Formularz ZAW-FA – jak złożyć go online i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Formularz ZAW-FA – jak złożyć go online i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Cel ZAW-FA: To procedura dla spółek i innych podmiotów (NGO, JST), które nie mają kwalifikowanej pieczęci z NIP. Pozwala wskazać jedną osobę, która będzie zarządzać dostępem do systemu e-faktur KSeF.
• Metoda składania: Nie istnieje dedykowany kreator “Wyślij ZAW-FA”. Wniosek składasz jako załącznik do Pisma Ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym lub przesyłasz pocztą.
• Termin: Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. (dla dużych firm) i 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych), ale ZAW-FA warto złożyć już teraz, by przetestować system i uniknąć zatorów w urzędach.
• Koszt: Procedura jest bezpłatna. Alternatywa (pieczęć kwalifikowana) to koszt rzędu 1000–3000 zł.

Dla kogo ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Jesteś członkiem zarządu spółki (z o.o., akcyjnej, komandytowej) i musisz uzyskać pierwszy dostęp do KSeF.
• Prowadzisz biuro rachunkowe i musisz wdrożyć klientów korporacyjnych do systemu KSeF.
• Reprezentujesz jednostkę samorządu terytorialnego (JST), fundację lub stowarzyszenie.
• Nie posiadasz drogiej kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP i szukasz bezpłatnej alternatywy dostępu.

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) → Tobie wystarczy Profil Zaufany, masz przyznane uprawnienia automatycznie.
• Jesteś osobą fizyczną z numerem PESEL i profilem zaufanym → masz dostęp do KSeF bez konieczności składania zawiadomienia ZAW-FA.
• Posiadasz już kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP → Możesz logować się bezpośrednio, omijając procedurę ZAW-FA.
• Szukasz informacji o zgłaszaniu rachunków bankowych → To zupełnie inna procedura dotycząca Białej Listy.

‍

Uwierzytelnianie w KSeF – dlaczego spółka nie może zalogować się sama?

Wdrożenie KSeF to największa zmiana w podatkach od czasów JPK. Choć obowiązek korzystania z systemu rusza dopiero 1 lutego - dla dużych firm, a  1 kwietnia dla MŚP, system już działa i właśnie teraz jest najlepszy moment na przygotowanie dostępów.

Jednym z częstszych problemów jest pytanie: dlaczego spółka nie może po prostu „zalogować się” do KSeF?

(Przeczytaj więcej o KSeF).

Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje.

Problem “pierwotnego uprawnienia”

W przypadku Jednoosobowej Działalności Gospodarczej (JDG), osoby fizyczne posiadające numer PESEL i profil zaufany mają automatyczny dostęp do systemu KSeF. NIP firmy jest nierozerwalnie związany z numerem PESEL właściciela. System KSeF “wie”, że Jan Kowalski (PESEL) to firma “Usługi Budowlane Jan Kowalski” (NIP). Dlatego Jan może zalogować się do systemu swoim prywatnym Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i od razu ma pełne uprawnienia właścicielskie.

W przypadku spółek (np. XYZ Sp. z o.o.) sytuacja jest inna. Spółka nie posiada PESEL-u ani możliwości zalogowania się profilem zaufanym (który jest przypisany wyłącznie do ludzi). System KSeF widzi NIP spółki, ale nie wie, kto ma prawo w jej imieniu działać w świecie cyfrowym.

Dwie ścieżki dostępu

Aby aktywować konto spółki w KSeF, można obrać dwie drogi: 

1. Ścieżka technologiczna (inwestycyjna): Zakup Kwalifikowanej Pieczęci Elektronicznej, która zawiera w swojej strukturze NIP spółki. Jest to cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki. System KSeF rozpoznaje taką pieczęć automatycznie, bez dodatkowych formalności. 
2. Ścieżka administracyjna (ZAW-FA): Złożenie zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego. Jest to oficjalne poinformowanie fiskusa: "Ta konkretna osoba fizyczna (np. prezes zarządu) jest uprawniona do zarządzania kontem naszej spółki".

Formularz ZAW-FA działa jak „łącznik” między spółką a systemem KSeF. Dzięki niemu urząd skarbowy przypisuje konkretną osobę (np. członka zarządu) do NIP-u spółki i pozwala jej zarządzać dostępem do systemu. Bez ZAW-FA (albo bez kwalifikowanej pieczęci elektroniczne podatnika) spółka pozostaje zablokowana w KSeF – nie ma prawa ani do wystawiani, ani odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Strategiczna decyzja: ZAW-FA czy pieczęć kwalifikowana?

Zanim przystąpisz do wypełniania formularza, warto zastanowić się, czy ZAW-FA jest na pewno najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Zalecamy przy tym analizę kosztów i korzyści (CBA).

Analiza porównawcza

Wybierz ZAW-FA, jeśli:

• Prowadzisz małą lub średnią spółkę z o.o.
• Twój zarząd jest stabilny i samodzielnie nadzoruje finanse.
• Chcesz zminimalizować koszty wdrożenia KSeF.
• Nie planujesz pełnej automatyzacji wysyłki faktur w trybie "machine-to-machine" (przynajmniej na początku).

Wybierz pieczęć kwalifikowaną, jeśli:

• Twoja firma wystawia tysiące faktur miesięcznie.
• Chcesz zintegrować system ERP bezpośrednio z KSeF (API) bez konieczności logowania się przez człowieka.
• W firmie jest duża rotacja na stanowiskach zarządczych i chcesz uniknąć ciągłego aktualizowania uprawnień w urzędzie skarbowym.

Jeśli zdecydowałeś się na ZAW-FA – czytaj dalej. Poniżej znajdziesz kompletną instrukcję działania.

‍

Jak wypełnić ZAW-FA? Analiza sekcja po sekcji

Formularz ZAW-FA nie jest intuicyjny i zawiera pułapki logiczne. Przeanalizujmy go pole po polu, abyś mógł wypełnić go poprawnie za pierwszym razem.

UWAGA! Poniższa sekcja dotyczy formularza ZAW-FA(2). Jest on ważny tylko do 31 stycznia 2026 r. Od 1 lutego wchodzi wersja ZAW-FA(3). Jeśli składasz wniosek w lutym (np. jako firma MŚP), pobierz nowy druk!

Sekcja A: Miejsce i cel składania

• Pole 1 (Identyfikator podatkowy NIP):
  To najważniejsze pole. Wpisujesz tu numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika lub podmiotu (np. spółki, fundacji, JST), dla którego chcesz uzyskać dostęp.
  Błąd: Wpisanie tu prywatnego numeru NI prezesa. To sprawi, że nadasz uprawnienia do swojej prywatnej działalności (jeśli ją masz) lub wniosek zostanie odrzucony.
• Pole 5 (Naczelnik Urzędu Skarbowego):
  Wskaż właściwego naczelnika urzędu skarbowego odpowiedniego dla siedziby spółki (podatnika lub podmiotu z pola 1), a nie dla Twojego miejsca zamieszkania.
• Pole 6 (Cel złożenia):
• Kwadrat 1 (Nadanie uprawnień): Zaznacz to, jeśli składasz wniosek po raz pierwszy, aby wyznaczyć osobę zarządzającą. Należy określić tryb nadania uprawnień.
• Kwadrat 2 (Odebranie uprawnień): Używasz, gdy np. odwołano członka zarządu, który miał dostęp “pierwotny”.
• Kwadrat 4 (Zgłoszenie danych unikalnych podpisu): Zaznaczasz, jeśli chcesz tylko przypisać konkretne dane unikalne do osoby, która już ma uprawnienia lub zgłaszasz podpis własny (rzadziej stosowane w przypadku spółek przy pierwszym zgłoszeniu).

Sekcja B: Dane podatnika

Tu wpisujesz pełne dane identyfikacyjne podatnika lub podmiotu (spółki): Nazwa pełna, NIP, REGON, adres siedziby. Te dane muszą zgadzać się co do joty z wpisem w KRS/CEIDG.

Sekcja C: Dane osoby uprawnionej

W części C wpisujesz dane osoby (np. prezesa), która ma otrzymać “władzę” nad kontem spółki.

• Pola 12-20: Nazwisko, pierwsze imię, PESEL (lub NIP/data urodzenia).
• Rola: Ta osoba stanie się “super-adminem”. Będzie mogła nie tylko wystawiać faktury, ale też nadawać uprawnienia innym (księgowości, pracownikom).

Sekcja D: Dane identyfikujące podpis (odcisk palca)

• Pole 21: Miejsce na wklejenie 64-znakowego hasha SHA-256 (patrz wyżej).
• Wypełniasz OBOWIĄZKOWO, jeśli osoba z sekcji C nie posiada numeru PESEL/NIP (obcokrajowiec).
• Wypełniasz ZALECANIE w innych przypadkach, aby jednoznacznie wskazać certyfikat.

Sekcja E: Podpis podatnika/reprezentanta

W tym miejscu urząd dokonuje weryfikacji reprezentacji podmiotu, czyli faktycznie sprawdza, kto ma prawo reprezentować spółkę:

• Wniosek musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki zgodnie z KRS.
• Scenariusz 1 (Reprezentacja jednoosobowa): Podpisuje prezes.
• Scenariusz 2 (Reprezentacja łączna): Wniosek musi być podpisany przez DWIE osoby (np. prezesa i wiceprezesa lub prokurenta).
• W wersji elektronicznej oznacza to, że plik PDF/XML musi zawierać wielokrotny podpis elektroniczny (np. w formacie PAdES, gdzie widać kolejne podpisy).

‍

Techniczne serce procedury: odcisk palca (SHA-256)

To jest element, na którym wykłada się większość wnioskodawców. Formularz ZAW-FA w sekcji D (poz. 21) wymaga podania "danych unikalnych identyfikujących podpis". W języku technicznym jest to tzw. skrót (hash) certyfikatu obliczony algorytmem SHA-256.

Co to jest hash SHA-256 i dlaczego jest niezbędny?

Wyobraź sobie, że certyfikat Twojego podpisu kwalifikowanego to unikalna "książka" cyfrowa. Hash SHA-256 to matematyczne "streszczenie" tej książki, zapisane w postaci ciągu 64 znaków (cyfr 0-9 i liter A-F).

• Jest to unikalny identyfikator.
• Nawet najmniejsza zmiana w certyfikacie (np. odnowienie go na kolejny rok) powoduje zmianę hasha.
• Urząd skarbowy potrzebuje tego ciągu, aby mieć pewność, że uprawnienia nadaje konkretnemu "kluczowi" cyfrowemu, który fizycznie posiadasz.
  

Kiedy MUSISZ podać odcisk palca?

Zgodnie z instrukcją Ministerstwa Finansów i logiką formularza, sekcję D (z odciskiem palca) wypełniasz w specyficznych sytuacjach:

1. Gdy osoba uprawniona nie posiada polskiego numeru PESEL ani NIP (np. zagraniczny członek zarządu) – wtedy hash jest jedynym sposobem jej identyfikacji.
2. Gdy chcesz powiązać uprawnienie z konkretnym certyfikatem podpisu, a nie z osobą (choć w praktyce KSeF łączy uprawnienia z numerem PESEL/NIP zaszytym w certyfikacie).
3. Gdy jako cel złożenia (Sekcja A) wybierzesz "zgłoszenie danych unikalnych podpisu".

W praktyce wielu doradców podatkowych zaleca wpisanie odcisku palca certyfikatu w formularzu ZAW-FA. Daje to urzędowi dodatkową pewność, że wskazany certyfikat należy do właściwej osoby, zwłaszcza przy dokumentach składanych papierowo lub w modelu mieszanym. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko pytań, wątpliwości lub opóźnień po stronie urzędu.

INSTRUKCJA: Jak wygenerować kod SHA-256?

Tego „odcisku palca” nie da się po prostu odczytać z samej karty. Trzeba go pobrać bezpośrednio z pliku certyfikatu - czyli z danych certyfikatu, które są na nim zapisane.

Metoda 1: Przez oprogramowanie dostawcy podpisu (Szafir, proCertum, Enigma)

Większość polskich dostawców podpisów zaktualizowała swoje oprogramowanie pod kątem KSeF.

1. Uruchom aplikację do obsługi podpisu (np. Szafir, proCertum CardManager).
2. Wejdź w szczegóły swojego certyfikatu.
3. Szukaj zakładki "Szczegóły" lub przycisku "Dane do KSeF" / "Generuj skrót".
4. Wybierz algorytm SHA-256 (to kluczowe – SHA-1 nie zadziała!).
5. Skopiuj ciąg znaków.

Metoda 2: Przez Aplikację Podatnika KSeF (bez logowania)

Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzie pomocnicze.

1. Wejdź na stronę.
2. Na ekranie logowania NIE loguj się, ale poszukaj opcji "Anonimowy dostęp" lub narzędzi pomocniczych.
3. W ramach Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępna jest funkcja "Pobierz odcisk palca certyfikatu".
4. Wgraj plik publiczny swojego certyfikatu (rozszerzenie .cer, .crt lub .pem – możesz go wyeksportować ze swojej karty).
5. System wyświetli poprawny skrót SHA-256 gotowy do wklejenia.

UWAGA!

Odcisk palca to ciąg 64 znaków. Przy przepisywaniu łatwo o błąd (np. pomylenie cyfry '0' z literą 'O'). Zawsze używaj metody Kopiuj-Wklej. Błędny hash = odrzucenie ZAW-FA = brak dostępu do systemu.

‍

Jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Na początku 2026 roku ZAW-FA nadal nie ma własnego formularza „krok po kroku” w e-Urzędzie Skarbowym. Dokument wysyła się pocztą albo składa poprzez Pismo Ogólne – jako załącznik, a nie przez dedykowany kreator online.

Oto dokładna instrukcja przejścia przez ten proces.

Pamiętaj, że zanim przystąpisz do składania wniosku, Twój zarząd musi mieć już dostęp do konta organizacji w e-US (logując się swoimi Profilami Zaufanymi jako reprezentanci).

Krok 1: Przygotowanie pliku

1. Pobierz interaktywny formularz PDF ZAW-FA ze strony podatki.gov.pl.
2. Wypełnij go na komputerze zgodnie z instrukcją z poprzedniej sekcji.
3. Zapisz plik.
4. Podpisz plik za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zgodnie z reprezentacją spółki!). Użyj formatu PAdES (podpis wewnątrz PDF) lub XAdES (podpis zewnętrzny, wtedy będziesz wysyłać dwa pliki: PDF i plik podpisu.xml/.xades).

Krok 2: Logowanie

Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego (urzadskarbowy.gov.pl) i przełącz się na konto spółki.

Krok 3: Kreator pisma

1. W menu wybierz: “Usługi” -> “Pisma” -> “Złóż pismo ogólne”.
2. Adresat: Wybierz urząd skarbowy właściwy dla spółki.
3. Rodzaj pisma: “Informacja” lub “Inne”.
4. Temat: “Złożenie zawiadomienia ZAW-FA dla…”.
5. Treść: “W załączeniu przesyłam zawiadomienie ZAW-FA w celu nadania uprawnień właścicielskich do KSeF dla… Proszę o procedowanie wniosku.”

Krok 4: Załączniki i wysyłka

1. Kliknij “Dodaj załącznik”.
2. Wgraj podpisany plik ZAW-FA.
3. Kliknij “Wyślij”.
4. Pobierz UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia). To Twój dowód w sprawie.

‍

Scenariusze wdrożeniowe dla różnych typów podmiotów

Procedura ZAW-FA nie wygląda tak samo dla wszystkich. Wiele zależy od formy prawnej podmiotu.

Scenariusz 1: Spółka z o.o. (Zarząd wieloosobowy)

• Sytuacja: Spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie. Nie mają pieczęci.
• Wypełnienie: Sekcja B - dane Spółki. Sekcja C - dane np. prezesa (jako osoby, która dostanie dostęp).
• Podpis: Plik ZAW-FA musi zostać podpisany elektronicznie przez obu członków zarządu. Najpierw podpisuje prezes, zapisuje plik, przekazuje wiceprezesowi, ten dodaje swój podpis.
• Wysyłka: Pismo ogólne wysyła dowolna osoba (nawet księgowa), ale załącznik (ZAW-FA) musi być poprawnie podpisany przez zarząd.

Scenariusz 2: Jednostka Samorządu Terytorialnego (Gmina)

• Sytuacja: Gmina chce korzystać z KSeF.
• Problem: Gmina jest specyficznym podatnikiem VAT. Często jednostki budżetowe (szkoły) są scentralizowane.
• Rozwiązanie: ZAW-FA składa Gmina (jako podatnik), wskazując skarbnika lub wójta/burmistrza jako osobę uprawnioną. Zgłoszenie może być podpisane pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jako alternatywa dla podpisu elektronicznego. Często wymagany jest odcisk palca certyfikatu, ponieważ pieczęcie urzędowe mają inną specyfikę.

Scenariusz 3: Podmiot zagraniczny (Brak PESEL)

• Sytuacja: Spółka niemiecka zarejestrowana do VAT w Polsce. 
• Wypełnienie: Sekcja C - wpisujemy datę urodzenia i numer paszportu/identyfikator podatkowy w kraju pochodzenia.
• Kluczowe: Obowiązkowo wypełniamy Sekcję D (Odcisk palca) certyfikatu kwalifikowanej osoby. Bez tego system nie będzie w stanie jej uwierzytelnić przy logowaniu.

‍

Co musisz zrobić teraz? Plan działania

Jeśli zdecydowałeś się na ścieżkę ZAW-FA, działaj teraz. Każdy dzień zwłoki to ryzyko.

Krok 1: Przygotuj podpisy 

Sprawdź w KRS, jak reprezentowana jest spółka. Czy wszyscy członkowie zarządu mają ważne podpisy kwalifikowane? Bez tego nie złożysz wniosku elektronicznie.

Krok 2: Wygeneruj i podpisz ZAW-FA 

Pobierz interaktywny PDF ze strony podatki.gov.pl (wersja 2). Wypełnij, wygeneruj hash SHA-256 swojego podpisu, wklej w pole 21. Podpiszcie plik zgodnie z reprezentacją (PAdES).

Krok 3: Wyślij formularz przez e-US 

Zaloguj się na konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym i wyślij plik. Nie używaj ePUAP!

Krok 4: Sprawdź dostęp (Po 3-10 dniach)

Urząd nie wyśle Ci maila "Gotowe". Osoba wskazana we wniosku musi po prostu spróbować zalogować się do KSeF (ksef.mf.gov.pl). Wybierz "Zaloguj się", potem "Certyfikat" (lub Profil Zaufany, jeśli podałeś PESEL). 

Krok 5: Wygeneruj Certyfikat KSeF 

Gdy już dostaniesz się do KSeF (jako Super-Admin), nie używaj swojej karty do codziennej pracy!

W systemie KSeF wejdź w zakładkę "Certyfikaty".

Wygeneruj Certyfikat KSeF (niekwalifikowany) dla swoich systemów księgowych.

To ten plik wgrasz do swojego programu ERP/fakturowego. Dzięki temu Twoja księgowa będzie mogła wysyłać faktury automatycznie, bez potrzeby pożyczania Twojej fizycznej karty z podpisem.

‍

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Analiza odrzuconych wniosków ZAW-FA pokazuje powtarzalne wzorce. Ucz się na błędach innych.

‍

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy złożenie ZAW-FA jest jednorazowe?

Tak, składasz go raz, aby nadać pierwsze uprawnienie. Wszystkie kolejne (dla pracowników, nowych członków zarządu, biura rachunkowego) osoba uprawniona nadaje już cyfrowo w systemie KSeF ("wyklikuje" je). Nie musisz składać ZAW-FA za każdym razem, gdy zatrudniasz nową osobę.

Co jeśli osoba wskazana w ZAW-FA odejdzie z firmy?

Należy złożyć ZAW-FA z celem "Odebranie uprawnień" (kwadrat 2 w Sekcji A). Jest to krytyczne dla bezpieczeństwa firmy. Równolegle, jeśli ta osoba nadała uprawnienia innym, warto zweryfikować, czy nie należy ich również cofnąć.

Czy urząd skarbowy wysyła potwierdzenie nadania uprawnień?

Nie, musisz monitorować status sprawy w e-Urzędzie Skarbowym lub po prostu próbować się zalogować do KSeF. Jeśli logowanie zadziała – wniosek został przetworzony.

Czy ZAW-FA można złożyć przez Pełnomocnika Ogólnego (PPO-1)?

Tak. Jeśli adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy ma złożone w CRW (Centralny Rejestr Wierzycieli) pełnomocnictwo ogólne PPO-1, może podpisać i złożyć ZAW-FA w imieniu zarządu. To wygodna opcja dla dużych firm.

‍

Podsumowanie i rekomendacje

ZAW-FA to formalny „klucz” do KSeF dla spółek. Choć cała procedura może wydawać się mało nowoczesna (składamy dokument, żeby uzyskać dostęp do systemu cyfrowego), pełni ona ważną funkcję – pozwala urzędowi upewnić się, kto faktycznie ma prawo działać w imieniu spółki.

Nasza rekomendacja

Nie kupuj kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tylko „na zapas”, jeśli prowadzisz małą spółkę. ZAW-FA jest darmowy, skuteczny i w zupełności wystarczający.

Warto:

• zrobić to z wyprzedzeniem,
• wskazać jedną osobę z zarządu jako „opiekuna KSeF”,
• złożyć ZAW-FA już teraz i zamknąć temat przed intensywnym okresem.

Pamiętaj! KSeF to nie tylko wystawianie faktur. To system, który daje fiskusowi pełny wgląd w obieg dokumentów Twojej firmy. Dlatego dostęp do niego powinien być zabezpieczony równie starannie, jak dostęp do konta bankowego.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli:

• masz problem z wygenerowaniem skrótu SHA-256,
• w firmie obowiązuje nietypowa reprezentacja (np. prokura, zarząd zagraniczny),

skonsultuj się z naszymi doradcami podatkowymi w VATAX.  Błędy popełnione na etapie ZAW-FA mogą skutkować blokadą fakturowania w najmniej odpowiednim momencie. Pomożemy Ci tego uniknąć. 

PODSTAWA PRAWNA

Art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Informacje aktualne na styczeń 2025 r., uwzględniające legislacyjne przesunięcie terminów wdrożenia.