Faktura zaliczkowa a VAT – jak odzyskać podatek z dokumentu wystawionego przedwcześnie?

Faktura zaliczkowa a VAT – jak odzyskać podatek z dokumentu wystawionego przedwcześnie?

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Zasada 60 dni: Fakturę zaliczkową możesz wystawić najwcześniej 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Wystawienie jej wcześniej to błąd formalny.
• Ryzyko "pustej faktury": Urząd skarbowy może uznać taką przedwcześnie wystawioną fakturę (wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty) za "pustą". To uruchamia sankcyjny art. 108 ustawy o VAT, który nakazuje zapłatę podatku widniejącego na fakturze, nawet jeśli nie doszło do transakcji.
• Twoja obrona: Sądy administracyjne (w tym NSA) stoją po Twojej stronie. Uznają, że jeśli faktura dotyczy przyszłej, realnej transakcji, to nie jest "pustą fakturą", a jedynie dokumentem z błędem formalnym.
• Rozwiązanie: Błąd naprawiasz, wystawiając fakturę korygującą "do zera". To oficjalnie "wycofuje" pierwotny, błędny dokument z obrotu prawnego.
• Odzyskanie VAT: Jeśli już zapłaciłeś podatek z tej faktury, po wystawieniu korekty powstaje nadpłata. Możesz ją w całości odzyskać z urzędu skarbowego.
• Plan działania: Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak to zrobić i zamknąć sprawę.

Otwierasz skrzynkę, a tam list z urzędu skarbowego. Serce podchodzi Ci do gardła, a w piśmie czytasz o "nieprawidłowościach", "fakturze zaliczkowej" i groźnie brzmiącym artykule 108. 

Czym jest ta "pusta faktura", o której pisze urząd? Czy teraz musisz zapłacić podwójny VAT, mimo że nie dostałeś jeszcze pieniędzy od klienta? Jak odkręcić ten błąd i odzyskać swoje pieniądze, jeśli już je wpłaciłeś?

Spokojnie. Większość przedsiębiorców na początku swojej drogi popełnia podobne błędy, często nie zdając sobie z nich sprawy. To pismo to nie wyrok, a sygnał, że trzeba uporządkować dokumenty.  W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces krok po kroku. Wyjaśnię, gdzie leży problem, dlaczego urzędnik widzi to inaczej niż Ty (i sądy!) i dam Ci konkretny plan działania, żebyś mógł zamknąć tę sprawę i spać spokojnie.

‍

Czym jest faktura zaliczkowa i jakie są żelazne zasady jej wystawiania?

Zanim przejdziemy do rozwiązania Twojego problemu, musisz zrozumieć, na czym polega mechanizm faktur zaliczkowych. Mówiąc najprościej, faktura zaliczkowa to dokument, który potwierdza, że otrzymałeś od klienta część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru.

Kluczowy jest tu jeden moment: obowiązek podatkowy w VAT. W przypadku zaliczek powstaje on nie w chwili wystawienia faktury, ale w momencie, gdy pieniądze fizycznie wpłyną na Twoje konto. To właśnie dlatego przepisy bardzo precyzyjnie określają, kiedy możesz, a kiedy musisz taki dokument wystawić.

Istnieją dwie żelazne zasady dotyczące terminów, których musisz pilnować:

• Nie wcześniej niż: 60 dni przed planowanym otrzymaniem zaliczki lub wykonaniem usługi/dostawy towaru.
• Nie później niż: 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę od klienta.

Przykładowo: Umówiłeś się z klientem, że 20 maja 2025 wpłaci Ci zaliczkę.

• POPRAWNIE: Fakturę zaliczkową możesz wystawić najwcześniej 21 marca 2025 (60 dni przed).
• BŁĘDNIE (Twój przypadek): Wystawiłeś fakturę 1 marca 2025, czyli 80 dni przed otrzymaniem zaliczki.

‍

Faktura wystawiona za wcześnie - co zrobić? 

Twój problem polega na tym, że złamałeś pierwszą zasadę – wystawiłeś fakturę ponad 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Z Twojej perspektywy to zwykła pomyłka, chęć dopełnienia formalności z wyprzedzeniem. Niestety, urzędnik patrzy na to inaczej.

"Pusta faktura" w oczach urzędnika

Dla urzędu skarbowego faktura wystawiona ze zbyt dużym wyprzedzeniem, na poczet płatności, której jeszcze nie było, jest dokumentem, który w momencie wystawienia nie odzwierciedla żadnego realnego zdarzenia gospodarczego. Taki dokument jest kwalifikowany jako "pusta faktura".

Celem przepisów o pustych fakturach jest walka z oszustwami podatkowymi, gdzie przestępcy tworzą fikcyjne dokumenty, aby wyłudzić zwrot VAT. Niestety, urzędy często stosują te przepisy bardzo szeroko, obejmując nimi również przypadki zwykłych pomyłek, takich jak Twoja.

Konsekwencją uznania faktury za "pustą" jest uruchomienie sankcji z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Mówi on, że każda osoba, która wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, jest zobowiązana do jego zapłaty. Nie ma znaczenia, czy transakcja faktycznie miała miejsce, czy nie. To właśnie dlatego urząd domaga się od Ciebie zapłaty VAT.

Urząd swoje, a sądy swoje – i to Twoja tarcza

Na szczęście to nie koniec historii. Od lat w tej sprawie toczy się spór między organami podatkowymi a sądami administracyjnymi. I co najważniejsze – sądy konsekwentnie stają po stronie przedsiębiorców takich jak Ty.

Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wielokrotnie orzekał, że faktury, która została wystawiona przedwcześnie, ale dotyczy przyszłej, realnej i zaplanowanej transakcji, nie można traktować jak "pustej faktury" służącej do oszustwa.Sąd uznaje to za błąd formalny, a nie próbę wyłudzenia podatku.

To kluczowa różnica, która całkowicie zmienia Twoją sytuację. Poniższa tabela pokazuje, jak bardzo różni się interpretacja urzędu od tego, co ostatecznie mówi prawo.

Jak widzisz, prawo stoi po Twojej stronie. Nie oznacza to jednak, że możesz zignorować pismo z urzędu. Musisz formalnie naprawić swój błąd.

‍

Jak odzyskać VAT? Twój plan działania krok po kroku

Nie martw się, proces jest prostszy niż myślisz. Oto co musisz zrobić, aby naprawić błąd, zamknąć sprawę w urzędzie i odzyskać pieniądze, jeśli już je wpłaciłeś.

Krok 1: Sprawdź, czy faktura trafiła do klienta (weszła do obrotu prawnego)

To kluczowy, choć w Twojej sytuacji prawdopodobnie czysto formalny krok. Przepisy rozróżniają dwie sytuacje:

• Anulowanie faktury: Możliwe tylko wtedy, gdy faktura nigdy nie została wysłana do klienta i posiadasz oba jej egzemplarze. Wtedy po prostu przekreślasz dokumenty, opisujesz przyczynę i przechowujesz w dokumentacji.
• Korekta faktury: Konieczna, gdy faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli wysłana i odebrana przez klienta (nawet mailem).

Skoro dostałeś pismo z urzędu, jest niemal pewne, że Twoja faktura jest w obiegu. Dlatego jedynym prawidłowym rozwiązaniem jest jej skorygowanie.

Krok 2: Wystaw fakturę korygującą "do zera"

Twoim głównym narzędziem jest faktura korygująca. Musisz wystawić dokument korygujący do pierwotnej, błędnej faktury, w którym "wyzerujesz" wszystkie jej wartości.

• Co wpisać: W programie do fakturowania wybierz opcję "Wystaw korektę" do problematycznej faktury. System powinien automatycznie przenieść dane. Twoim zadaniem jest wpisanie w pozycjach "po korekcie" wartości zerowych.
• Przyczyna korekty: To bardzo ważna rubryka. Wpisz w niej prawdę, co pokaże Twoją dobrą wolę. Zalecany wpis: "Stwierdzenie pomyłki polegającej na wystawieniu faktury zaliczkowej z naruszeniem terminu określonego w art. 106i ust. 7 ustawy o VAT (brak otrzymania zaliczki w terminie 60 dni od dnia wystawienia faktury)".

Uwaga! Sama faktura korygująca to za mało – najpierw musisz uzgodnić jej wystawienie z klientem, inaczej korekta nie będzie ważna.

Krok 3: Wyślij korektę do klienta i uzyskaj potwierdzenie

Wystawioną korektę musisz dostarczyć swojemu klientowi. To ważne z dwóch powodów: po pierwsze, formalnie informujesz go o wycofaniu błędnego dokumentu. Po drugie, chronisz go przed sytuacją, w której próbowałby bezpodstawnie odliczyć VAT z faktury, która nie powinna była wejść w życie.

Najprościej jest wysłać korektę mailem i poprosić o krótką odpowiedź zwrotną z potwierdzeniem odbioru oraz potwierdzeniem warunków korekty. Taka korespondencja powinna być wystarczającym dowodem dla urzędu skarbowego.

Krok 4: Skoryguj ewidencję w pliku JPK_V7

Teraz czas na porządki w Twojej księgowości. To, co zrobiłeś na papierze (korekta), musi znaleźć odzwierciedlenie w pliku JPK_V7, który wysyłasz co miesiąc do urzędu.

Jeśli już wykazałeś pierwotną fakturę w złożonym pliku JPK_V7, musisz złożyć korektę tego pliku. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, po prostu nie uwzględniasz tej faktury. W praktyce, jeśli korzystasz z usług księgowej, wystarczy, że przekażesz jej wystawioną fakturę korygującą i potwierdzenie jej odbioru przez klienta. Księgowa zajmie się resztą.

WAŻNE!

Zgodnie z interpretacjami, ani "pustej faktury", ani jej "zerującej" korekty nie powinno się w ogóle wykazywać w części ewidencyjnej JPK_V7, ponieważ nie dokumentują one czynności opodatkowanej. Jeśli jednak przez pomyłkę pierwotna faktura została już zaraportowana, złożenie korekty JPK, która ją "wycofa" (poprzez zapis z wartościami ujemnymi), jest najbezpieczniejszym sposobem naprawienia błędu.

Krok 5: Odzyskaj nadpłacony podatek

Ten krok dotyczy Cię, jeśli w obawie przed konsekwencjami już zapłaciłeś VAT wynikający z tej przedwczesnej faktury. Dobra wiadomość jest taka, że te pieniądze wrócą do Ciebie w całości.

W momencie, gdy skorygujesz JPK_V7 (krok 4), w Twoim rozliczeniu powstanie nadpłata – czyli kwota, którą wpłaciłeś do urzędu, a która nie była należna. Aby ją odzyskać, musisz złożyć w urzędzie skarbowym "Wniosek o stwierdzenie nadpłaty" na podstawie art. 75 Ordynacji podatkowej. Do wniosku dołączasz skorygowany plik JPK_V7.

Urząd po weryfikacji dokumentów zwróci Ci pieniądze na Twoje konto bankowe.

‍

Najczęstsze błędy, których musisz unikać

W tej sytuacji łatwo o dodatkowe pomyłki. Zwróć uwagę na te trzy pułapki:

BŁĄD #1: Ignorowanie pisma z urzędu

Częsta sytuacja: Panika, schowanie pisma na dno szuflady z nadzieją, że sprawa sama ucichnie.

Konsekwencja: Urząd traktuje brak odpowiedzi jako lekceważenie. Wszczyna kontrolę podatkową, sprawa eskaluje, a od ewentualnych zaległości zaczynają rosnąć odsetki. Stres jest nieporównywalnie większy.

ZAMIAST TEGO: Potraktuj pismo jako sygnał do działania. Masz teraz wiedzę i plan, jak rozwiązać problem. Działaj od razu.

BŁĄD #2: Anulowanie faktury, która trafiła do klienta

Częsta sytuacja: Telefon do klienta z prośbą o wyrzucenie faktury i niszczenie jej w systemie, myśląc, że to załatwia sprawę.

Konsekwencja: Anulowanie jest prawnie nieskuteczne. Faktura wciąż jest w obiegu prawnym, a problem pozostaje nierozwiązany. Dla urzędu nic się nie zmieniło.

ZAMIAST TEGO: Pamiętaj – jeśli klient otrzymał fakturę (nawet tylko mailem), jedyną drogą jest wystawienie oficjalnej faktury korygującej.

BŁĄD #3: Wystawienie nowej faktury zaliczkowej bez skorygowania starej

Częsta sytuacja: Wystawienie nowej, poprawnej faktury po opłaceniu jej przez klienta, zapominając o tej pierwszej, błędnej.

Konsekwencja: W obrocie prawnym funkcjonują dwie faktury na tę samą zaliczkę. To potęguje bałagan w dokumentach i może zostać zinterpretowane przez urząd jako próba podwójnego zafakturowania tej samej transakcji.

ZAMIAST TEGO: Zawsze zachowuj kolejność: najpierw korygujesz do zera starą, błędną fakturę, a dopiero potem (gdy zaliczka faktycznie wpłynie) wystawiasz nową, z poprawną datą.

‍

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co jeśli klient zapłacił zaliczkę, ale z opóźnieniem – np. 70 dni po wystawieniu faktury?

Twój obowiązek podatkowy powstał w dniu, w którym otrzymałeś zapłatę. Jednak pierwotna faktura wciąż jest formalnie błędna, bo została wystawiona za wcześnie (naruszenie zasady 60 dni). Najczystszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest jej skorygowanie do zera, a następnie wystawienie zupełnie nowej faktury zaliczkowej z prawidłową datą – czyli datą otrzymania pieniędzy.

Czy muszę zapłacić VAT z przedwczesnej faktury, zanim ją skoryguję?

Według urzędu – tak, bo traktuje ją jako "pustą fakturę". Według sądów – nie, bo to tylko błąd formalny. Aby uniknąć sporu z urzędem i potencjalnej kontroli, najlepiej jest jak najszybciej wystawić fakturę korygującą. Jeśli już zapłaciłeś podatek, korekta jest oficjalną podstawą do odzyskania tych pieniędzy.

Ile czasu ma urząd na zwrot nadpłaconego VAT?

Standardowy termin na zwrot nadpłaty to 2 miesiące od dnia złożenia wniosku wraz ze skorygowaną deklaracją (plikiem JPK_V7).Warto jednak pamiętać, że jeśli urząd zdecyduje się na dodatkową weryfikację Twojego rozliczenia (np. poprzez czynności sprawdzające), termin ten może ulec wydłużeniu.

Co dokładnie wpisać jako "przyczynę korekty" na fakturze korygującej?

Najlepiej wpisać precyzyjną i zgodną z prawdą informację. Unikaj ogólników typu "pomyłka" czy "anulowanie transakcji". Dobry, profesjonalny wpis to: "Stwierdzenie pomyłki polegającej na wystawieniu faktury zaliczkowej z naruszeniem terminu określonego w art. 106 i ust. 7 ustawy o VAT (brak otrzymania zaliczki w terminie 60 dni od dnia wystawienia dokumentu)".

‍

Dobre praktyki – jak fakturować zaliczki i unikać problemów?

Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, warto wdrożyć kilka prostych zasad.

Kiedy najlepiej wystawić fakturę zaliczkową?

Masz trzy bezpieczne strategie, które możesz dopasować do swojej relacji z klientem:

Najbezpieczniej: Po otrzymaniu zapłaty. 

To złoty standard. Czekasz, aż pieniądze pojawią się na Twoim koncie, i dopiero wtedy wystawiasz fakturę zaliczkową. Masz na to czas do 15. dnia następnego miesiąca. Ta metoda w 100% eliminuje ryzyko przedwczesnego wystawienia dokumentu.   

Praktycznie: Tuż przed planowaną płatnością. 

Jeśli masz zaufanego klienta i ustalony termin płatności, możesz wystawić fakturę na kilka dni przed tą datą. To wygodne dla obu stron, ale pamiętaj, aby monitorować, czy wpłata faktycznie dotarła na czas.   

Najmądrzej: Użyj faktury pro forma. 

To najlepszy sposób na zarządzanie ryzykiem. Najpierw wysyłasz klientowi fakturę pro forma, która jest jedynie informacją handlową lub wezwaniem do zapłaty, a nie dokumentem księgowym. Dopiero gdy klient opłaci pro formę, wystawiasz właściwą fakturę zaliczkową. Dzięki temu nigdy nie wprowadzisz do obrotu faktury VAT przed otrzymaniem pieniędzy.   

Czego pilnować na co dzień?

Monitoruj płatności: Jeśli decydujesz się wystawiać faktury zaliczkowe przed otrzymaniem wpłaty, regularnie sprawdzaj, czy pieniądze wpłynęły w ciągu 60 dni od daty wystawienia faktury. Jeśli nie – od razu wystawiaj korektę "do zera".   

Jasno komunikuj terminy: Ustalaj z klientami konkretne i realistyczne terminy płatności zaliczek. Dobra komunikacja minimalizuje ryzyko opóźnień.

Nie myl pro formy z fakturą zaliczkową: Pamiętaj, że pro forma to tylko oferta. Nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT i nie księguje się jej. Faktura zaliczkowa to już oficjalny dokument podatkowy.  

Wdrażając te proste zasady, znacznie ograniczysz ryzyko pomyłek i nieprzyjemnych niespodzianek ze strony urzędu skarbowego.

‍

Podsumowanie

Wiem, że pismo z urzędu skarbowego potrafi zmrozić krew w żyłach, ale mam nadzieję, że teraz widzisz, że sytuacja jest do opanowania. Najważniejsze, co musisz zapamiętać:

• Pamiętaj o żelaznej zasadzie 60 dni – to Twój główny punkt odniesienia przy wystawianiu faktur zaliczkowych.
• Pismo z urzędu to nie koniec świata, a jedynie sygnał, że trzeba uporządkować dokumenty.
• Twoim głównym narzędziem naprawczym jest faktura korygująca "do zera", która formalnie wycofuje błąd z obrotu.
• Prawo (w postaci wyroków sądów) stoi po Twojej stronie. Nawet jeśli zapłaciłeś niesłusznie VAT, możesz go w całości odzyskać. Działaj metodycznie według przedstawionego planu.

‍

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli czujesz, że ta sytuacja Cię przerasta, masz dodatkowe pytania lub po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione prawidłowo i zgodnie z najnowszymi przepisami, skontaktuj się z nami. Nasz zespół specjalistów przeanalizuje Twoją sprawę i pomoże Ci bezpiecznie przejść przez cały proces

‍

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 106b, 106i, 106j, 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.).
• Art. 75 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).