nowe technologie często zawodzą wtedy, gdy masz najwięcej pracy. Dobra wiadomość jest taka, że przepisy przewidują takie sytuacje i dają Ci konkretne narzędzia, byś mógł działać dalej. To, z których możesz skorzystać, zależy jednak od tego, czy problem techniczny wystąpił po Twojej stronie, czy serwerów KSeF.

W tym artykule wyjaśnimy Ci w prosty sposób, jak zachować sprawny obieg dokumentów w trakcie awarii KSeF i jak postąpić, gdy zawiedzie Twój internet. Dowiesz się, ile masz czasu na przesłanie faktur do urzędu, jakie kody musisz na nich umieścić i jak uniknąć kar, które zaczną obowiązywać w przyszłym roku.

‍

Czego nauczyła nas awaria KSeF z 2 lutego 2026 roku?

Niedziela, 1 lutego 2026 r., była pierwszym dniem obowiązkowego KSeF dla największych firm. Prawdziwy test przyszedł jednak w poniedziałek, gdy tysiące użytkowników próbowało zalogować się jednocześnie.

Sam „silnik” KSeF działał poprawnie – problemem okazało się logowanie przez Profil Zaufany. Przeciążenie systemu uwierzytelniania uniemożliwiło logowanie osobom korzystającym z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Wniosek dla Ciebie: Jeśli zainwestujesz w certyfikat techniczny KsEF (typu 2) i komercyjny program zintegrowany z API, będziesz bardziej odporny na awarie systemów logowania niż osoby polegające wyłącznie na darmowej aplikacji i Profilu Zaufanym!

‍

Kiedy możesz wystawiać faktury w trybie offline?

Ustawodawca przewidział cztery sytuacje, w których możesz wystawiać faktury poza systemem centralnym. W każdej z nich obowiązują inne zasady postępowania.

1. Tryb offline24 (Twoja lokalna usterka)

Stosujesz go, gdy problem leży po Twojej stronie – np. w biurze padnie internet lub Twój program księgowy przestanie działać.

• Co zrobić? Nie czekasz na żaden komunikat urzędowy. Wystawiasz fakturę z logiczną strukturą XML, która musi być oznaczona dwoma kodami QR. Przekazujesz fakturę klientowi w sposób z nim uzgodniony (np. wydruk, PDF na pendrive). Masz czas na przesłanie e-faktury do KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

2. Tryb niedostępności KSeF (planowane prace)

Dotyczy przerw technicznych ogłoszonych wcześniej przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

• Co zrobić? Wystawiasz faktury lokalnie i przesyłasz je do systemu w ciągu 1 dnia roboczego, gdy system zacznie działać poprawnie. 

3. Tryb awaryjny (oficjalna awaria systemu)

Tryb awaryjny uruchamiany jest w przypadku awarii systemu KSeF lub niedostępności KSeF po stronie rządowej, o czym Ministerstwo Finansów informuje w BIP.

• Co zrobić? W tym przypadku masz więcej czasu na reakcję – faktury musisz przesłać do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

UWAGA!
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to data faktycznego otrzymania przez nabywcę, która może być różna od daty przydzielenia numeru KSeF. Faktury uznaje się za ważne po przydzieleniu numeru identyfikującego przez system.

4. Awaria całkowita (sytuacja ekstremalna)

W przypadku awarii całkowitej, spowodowanej np. paraliżem rządowych serwerów, katastrofą, cyberatakiem lub zagrożeniem wynikającym z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.

• Co zrobić? W takiej sytuacji możesz wystawiać faktury w postaci papierowej lub w formie PDF, których nie musisz dosyłać do KSeF po ustaniu problemów!

Korekta faktury w trybie offline

Jeśli wystawiłeś fakturę offline i zauważyłeś w niej błąd, musisz zachować odpowiednią kolejność działań. Nie możesz wystawić faktury korygującej w KSeF, jeśli nie przesłałeś faktury pierwotnej do systemu i nie został jej przydzielony numer identyfikujący tę fakturę.

Co zrobić?

1. Poczekaj na koniec awarii KSeF lub internetu.
2. Prześlij fakturę pierwotną do KSeF.
3. Poczekaj na nadanie jej numeru KSeF.
4. Dopiero teraz możesz wystawić fakturę korygującą, podając numer faktury pierwotnej.

‍

Techniczna strona awarii KSeF: Struktura FA(3) i kody QR

Nawet jeśli KSeF nie działa, faktura w 2026 roku musi być plikiem XML zgodnym z nową strukturą FA(3). Nie możesz po prostu wysłać klientowi zdjęcia odręcznie wypisanej kartki (chyba że ogłoszono awarię całkowitą).

Aby faktura elektroniczna wystawiona poza systemem była wiarygodna, musi być oznaczona dwoma kodami QR:

Pamiętaj! Datą wystawienia jest data, którą wpiszesz w pliku (pole P_1), a nie data, w której system zacznie znów działać i przyjmie dokument.

WAŻNE!

Aby Twój program mógł wygenerować drugi kod QR (CERTYFIKAT) bez połączenia z serwerem, potrzebujesz tzw. Certyfikatu KSeF typu 2 (offline). Inaczej podczas awarii internetu nie wystawisz faktury zgodnie z prawem.

Certyfikat ten pobierzesz bezpłatnie z Aplikacji Podatnika. Od momentu pobrania certyfikat KSeF jest ważny przez 2 lata. Pamiętaj, by zapisać go na zaszyfrowanym dysku firmowym!

‍

Sankcje i kary: Ile zapłacisz za błędy w KSeF od 2027 roku?

Ustawodawca wprowadził w 2026 okres ochronny dla przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają wdrażać się w nowy system faktur. Oznacza to, że do końca 2026 roku nie będą nakładane kary pieniężne za błędy w KSeF. Sytuacja ta zmieni się dopiero od 1 stycznia 2027 r.

‍

Co musisz zrobić teraz? Plan działania krok po kroku

Nie czekaj na pierwszą awarię. Przygotuj swoją firmę już dziś, wykonując te proste kroki:

Krok 1: Audyt oprogramowania

Skontaktuj się z dostawcą Twojego programu do fakturowania. Zapytaj, czy system potrafi generować pliki XML FA(3) oraz dwa kody QR bez połączenia z internetem.

Krok 2: Pobierz certyfikat techniczny typu 2

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. Wygeneruj certyfikat offline i zapisz go na bezpiecznym, zaszyfrowanym dysku firmowym. 

Krok 3: Przygotuj instrukcję „Alarm KSeF”

Spisz prostą procedurę dla pracowników: kogo poinformować o awarii i gdzie szukać komunikatów MF (podatki.gov.pl/ksef). Wyznacz osobę odpowiedzialną za „dosyłkę” faktur następnego dnia. 

‍

Najczęstsze błędy – sprawdź czy ich nie popełniasz

BŁĄD #1: Czekanie na oficjalny komunikat przy braku własnego internetu

W Twoim biurze padło łącze, a Ty nie wystawiasz faktur, bo czekasz, aż MF ogłosi awarię w BIP. 

Konsekwencja: Od 2027 roku dosłanie faktury w trybie offline później niż 1 dzień roboczy będzie wiązało się z karami finansowymi. Obecnie spowoduje jedynie przestój w sprzedaży. 

Jak tego uniknąć: Pamiętaj o trybie Offline24. To Twoje prawo do pracy bez dostępu do sieci – wystaw fakturę lokalnie i wyślij ją jutro!

BŁĄD #2: Używanie certyfikatów ze starego systemu (KSeF 1.0)

Próbujesz logować się certyfikatem pobranym w 2025 roku z modułu MCU. 

Konsekwencja: Błąd 21115 („Nieprawidłowy certyfikat”) i brak możliwości pracy offline. 

Jak tego uniknąć: Pamiętaj, że od 1 lutego 2026 r. działają tylko certyfikaty wygenerowane bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. 

Błąd #3: Brak dwóch kodów QR na wydruku/PDF faktury offline

Wystawiasz fakturę w trybie offline tylko bez KODU II (certyfikatu).

Konsekwencja: Brak kodów QR stwarza ryzyko uznania faktury za nieważną.

Jak tego uniknąć: Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i wygeneruj certyfikat typu II. Pamiętaj, że jest on ważny przez 2 lata od momentu wystawienia. 

Błąd #4: Próba wystawienia korekty przed uzyskaniem numeru KSeF

Zauważyłeś błąd w fakturze wystawionej offline i chcesz od razu wystawić fakturę korygującą.

Konsekwencja: Odrzucenie faktury.

Jak tego uniknąć: Prześlij fakturę pierwotną do KSeF po ustaniu awarii i poczekaj na nadanie numeru identyfikującego tę fakturę. Dopiero po uzyskaniu tego numeru możesz wystawić fakturę korygującą, podając numer pierwszej błędnej faktury.

‍

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy jeśli KSeF nie działa, to nie mogę wystawić faktury? 

Nie. Przepisy przewidują różne tryby wystawiania faktur, dzięki którym możesz wystawić fakturę poza systemem centralnym (np. w tzw. trybie offline), aby zachować ciągłość sprzedaży.

To, w jaki sposób możesz wystawić fakturę oraz ile masz czasu na przesłanie jej do KSeF, zależy od rodzaju awarii:

• Tryb Offline24 (Twoja lokalna usterka): Jeśli padnie internet w biurze, możesz wystawić fakturę lokalnie i masz czas na jej przesłanie do KSeF do końca następnego dnia roboczego.
• Tryb Awaryjny (Oficjalna awaria systemu): Jeśli awaria jest po stronie rządowej (ogłoszona w BIP), masz 7 dni roboczych na dosłanie faktur od zakończenia awarii.

Co jeśli zapomnę dosłać fakturę offline w terminie 1 dnia?

Ryzykujesz karę finansową. Do końca 2026 r. urząd potraktuje Cię łagodnie i nie nałoży sankcji, ale od 2027 r. grozi Ci kara do 100% VAT, jeśli nie prześlesz faktury w określonym ustawowo terminie. Wyślij dokument jak najszybciej i przygotuj wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

Gdzie sprawdzić, czy trwa oficjalna awaria systemu KSeF?

Wyłącznie na portalu podatki.gov.pl/ksef, stronie KSeF lub w BIP MF niedostępności KSeF. Tylko komunikat w tych miejscach daje Ci prawo do skorzystania z 7-dniowego terminu na dosyłkę faktur. W sytuacjach nadzwyczajnych zamieszczenie komunikatów o awarii może nastąpić także w innych środkach przekazu, takich jak telewizja, radio, prasa czy internet.

Czy faktura bez numeru KSeF (wystawiona offline) daje prawo do odliczenia VAT?

Tylko czasowo. Sam wydruk z kodem QR nie daje pełnego prawa do odliczenia, dopóki dokument nie trafi do systemu i nie otrzyma numeru identyfikacyjnego. Wyjątkiem są sytuacje oficjalnej awarii ogłoszonej przez MF.

Jak w trakcie niedostępności systemu KSeF wystawić fakturę korygującą?

Najpierw po ustaniu awarii/niedostępności musisz przesłać do KSeF fakturę pierwotną i poczekać, aż system nada jej numer KSeF. Dopiero potem możesz wystawić fakturę korygującą.

‍

Podsumowanie

• Bądź gotowy na wystawienie faktury w trybie offline/awaryjnym: Pobierz certyfikat typu 2 i upewnij się, że Twoje oprogramowanie umożliwia przesyłanie e-faktur nawet bez internetu.
• Pilnuj terminów: Masz 1 dzień na dosłanie faktury w trybie Offline24 i 7 dni w przypadku oficjalnej awarii. Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej w tych terminach, aby uniknąć kar – od 2027 r. każde spóźnienie to ryzyko wysokiej kary.
• Sprawdzaj, czy faktura jest oznaczona dwoma kodami QR: Każda faktura wydana poza systemem, np. w trybie offline lub dla zagranicznego odbiorcy bez NIP, musi być oznaczona dwoma kodami QR, żeby została zaakceptowana.
• Ufaj tylko oficjalnym źródłom: Komunikaty o awariach sprawdzaj w BIP MF, by mieć ochronę prawną.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu procedur na wypadek awarii?

Wdrożenie KSeF to największa zmiana w polskich podatkach od lat. Jeśli nie chcesz martwić się o techniczne aspekty awarii lub potrzebujesz wzoru instrukcji dla swojego zespołu, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować certyfikaty i przygotują Twoją firmę na każdy scenariusz.

Chcesz mieć większą kontrolę nad swoimi fakturami w KSeF? Wypróbuj Claro i odzyskaj spokój! 60 pierwszych dni bez limitów za darmo. 

Przeczytaj więcej o Claro i jak przygotować się na odbiór faktur w KSeF. 

PODSTAWA PRAWNA

Podstawę prawną stanowią przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), w szczególności mowa w art. 106gb, 106nd, 106nda, 106nf, 106ng, 106nh oraz 106ni.