100% VAT od samochodu - kiedy przysługuje prawo do odliczenia?

100% VAT od samochodu - kiedy przysługuje prawo do odliczenia? 

Zakup samochodu na firmę dla wielu przedsiębiorców jest oczywistym wyborem. To nie tylko realne ułatwienie codziennej pracy, ale również szansa na optymalizację kosztów i odliczenie VAT - nawet w 100%.

Kiedy można skorzystać z pełnego odliczenia i jak to zrobić zgodnie z przepisami? W tym artykule wyjaśniamy, jakie warunki należy do tego spełnić oraz jak uniknąć przy tym najczęściej popełnianych błędów. 

‍

Kiedy można odliczyć 100% VAT od samochodu? 

Żeby móc skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT od samochodu, zarówno kupujący, jak i sprzedawca powinni być czynnymi podatnikami VAT. Nie ma przy tym znaczenia, czy nabywany pojazd jest nowy czy używany. 

Jeśli kupujesz samochód ciężarowy, wówczas automatycznie przysługuje Ci prawo do odliczenia 100% VAT. Przy zakupie samochodu osobowego, pełne odliczenie podatku jest możliwe pod warunkiem, że: 

• jego masa całkowita nie przekracza 3.5 tony,
• zamierzasz go używać wyłącznie do celów służbowych (gdy chcesz, by pojazd służył Ci także na co dzień do celów prywatnych, możesz odliczyć tylko 50% VAT),
• będziesz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę ) i szczegółową dokumentację każdej trasy związanej z prowadzeniem działalności (daty, cele podróży, liczba przejechanych kilometrów),
• sporządzisz regulamin korzystania z samochodu, w którym wyraźnie zaznaczysz, że służy on wyłącznie do celów służbowych, 
• złożysz formularz VAT-26 do urzędu skarbowego.

‍

Jak prawidłowo odliczyć 100% VAT od samochodu osobowego? 

Aby rozliczyć VAT od samochodu osobowego, wystarczy złożyć formularz VAT-26,  elektronicznie lub w formie papierowej, do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Jeśli nie możesz złożyć formularza osobiście, może to zrobić w Twoim imieniu pełnomocnik, którego wcześniej do tego upoważnisz.

Jeśli w Twoim imieniu papierowy formularz składa pełnomocnik, konieczne jest:

• złożenie stosownego pełnomocnictwa,
• wniesienie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł i przelanie jej na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składane jest pełnomocnictwo. 

Jeśli pełnomocnik składa formularz elektronicznie, upoważnienie jest bezpłatne.

VAT-26 musisz złożyć w określonym terminie: 

• Gdy użytkujesz pojazd wyłącznie do celów służbowych - do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek na samochód (nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji VAT);
• Gdy chcesz zmienić sposób użytkowania pojazdu - do końca miesiąca, w którym dokonujesz zmiany. 

Jeśli nie złożysz informacji w terminie, wówczas uznaje się, że samochód jest wykorzystywany do celów służbowych dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym poinformujesz o tym urząd skarbowy. 

WAŻNE! 

Jako pierwszy wydatek traktuje się wpłatę zaliczki na poczet zakupu samochodu lub usługi (w przypadku najmu/leasingu). 

‍

Odliczenie 100% VAT od samochodu - o czym jeszcze należy pamiętać? 

Choć odliczenie 100% VAT od samochodu to duża korzyść dla przedsiębiorców, warto wiedzieć, że wiąże się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi. Aby utrzymać prawo do pełnego odliczenia i uniknąć problemów z urzędem skarbowym, należy pamiętać o bieżącej aktualizacji danych zgłoszonych w formularzu VAT-26, zwłaszcza w przypadku: 

• Zmiany danych samochodu - jeśli w trakcie korzystania z pojazdu zmieni się jego numer rejestracyjny (np. po wykupie samochodu z leasingu), 
• Sprzedaży samochodu - w momencie sprzedaży pojazd przestaje być wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności.

Aktualizacji w formularzu VAT-26  należy dokonać najpóźniej do końca miesiąca, w którym doszło do zmian. 

WAŻNE! 

Jeśli nie wywiążesz się z tego obowiązku lub nieprawidłowo rozliczysz podatek, urząd skarbowy może nałożyć na Ciebie karę grzywny w wysokości aż do 720 stawek dziennych (Ustawa z dnia 10 września 1999 r., Kodeks Karny Skarbowy). Odstąpienie od wymierzenia kary jest możliwe - ale jedynie wtedy, gdy złożysz zaległą informację VAT-26 zanim zostaną wszczęte czynności sprawdzające, kontrolne lub postępowanie podatkowe w zakresie VAT.

‍

Najczęstsze pytania i wątpliwości 

Kiedy możliwe jest odliczenie 100% VAT od samochodu osobowego?

Odliczenie 100% VAT od samochodu osobowego jest możliwe, gdy:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT, 
• pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• złożysz formularz VAT-26 do urzędu skarbowego w terminie, 
• prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) oraz dokumentujesz trasy związane z wykonywaniem działalności,
• masz regulamin wykluczający użycie samochodu do celów innych niż służbowe.

100% VAT od samochodu – w jakim terminie należy dokonać rozliczenia? 

Formularz VAT-26 należy złożyć najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek związany z samochodem (np. zaliczka, faktura za leasing). Jeśli zmieniasz sposób użytkowania pojazdu, aktualizację VAT-26 musisz złożyć do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana.

Jak udokumentować prawo do odliczenia 100% VAT od samochodu osobowego? 

Wystarczy, że będziesz prowadzić ewidencję przebiegu samochodu (tzw. kilometrówkę) oraz dokumentować wszystkie trasy związane z prowadzeniem działalności (daty, cele podróży, liczbę przejechanych kilometrów). 

Czy mogę odliczyć 100% VAT od samochodu ciężarowego?

Tak, jest to możliwe pod warunkiem, że pojazd: 

• ma dopuszczalną masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub spełnia kryteria „pojazdu ciężarowego” (np. przegroda za jednym rzędem siedzeń, homologacja N1),
• nie jest używany do celów prywatnych,
• pojazd jest traktowany jako towar - czyli został zakupiony w celu odsprzedaży,
• pojazd jest przeznaczony na wynajem.

W przeciwieństwie do samochodów osobowych, aby zachować prawo do odliczenia nie trzeba prowadzić kilometrówki ani składać VAT-26. W przypadku pojazdów z miejscem dla pasażerów, warto jednak posiadać dokumentację techniczną lub opinię rzeczoznawcy na wypadek kontroli skarbowej.

‍

Podsumowanie

Odliczenie 100% VAT od samochodu firmowego jest jak najbardziej możliwe, pod warunkiem, że spełnisz określone wymogi formalne. Poprawne zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego, prowadzenie ewidencji oraz właściwe udokumentowanie celów użytkowania pojazdu to elementy, które mają kluczowe znaczenie przy zachowaniu prawa do odliczenia. 

Jeśli masz wątpliwości dotyczące rozliczenia VAT od samochodu na firmę, skontaktuj się z zespołem VATAX. Pomożemy Ci przejść przez cały proces - bez stresu i zbędnych procedur. 

‍

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy
• Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej
• Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 12 lutego 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej