Jak skutecznie odzyskać VAT z zagranicy? Przewodnik dla firm po VAT-REF

Jak skutecznie odzyskać VAT z zagranicy? Przewodnik dla firm po VAT-REF 

VAT-REF to specjalny mechanizm, który pozwala firmom ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT. Dzięki niemu przedsiębiorca nie ponosi dodatkowych kosztów związanych np. z zakupem paliwa, opłatami drogowymi, noclegami czy usługami podczas podróży służbowych za granicą. W praktyce VAT-REF oznacza realne oszczędności i lepszą płynność finansową dla firm działających międzynarodowo. 

W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak dokładnie działa procedura, ile zwrotu i za jakie wydatki można dzięki niej otrzymać i na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć najczęstszych błędów przy składaniu wniosku.

‍

VAT-REF – co to jest i kto może ubiegać się o zwrot VAT w ramach tej procedury? 

Procedura VAT-REF obejmuje sytuacje, gdy przedsiębiorca zapłacił VAT za towary, usługi czy import w innym kraju UE, ale nie miał tam prawa do jego odliczenia w lokalnych rozliczeniach. Dzięki temu mechanizmowi zagraniczny VAT nie staje się dodatkowym obciążeniem dla firm, a dodatkowo umożliwia on zachowanie zasady neutralności podatkowej. 

Zwrot zagranicznego VAT w ramach procedury VAT-REF nie jest jednak dostępny dla wszystkich – mogą z niego korzystać tylko przedsiębiorcy spełniający określone warunki. Przede wszystkim firma musi być czynnym podatnikiem VAT w swoim kraju i nie może posiadać siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie, z którego ubiega się o zwrot.

UWAGA! 

VAT-REF dotyczy zwrotu podatku od zakupów poniesionych w innym kraju. Jeśli jednak firma prowadzi w tym kraju także sprzedaż opodatkowaną, to z reguły nie ma prawa do korzystania z VAT-REF – powinna wtedy rozliczać VAT lokalnie, jak zwykły podatnik. Są tylko nieliczne wyjątki, np. w przypadku niektórych usług transportowych, usług na lotniskach czy transakcji rozliczanych w mechanizmie odwrotnego obciążenia (gdzie VAT rozlicza nabywca).

A co z firmami spoza UE? Mogą one skorzystać z podobnej procedury, ale tylko na zasadzie wzajemności – czyli pod warunkiem, że ich kraj daje takie samo prawo polskim przedsiębiorcom. W takich przypadkach wniosek składa się już nie elektronicznie, ale bezpośrednio do polskiego urzędu skarbowego.

Projekt pakietu unijnego ViDA, który został przyjęty przez Radę UE w marcu 2025 r., wprowadza wspólne zasady cyfrowego raportowania VAT, co w przyszłości ma także ułatwić zwroty VAT między krajami (VAT-REF). 

Przewiduje on m.in.:

• jednolite e-fakturowanie – w całej UE faktury będą elektroniczne i od razu raportowane do urzędów,
• prostsze zasady dla e-commerce i platform – łatwiejsze rozliczanie VAT przy sprzedaży online i usługach przez platformy (np. noclegi, transport),
• jeden numer VAT na całą UE – przedsiębiorca nie będzie musiał rejestrować się osobno w każdym kraju.

‍

Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu VAT-REF?

Procedura VAT-REF pozwala odzyskać koszty za wydatki poniesione za granicą, pod warunkiem, że są one związane z działalnością firmy. Zaliczają się do nich m.in.:

• paliwo i oleje kupione w innym kraju UE,
• opłaty drogowe (autostrady, mosty, tunele),
• koszty transportu – np. wynajem auta, przejazdy taksówką czy bilety komunikacji miejskiej,
• podróże służbowe – noclegi, posiłki, usługi restauracyjne,
• wydatki związane z pojazdami – naprawa, serwis,
• uczestnictwo w targach i wystawach – opłaty za stoiska i inne usługi.

Aby móc uzyskać za nie zwrot, należy odpowiednio udokumentować koszty. W praktyce oznacza to konieczność posiadania faktury z wyszczególnioną kwotą netto i VAT. W niektórych krajach wyjątkowo honoruje się paragony, ale co do zasady – bez faktury nie ma zwrotu.

Trzeba też pamiętać, że każdy kraj może mieć inne wymagania. Na przykład w Niemczech i Austrii zdarza się, że przy zakupie paliwa powyżej 250 euro wymagane są dodatkowe pieczątki na paragonach. Z kolei Norwegia wymaga przesyłania dokumentów papierowych zamiast skanów. Brak znajomości takich szczegółów często kończy się odrzuceniem wniosku – dlatego przy VAT-REF liczy się nie tylko znajomość ogólnych zasad, ale i praktycznych wymogów obowiązujących w danym państwie.

‍

Składanie deklaracji VAT-REF - krok po kroku

Złożenie wniosku o zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF odbywa się wyłącznie online – przez formularz dostępny w systemie e-Deklaracje. To spore ułatwienie, bo całość procedury jest scentralizowana i nie trzeba kontaktować się bezpośrednio z urzędami podatkowymi w innych krajach.

We wniosku trzeba podać podstawowe dane firmy: 

• NIP, 
• pełną nazwę firmy, 
• adres siedziby,
• formę prawną.

Wszystkie dane muszą zgadzać się z danymi, które widnieją w CEIDG lub KRS. 

Jeśli ubiegasz się o zwrot przez pełnomocnika, do wniosku musisz dodatkowo dołączyć jego upoważnienie. Niezbędne są też dane rachunku bankowego (IBAN, BIC), przy czym najlepiej wskazać konto w euro, by uniknąć kosztów przewalutowania.

W formularzu należy określić również okres zwrotu (roczny, półroczny lub kwartalny) oraz kraj, z którego chcesz odzyskać VAT. Aby wniosek był kompletny, musisz też dołączyć odpowiednie faktury lub dokumenty celne – obowiązkowo, jeśli kwota przekracza 1000 euro (lub 250 euro w przypadku paliwa).

UWAGA!

Zwróć uwagę na kwestie techniczne – nieprawidłowości w tym zakresie to najczęstsza przyczyna odrzucenia wniosków. Co to oznacza w praktyce:

• pliki muszą być spakowane w jeden ZIP o maksymalnym rozmiarze 5 MB,
• nazwa plików nie może zawierać podwójnego rozszerzenia, np. .pdf.pdf, znaków specjalnych, spacji czy polskich znaków,
• w paczce nie mogą się znajdować ukryte pliki systemowe  (np. Thumbs.db czy .DS_Store).

Niedotrzymanie tych warunków, określane jako “błąd 415” może zablokować cały proces, zanim wniosek trafi do zagranicznego urzędu. 

Prawidłowo przygotowany wniosek podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Następnie system e-Deklaracje sprawdza go pod kątem formalnym i przekazuje dalej do odpowiednich organów podatkowych za granicą. Polski urząd działa tu jako „brama” – co ułatwia całą procedurę, ale też oznacza, że każda drobna pomyłka techniczna może spowodować odrzucenie wniosku już na pierwszym etapie jego składania.

‍

Terminy, minimalne kwoty i rozpatrywanie wniosków

Wniosek o VAT-REF za dany rok trzeba złożyć najpóźniej do 30 września roku następnego. Czyli przykładowo: zwrot za 2024 r. musi być zgłoszony do 30 września 2025 r. Jeśli spóźnisz się choćby o jeden dzień – wniosek przepada.

Druga ważna zasada dotyczy minimalnych kwot. Zwrot zostanie rozpatrzony tylko wtedy, gdy:

• kwota przekracza 400 euro – jeśli wniosek obejmuje okres co najmniej 3 miesięcy,
• kwota przekracza 50 euro – jeśli dotyczy całego roku (albo mniej niż 3 ostatnich miesięcy roku).

Kwoty te są przeliczane na waluty lokalne w poszczególnych krajach: 

Sam proces rozpatrywania wniosku zwykle trwa do 4 miesięcy, ale w praktyce często się wydłuża – jeśli urząd zażąda dodatkowych dokumentów, może trwać nawet 6–8 miesięcy. Dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku możesz otrzymać zwrot – zazwyczaj w przeciągu 10 następnych dni. W teorii za opóźnienia należą się odsetki, ale w praktyce w wielu krajach trudno je wyegzekwować.

To oznacza, że pieniądze bywają „zamrożone” na długi czas, co jest sporym obciążeniem dla firm. Dlatego też powstał rynek usług wyspecjalizowanych pośredników, którzy – oczywiście za odpowiednią prowizją – oferują przyspieszony dostęp do środków jeszcze przed podjęciem decyzji przez zagraniczny urząd. 

‍

Najczęstsze problemy i błędy w procedurze VAT-REF

Choć procedura VAT-REF jest całkowicie elektroniczna, to w praktyce wciąż sprawia firmom wiele problemów. Najczęściej wnioski są odrzucane z powodu drobnych, ale kluczowych błędów technicznych i formalnych.

Najbardziej znany przykład to „błąd 415” – gdy plik ZIP z fakturami i dokumentami jest źle przygotowany. Przyczyną mogą być m.in.:

• błędne nazwy plików (np. polskie znaki, spacje, podwójne rozszerzenia typu .pdf.pdf),
• brak rozszerzenia w nazwie,
• ukryte pliki systemowe (np. Thumbs.db),
• brak załączników mimo ich zadeklarowania.

Oprócz tego wśród częstych powodów odrzucenia wniosku wyróżnia się: 

• zły adres e-mail,
• brak wymaganych załączników – np. licencji wspólnotowej w Hiszpanii czy pieczątki stacji paliw w Austrii,
• brak reakcji na wezwanie urzędu – czasem na uzupełnienie dokumentów jest tylko parę dni roboczych (najczęściej 5).

Co ważne, możliwe jest złożenie korekty wniosku, ale tylko wtedy, gdy nie zmienia się w nim kluczowych danych (NIP, kraj, okres zwrotu). Należy też pamiętać, że nie wszystkie kraje akceptują takie poprawki.

To pokazuje, że mimo cyfryzacji, procedura VAT-REF nadal wymaga ogromnej dokładności i znajomości szczegółowych przepisów w danym kraju. Właśnie dlatego wiele firm decyduje się korzystać z pomocy wyspecjalizowanych doradców, którzy znają te niuanse i pomagają uniknąć kosztownych błędów.

‍

VAT-REF vs. TAX FREE - kluczowe różnice

VAT-REF i TAX FREE bywają często mylone z racji tego, że są do siebie z pozoru podobne – oba pozwalają odzyskać VAT. Różnica polega jednak na tym, że jeden mechanizm jest przeznaczony dla przedsiębiorców, a drugi dla podróżnych spoza UE.

Poniższa tabela przedstawia fundamentalne różnice między obiema procedurami:

‍

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę odzyskać VAT z paragonów?

W zdecydowanej większości krajów Unii Europejskiej, zwrot VAT możliwy jest wyłącznie na podstawie faktur.  W niektórych państwach, w wyjątkowych przypadkach, akceptowane są paragony lub rachunki uproszczone, jednak w celu uniknięcia problemów zawsze zaleca się posiadanie faktur VAT. 

Ile lat wstecz mogę złożyć wniosek VAT-REF i do kiedy?

Wniosek o zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF można złożyć tylko za rok poprzedni, a termin zawsze mija 30 września roku następnego. Przykładowo, zwrot za 2024 r. trzeba zgłosić do 30 września 2025 r.

Czy mogę złożyć wniosek za okres krótszy niż rok?

Tak, VAT-REF pozwala na składanie wniosku za okres kwartalny, półroczny lub inny krótszy niż rok, o ile spełniasz wymagane warunki (takie jak np. minimalna kwota).

Co zrobić, jeśli urząd odrzuci mój wniosek?

W przypadku odrzucenia wniosku, należy w pierwszej kolejności zidentyfikować przyczynę. Najczęstsze powody to błędy formalne, takie jak brak załączników, nieprawidłowe nazwy plików lub brak terminowej reakcji na wezwanie urzędu. 

W zależności od kraju, możliwe jest złożenie korekty wniosku, jednak nie wszystkie państwa członkowskie ją akceptują. W przypadku bardziej skomplikowanych kwestii, warto rozważyć skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy, która może pomóc w analizie i rozwiązaniu problemu.

Czy mogę otrzymać zwrot na rachunek w polskiej walucie?

Zwrot VAT trafia na konto podane we wniosku i w walucie, w której prowadzony jest rachunek. Możesz podać konto w złotówkach, ale lepiej użyć konta w euro, by uniknąć dodatkowych kosztów przewalutowania

Czy zwrot VAT-REF liczy się jako przychód w działalności gospodarczej?

Zgodnie z przepisami zwrot VAT-REF nie jest traktowany jako przychód, o ile wcześniej nie został wpisany w koszty firmy.

Ile trwa procedura VAT-REF?  Kiedy mogę liczyć na zwrot?

Zgodnie z dyrektywą UE w normalnych warunkach decyzja powinna być wydana w ciągu 4 miesięcy od przekazania kompletnego wniosku. Jeśli urząd zażąda uzupełnienia dokumentów, czas realizacji może się wydłużyć nawet do 6-8 miesięcy.

Czy dokumenty załączane do wniosku muszą być przetłumaczone? 

To zależy od kraju zwrotu - niektóre państwa mogą wymagać tłumaczenia dokumentów, inne akceptują dokumenty w oryginalnym języku, jeśli są czytelne. Warto sprawdzić lokalne wymogi danego kraju.

Czy korzystanie z pośredników (firm wyspecjalizowanych w VAT) ma sens przy procedurze VAT-REF?

Tak, dla firm, które nie mają doświadczenia z VAT-REF, takie wsparcie może pomóc uniknąć błędów i przyspieszyć cały proces. Jest to szczególnie pomocne, zwłaszcza, gdy ubiegasz się o zwroty z wielu krajów o różnych wymaganiach. 

Podsumowanie

Procedura VAT-REF to ważne narzędzie dla firm działających w Europie - pozwala odzyskać VAT zapłacony za granicą i tym samym zwiększyć płynność finansową firmy. 

Choć zasady są ujednolicone w całej UE, to jednak to, czy procedura ta zakończy się powodzeniem, w dużej mierze zależy od szczegółów: poprawności dokumentów, znajomości wymagań danego kraju i szybkiej reakcji na ewentualne wezwania urzędów. To właśnie na tym etapie pojawia się najwięcej problemów.

W VATAX pomagamy firmom odzyskać zwrot podadku w ramach VAT-REF – od przygotowania dokumentacji po kontakt z urzędami. Jeśli również potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez całą procedurę bez stresu i kosztownych błędów.

PODSTAWA PRAWNA

• Dyrektywa Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r.
• Dyrektywy 2006/112/WE
• Art. 89 Ustawy o podatku od towarów i usług
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2014 r. w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług niektórym podmiotom