Opodatkowanie spółki cywilnej - najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Spółka cywilna (s.c.) to jedna z popularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, szczególnie w przypadku niewielkich firm. Powstaje na podstawie umowy między wspólnikami, którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu - zwykle zarobkowego. Choć wydaje się nieskomplikowana, jej konstrukcja prawna i podatkowa ma wiele cech odróżniających ją od innych spółek.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej, jak wygląda forma opodatkowania spółki cywilnej, w jaki sposób prawidłowo rozliczyć jej zobowiązania wobec fiskusa oraz co to dokładnie oznacza dla wspólników.

‍

Jak działa spółka cywilna? 

Spółka cywilna to szczególna forma prowadzenia działalności, oparta na umowie zawieranej przez co najmniej dwóch wspólników. 

Do kluczowych cech spółki cywilnej zalicza się: 

• Brak osobowości prawnej - w przeciwieństwie do innych spółek handlowych, spółka cywilna nie jest samodzielnym bytem prawnym. W praktyce oznacza to, że wszelkie prawa i obowiązki (np. zawieranie umów, ponoszenie odpowiedzialności, własność majątku) należą nie do spółki, ale bezpośrednio do wspólników.
• Solidarną i nieograniczoną odpowiedzialność wspólników - każdy ze wspólników odpowiada całym swoim majątkiem - zarówno firmowym, jak i prywatnym - za zobowiązania wynikające z działalności spółki. Spłata długu przez jednego z nich zwalnia pozostałych z odpowiedzialności wobec wierzyciela. To wspólnicy są też stroną umów i działają w imieniu spółki. Spółka cywilna nie może być pozywana ani pozywać we własnym imieniu - robią to wspólnicy.

‍

Spółka cywilna - jakie podatki jej dotyczą? 

Spółka cywilna charakteryzuje się tak zwaną transparentnością podatkową w zakresie podatków dochodowych. Oznacza to, że sama spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego ani od osób fizycznych (PIT), ani od osób prawnych (CIT). Obowiązek podatkowy w tym zakresie spoczywa bezpośrednio na jej wspólnikach. W praktyce oznacza to, że każdy wspólnik składa własną deklarację podatkową.

O czym należy pamiętać? 

• Dochody z udziału w spółce traktuje się jako przychody z działalności gospodarczej.
• Każdy wspólnik rozlicza przychody, koszty i straty proporcjonalnie do swojego udziału.
• Jeśli umowa nie mówi inaczej - udziały są równe.
• Każdy wspólnik prowadzi odrębnie swoją ewidencję podatkową (np. książkę przychodów i rozchodów) w zakresie swojego udziału.
• Spółka jako całość nie składa deklaracji PIT, jedynie deklarację VAT (o ile jest zarejestrowana jako VAT-owiec).
• Przy rozliczeniach faktury muszą być wystawiane na NIP spółki, nie wspólników.
  
  

Osoba fizyczna będąca wspólnikiem ma do wyboru kilka opcji:

• Skala podatkowa - klasyczne rozliczenie, czyli 12% do określonego limitu dochodów, a potem 32%. Przy tej formie opodatkowania można korzystać z wielu ulg podatkowych. Kwota wolna od podatku - 30 tys. zł.
  
• Podatek liniowy - jednolita stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu. Mniej ulg, ale prostsze zasady. Brak kwoty wolnej od podatku.
  
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych - w tym przypadku podatek płaci się od przychodu, a nie dochodu. Stawka zależy od rodzaju działalności (np. 8,5% albo 15%). Trzeba pamiętać, że przy ryczałcie wszyscy wspólnicy muszą wybrać tę samą formę.
  
• Karta podatkowa - uproszczona forma rozliczania dla wybranych branż. Podatek to stała kwota zależna od rodzaju działalności i liczby zatrudnionych.
  

Forma opodatkowania wspólników spółki cywilnej wpływa na wysokość składki zdrowotnej. Np. w przypadku ryczałtu składka zależy od przychodu, a przy podatku liniowym i skali - od dochodu. Dlatego nie warto patrzeć tylko na sam podatek - liczy się też całkowite obciążenie ZUS.

‍

WAŻNE! 

Jeśli wspólnicy wybierają różne formy opodatkowania, może to skomplikować wewnętrzne rozliczenia w spółce. Czasem wybór jednego wspólnika (np. rozliczenia według ryczałtu) zmusza pozostałych do pójścia tą samą drogą. 

Jeśli wspólnikiem jest inna spółka handlowa lub osoba prawna, wówczas płaci podatek CIT od swoich dochodów z udziału w spółce cywilnej. Dla małych firm stawka wynosi 9%, dla pozostałych - 19% (więcej o CIT znajdziesz tutaj: https://www.vatax.pl/blog/9-procent-cit-warunki).

Podatek VAT 

W przeciwieństwie do podatku dochodowego, w przypadku VAT to spółka cywilna jest podatnikiem, a nie jej wspólnicy. Po rejestracji działa jako odrębny podmiot, posiada własny NIP i wystawia faktury na siebie, nie na wspólników. 

‍

WAŻNE! 

Numer NIP spółki pozostaje taki sam nawet po zmianie składu wspólników - należy jednak pamiętać o obowiązku zgłoszenia takich zmian poprzez formularz NIP-2.

Spółka musi zarejestrować się do VAT, jeśli:

• jej sprzedaż przekroczy 200 000 zł rocznie (bez VAT),
• prowadzi działalność, która wymaga rejestracji (np. usługi doradcze, prawnicze, jubilerskie).

‍

Rejestracja VAT odbywa się przez formularz VAT-R. Zgłoszenie jest darmowe, chyba, że potrzebujesz potwierdzenia rejestracji - wówczas należy zapłacić za nią 170 zł. 

Jeśli spółka jest VAT-owcem, może odliczać VAT z faktur zakupowych i musi składać regularne deklaracje (JPK_V7).

‍

UWAGA! 

Od końca 2024 roku wszyscy VAT-owcy mają obowiązek pełnego raportowania JPK_V7. 

Dodatkowo, od 1 stycznia 2025 roku małe firmy mogą korzystać z unijnego zwolnienia z VAT przy spełnieniu pewnych warunków: 

• firma musi się zarejestrować do nowej specjalnej procedury (tzw. procedura SME) w kraju swojej siedziby,
• łączny roczny obrót ze sprzedaży na terenie całej UE (łącznie z Polską) nie może przekroczyć 100,000 euro.

Utrata prawa do zwolnienia następuje po przekroczeniu któregokolwiek z limitów. Konieczne jest przy tym kwartalne raportowanie obrotów z każdego kraju UE, w którym korzysta się ze zwolnienia i pilnowanie ich lokalnych limitów zwolnienia z VAT. 

Podatek PCC - od umowy spółki i wkładów 

Zawarcie umowy spółki cywilnej oraz wniesienie wkładów wiąże się z obowiązkiem zapłaty PCC w wysokości 0,5% wartości tych wkładów. Podatek ten płacą wspólnicy, i to solidarnie - czyli każdy z nich odpowiada za cały podatek. Nawet jeśli jeden wspólnik wnosi większość kapitału, a pozostali niewiele - urząd może żądać zapłaty całej kwoty od dowolnego z nich. To samo dotyczy późniejszych pożyczek udzielanych spółce przez wspólników - są traktowane jak zwiększenie wkładu i również podlegają PCC.

Wspólnicy mają 14 dni od dnia zawarcia umowy na złożenie deklaracji PCC-3 i zapłatę podatku. W przypadku aktu notarialnego (np. przy wniesieniu nieruchomości) - obowiązek ten przejmuje notariusz.

Taka wspólna odpowiedzialność może być ryzykowna, zwłaszcza jeśli wkłady są nierównomierne. Warto w umowie spółki zabezpieczyć się odpowiednimi zapisami o odpowiedzialności i ewentualnym zwrocie kosztów.

Podatek od nieruchomości 

Spółka cywilna nie może być właścicielem nieruchomości, bo nie ma osobowości prawnej. Właścicielami są wspólnicy - i to oni płacą podatek od nieruchomości.

Podatek ten obciąża współwłaścicieli i również tu działa zasada solidarnej odpowiedzialności. Jeśli jeden ze wspólników nie zapłaci swojej części, inni będą musieli uregulować cały podatek.

Wspólnicy muszą samodzielnie złożyć deklarację DN-1 i opłacać podatek według lokalnych stawek. Dla bezpieczeństwa dobrze jest jasno uregulować w umowie, kto odpowiada za co i jak pokrywane są koszty związane z nieruchomością.

‍

Dostępne ulgi i preferencje podatkowe 

Wspólnicy spółki cywilnej mogą korzystać z dostępnych w systemie podatkowym preferencji w takim samym zakresie jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Wśród najczęściej wykorzystywanych ulg i odliczeń znajdują się:

• ulga na start - zwolnienie ze składek ZUS przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności,
• mały ZUS Plus - dla osób osiągających niewielki dochód,
• odliczenia kosztów uzyskania przychodu - np. amortyzacja środków trwałych, zakup materiałów biurowych, usługi księgowe itp.,
• ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) dla firm inwestujących w innowacje - np. IP Box, 
• ulga na terminal płatniczy - w przypadku zakupu urządzeń do przyjmowania płatności bezgotówkowych.

Dodatkowo, jeżeli wspólnik osiąga dochody również poza spółką (np. z umów cywilnoprawnych, najmu, pracy), może skorzystać z innych ogólnodostępnych ulg, takich jak ulga na dzieci, ulga rehabilitacyjna, czy internetowa.

Więcej o rodzajach ulg i odliczeń od podatku przeczytasz w innych artykułach na naszym blogu. 

‍

Opodatkowanie spółki cywilnej - problemy i pułapki finansowe

Specyfika rozliczeń podatkowych w spółce cywilnej może prowadzić do nieporozumień i błędów, zwłaszcza gdy przedsiębiorcy nie są świadomi rozdziału pomiędzy podatkową podmiotowością spółki a podmiotowością wspólników. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest błędne przypisywanie dochodu do spółki jako całości lub traktowanie jej jako samodzielnego podatnika podatku dochodowego, a także: 

• niewłaściwe ustalanie udziałów w zyskach i stratach, zwłaszcza gdy umowa spółki nie określa ich jednoznacznie,
• błędy przy rozliczeniach VAT, takie jak wystawianie faktur na nazwiska wspólników zamiast na spółkę, co skutkuje nieprawidłowościami w ewidencji podatkowej,
• nieprawidłowe aktualizowanie danych w urzędzie skarbowym, np. niezgłoszenie zmian w składzie wspólników poprzez formularz NIP-2,
• niezłożenie osobnych deklaracji PIT przez każdego wspólnika, co może skutkować karami za nieujawniony dochód.

‍

Najczęściej zadawane pytania 

Czy spółka cywilna płaci podatek dochodowy? 

Nie, spółka cywilna nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy. Obowiązek ten ciąży na jej wspólnikach - każdy z nich rozlicza się z urzędem skarbowym indywidualnie w zakresie swojego udziału w zyskach.

Czy spółka cywilna może być podatnikiem VAT? 

Tak, w takim przypadku to spółka, a nie jej wspólnicy, składa deklaracje podatkowe i wystawia faktury. 

Jakie podatki obowiązują spółkę cywilną? 

Spółka cywilna, choć nie płaci podatku dochodowego jako podmiot, jest zobowiązana do rozliczania podatku VAT, a w niektórych przypadkach także akcyzy. 

Jakie są korzyści i ograniczenia podatkowe spółki cywilnej? 

Korzyści podatkowe:

• brak podwójnego opodatkowania (charakterystycznego np. dla spółek z o.o.) - dochód opodatkowany jest tylko raz, bezpośrednio u wspólnika,
• prosta struktura rozliczeniowa, zwłaszcza przy niewielkiej liczbie wspólników,
• możliwość wyboru formy opodatkowania (skala, liniowy) przez każdego wspólnika osobno (oprócz ryczałtu),
• dostęp do katalogu wielu ulg i odliczeń indywidualnych,
• brak konieczności prowadzenia pełnej księgowości (w większości przypadków wystarcza KPiR).
  
  

Ograniczenia podatkowe:

• brak osobowości prawnej utrudnia relacje z instytucjami i partnerami biznesowymi, a także może powodować nieporozumienia przy rozliczeniach podatkowych,
• solidarna odpowiedzialność wspólników za zobowiązania podatkowe i inne - również majątkiem prywatnym,
• konieczność indywidualnych rozliczeń podatkowych przez każdego wspólnika, co może zwiększać koszty księgowe,
• ryzyko błędów w przypisywaniu przychodów i kosztów, szczególnie przy niestandardowym podziale udziałów lub przy prowadzeniu działalności w różnych lokalizacjach.

‍

Podsumowanie 

Spółka cywilna to szczególnie atrakcyjna forma prowadzenia działalności, zwłaszcza dla mniejszych przedsięwzięć, rodzinnych biznesów czy firm partnerskich. Mimo jej wielu korzyści, niesie ona także ryzyko solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania finansowe oraz konieczność samodzielnego prowadzenia rozliczeń przez każdego wspólnika.

Dlatego też decydując się na założenie spółki cywilnej, warto nie tylko zadbać o precyzyjną umowę spółki i jasny podział obowiązków, ale również o profesjonalne wsparcie w zakresie księgowości i prawa podatkowego. Eksperci VATAX są gotowi w tym pomóc - skontaktuj się z nami! 

‍

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93 z późn. zm.), art. 860-875
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zm.), w szczególności art. 5
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 Nr 21 poz. 86 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 Nr 137 poz. 926 z późn. zm.)