Metoda kasowa - jak działa i kiedy warto ją wybrać?

Metoda kasowa - jak działa i kiedy warto ją wybrać?

Metoda kasowa to coraz popularniejszy sposób rozliczania podatków. Jeśli prowadzisz małą firmę lub jednoosobową działalność, może być dla Ciebie korzystnym rozwiązaniem. Dzięki niej  zapłacisz podatek dopiero po otrzymaniu zapłaty od klienta i unikniesz kredytowania w urzędzie skarbowym. 

Warto jednak pamiętać, że ta metoda rozliczania wiąże się także z dodatkowymi ograniczeniami. W poniższym artykule wyjaśniamy, na czym dokładnie polega, kiedy można z niej skorzystać oraz czy rzeczywiście jest opłacalna. 

‍

Metoda kasowa PIT - co to jest i na czym polega? 

Domyślnie przedsiębiorcy rozliczają podatek dochodowy (PIT) według zasady ogólnej - czyli w momencie dokonania sprzedaży. Przychód powstaje w chwili wydania towaru lub wykonania usługi (i nie później niż w dniu wystawienia faktury), nawet jeśli klient jeszcze za nie nie zapłacił. 

Zgodnie z przepisami, fakturę natomiast należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Następnie trzeba ją ująć w przychodach firmy i rozliczyć podatek dochodowy - niezależnie od tego, czy należność została już uregulowana, czy też nie. 
Dla wielu firm, zwłaszcza małych, może to stanowić prawdziwe wyzwanie - zwłaszcza, gdy klienci zwlekają z zapłatą. Stąd też korzystniejszym rozwiązaniem jest często metoda kasowa. Wybierając tę opcję, VAT rozliczasz dopiero wtedy, gdy faktycznie otrzymasz zapłatę od klienta, przy czym: 

• jeśli sprzedajesz towar lub wykonujesz usługi firmie będącej czynnym podatnikiem VAT - VAT wykazujesz w dniu, w którym otrzymasz pieniądze,

• jeśli sprzedajesz towar lub wykonujesz usługi osobie prywatnej lub firmie, która nie jest czynnym podatnikiem VAT - VAT również rozliczasz po zapłacie, ale nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W tej sytuacji, jeśli minie 180 dni, a klient dalej nie zapłaci - i tak musisz rozliczyć VAT. 

‍

Kiedy można przejść na metodę kasową VAT i PIT?

Z metody kasowej VAT możesz skorzystać, jeśli:

• jesteś małym podatnikiem, czyli Twój roczny obrót (razem z VAT) nie przekracza 2 milionów euro; w przypadku niektórych usług (np. maklerskich, agencyjnych) - limit to 45 000 euro,
• zgłosisz wybór tej metody w urzędzie skarbowym, składając formularz VAT-R. 

Metoda kasowa PIT natomiast jest dostępna, jeśli:

• prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),
• Twoje roczne przychody nie przekraczają 1 miliona złotych,
• nie prowadzisz pełnej księgowości (czyli nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych),
• zdecydujesz się na tę metodę, składając odpowiednie oświadczenie do urzędu skarbowego. 

Ważne! 

Jeśli prowadzisz spółkę cywilną lub spółkę jawną, to niestety nie możesz skorzystać z metody kasowej rozliczania podatku dochodowego (PIT) dotyczącego przychodów z działalności prowadzonej przez te spółki. Natomiast jeśli masz firmę prowadzoną na własny rachunek i jednocześnie działasz też w spółce (np. cywilnej), to możesz korzystać z kasowego PIT tylko w swojej jednoosobowej działalności, ale nie w ramach spółki.

Są jednak sytuacje, w których nawet, gdy spełniasz wymogi formalne, nie możesz zastosować metody kasowej. Dotyczy to m.in.: 

• sprzedaży towarów do innych krajów UE (WDT),
• zakupu towarów z innych krajów UE (WNT),
• importu usług,
• sprzedaży środków trwałych (np. samochodu, maszyny, budynku), wpisanych do ewidencji firmy,
• przekazania towarów przez komitenta komisantowi w ramach umowy komisu,
• dostawy towarów przy przekazaniu bonu jednego przeznaczenia, 
• otrzymania dotacji, subwencji i innych podobnych dopłat,
• sprzedaży towarów importowanych o wartości do 150 euro, jeśli sprzedaż odbywa się przez platformy internetowe (np. marketplace’y).

Metodą kasową nie możesz też rozliczać transakcji z firmami z tzw. rajów podatkowych oraz powiązanymi z Tobą - np. należącymi do Twojego małżonka albo ze spółką, w której masz ponad 5% udziałów.

‍

Jak przejść na metodę kasową?

Jeśli chcesz rozliczać przychody metodą kasową, musisz złożyć odpowiednie oświadczenie w formularzu VAT-R do swojego urzędu skarbowego (elektronicznie lub w formie papierowej):

• jeśli już prowadzisz działalność - do 20. lutego,
• jeśli dopiero otwierasz firmę - do 20. dnia miesiąca po rozpoczęciu działalności,
• jeśli zakładasz firmę w grudniu - do końca roku podatkowego.

Po wybraniu metody kasowej musisz stosować się do niej przez cały rok podatkowy. W kolejnych latach metoda ta będzie stosowana automatycznie, chyba że do 20. lutego poinformujesz urząd, że rezygnujesz z tego sposobu rozliczania się. 

‍Uwaga! 

Nie możesz wybrać metody kasowej przy rejestracji firmy w CEIDG - oświadczenie składa się osobno do urzędu skarbowego.

‍

Metoda kasowa na fakturze - jak poprawnie wystawiać dokumenty? 

Gdy zdecydujesz się rozliczać za pomocą metody kasowej, musisz prowadzić ewidencję faktur dokumentujących Twoje przychody rozliczane tą metodą. 

W ewidencji muszą się znaleźć: 

• numery faktur, 
• daty wystawienia faktur, 
• kwoty należności,
• daty zapłaty. 

Dodatkowo wszystkie faktury sprzedażowe musisz uzupełniać o oznaczenie “metoda kasowa”. To informacja dla kontrahentów i urzędu skarbowego, że VAT rozliczasz dopiero po faktycznym opłaceniu rachunku. Poza tym faktura powinna zawierać wszystkie standardowe elementy wymagane przez przepisy VAT.

Musisz także pamiętać, że: 

• deklaracje VAT (JPK_V7) składasz kwartalnie, a nie miesięcznie,
• prawo do odliczenia VAT od zakupów pojawia się dopiero w tym okresie rozliczeniowym, w którym została opłacona faktura, 
• jeśli faktura została opłacona częściowo, możesz odliczyć VAT tylko od tej zapłaconej części.
  
  

Najczęstsze pytania i wątpliwości

Kiedy można przejść na metodę kasową? 

Z metody kasowej VAT możesz skorzystać, jeśli:
– jesteś małym podatnikiem (obrót do 2 mln euro rocznie; 45 000 euro dla wybranych usług),
– zgłosisz to wcześniej na formularzu VAT-R.

Metoda kasowa PIT jest dostępna, jeśli:
– prowadzisz JDG,
– masz przychód do 1 mln zł rocznie,
– nie prowadzisz pełnej księgowości.

Dla kogo korzystna jest metoda kasowa?

Metoda kasowa jest korzystna, jeśli:

• Twoi klienci nie płacą od razu po wykonaniu usługi/zakupie towaru lub płacą z opóźnieniem,
• jesteś freelancerem, mikroprzedsiębiorcą lub prowadzisz firmę usługową,
• wystawiasz faktury z długim terminem płatności, 
• zależy Ci na płynności finansowej i nie chcesz płacić podatku, zanim otrzymasz przelew od klienta.

Jak poprawnie oznaczać dokumenty przy metodzie kasowej? 

Jeśli korzystasz z metody kasowej VAT:

• każda faktura powinna zawierać wszystkie standardowe elementy, jak numer, data, NIP, kwoty netto/brutto, stawki VAT itd.

• wszystkie faktury musisz uzupełniać o oznaczenie: „metoda kasowa”.

Oprócz tego musisz prowadzić ewidencję zapłat, żeby wiedzieć, kiedy powstał przychód.

‍

Metoda memoriałowa a kasowa - co jest lepsze? 

Metoda memoriałowa (standardowa):

• przychód i podatek powstają w momencie sprzedaży (nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił),
• dobra opcja, jeśli masz pewność, że klienci płacą w terminie i regularne wpływy (zapewnia prostsze księgowanie).

Metoda kasowa:

• przychód i VAT rozliczasz dopiero, gdy otrzymasz zapłatę (lub najpóźniej po określonym czasie),
• bardziej elastyczna, bezpieczniejsza dla firm z nieregularnymi wpływami (m.in. freelancerów i małych firm).

‍

Podsumowanie 

Choć metoda kasowa daje większą kontrolę i płynność finansową, warto pamiętać, że wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Może również skutkować wyższymi kosztami obsługi księgowej. Zanim zdecydujesz się więc na jej stosowanie, przeanalizuj, czy ta forma rozliczeń będzie najbardziej opłacalna w Twojej działalności. 

Jeśli masz pytania dotyczące metody kasowej lub potrzebujesz fachowej porady przy wyborze formy rozliczenia podatkowego, skontaktuj się z biurem rachunkowym VATAX - chętnie Ci doradzimy. 

Podstawa prawna

• Art. 14c, Art. 22 ust. 4a i 4b, Art. 24a ust. 1da i 1db Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.