Faktury scamowe KSeF i błędne dokumenty – co zrobić? Instrukcja 

‍NAJWAŻNIEJSZE W 30 SEKUND:

• Likwidacja not korygujących: Od 1 lutego 2026 roku nie można już samodzielnie poprawiać błędów na otrzymanych fakturach; każda zmiana wymaga dokumentu od sprzedawcy.
• Korekta „do zera”: Jeśli NIP na e-fakturze jest błędny, wystawca musi wyzerować fakturę i wystawić ją ponownie na właściwe dane.
• Automatyczne przypisywanie faktur ustrukturyzowanych: W KSeF faktury ustrukturyzowane są automatycznie przypisywane do nabywcy na podstawie numeru NIP, co zwiększa ryzyko otrzymania faktur fikcyjnych.
• Ukrywanie faktur: Możesz odseparować niechciany dokument w swoim widoku systemowym, co jest niewidoczne dla sprzedawcy i w pełni odwracalne.
• Brak możliwości odrzucenia faktury: W KSeF nie istnieje opcja "anuluj", co zwiększa ryzyko przypadkowego uregulowania należności za fikcyjne usługi. Każdy przedsiębiorca musi na bieżąco kontrolować swoje dokumenty.
• Zgłoszenie nadużycia: Mechanizm „Report Abuse” (funkcja zgłaszania scamowych faktur) pozwala poinformować administrację skarbową o fałszywych fakturach.
• Kary w 2026 roku: Choć sankcje z ustawy o VAT są zawieszone, błąd w ewidencji JPK_VAT (np. brak numeru KSeF faktury kosztowej) grozi karą 500 zł za każdą nieprawidłowość.

Dla kogo jest ten artykuł?

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• Prowadzisz firmę i odbierasz faktury ustrukturyzowane w KSeF.
• Zauważyłeś w swoim repozytorium dokument sprzedaży za usługi, których nie zamawiałeś lub który ma błędny NIP.
• Chcesz uniknąć kar za błędy w JPK_VAT w okresie przejściowym.

Ten artykuł NIE jest dla Ciebie, jeśli:

• Wystawiasz faktury wyłącznie dla osób prywatnych (B2C) – te dokumenty pozostają poza KSeF.
• Chcesz dowiedzieć się ogólnych informacji o KSeF -> Zobacz: Krajowy System e-Faktur w praktyce

Logujesz się do systemu KSeF i widzisz nową fakturę zakupową na kwotę 5 000 zł. Problem w tym, że nigdy nie współpracowałeś z tym dostawcą, a treść faktury dotyczy usług, których nie zamawiałeś. Innym razem NIP jest Twój, ale nazwa firmy należy do kogoś innego.

Czy wiesz, jak zareagować, aby nie narazić się na zarzut posługiwania się „pustymi fakturami”? Jakie kroki podjąć, gdy wystawca faktury nie reaguje na Twoje prośby o korektę? Czy system e-faktur KSeF pozwala na techniczne „odrzucenie” dokumentu? Sprawdź!
‍

Koniec not korygujących: co to oznacza dla Ciebie?

Z dniem 1 lutego 2026 roku przestały obowiązywać przepisy dotyczące not korygujących (uchylenie art. 106k ustawy o VAT). Oznacza to, że jako nabywca tracisz uprawnienie do samodzielnego poprawiania błędów mniejszej wagi w e-fakturach wystawionych w KSeF, takich jak literówki w nazwie czy pomyłki w adresie.

W nowym systemie cała odpowiedzialność za poprawność dokumentu spoczywa na sprzedawcy. Każda, nawet najdrobniejsza zmiana, wymaga wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej przez wystawcę. Warto przy tym rozróżnić dwa przypadki: faktura błędnie wystawiona (np. z błędnymi danymi lub formalną pomyłką) może zostać poprawiona poprzez fakturę korygującą. Natomiast faktury fikcyjne, czyli dokumenty nieodzwierciedlające rzeczywistej transakcji, stanowią poważniejsze zagrożenie – ich wykrycie oraz korekta są trudniejsze.

WAŻNE!

Jeśli otrzymasz fakturę z błędem, nie możesz jej już korygować własnym dokumentem. Musisz skontaktować się z wystawcą lub skorzystać z mechanizmów systemowych KSeF.
‍

Pomyłka czy próba wyłudzenia – jak zidentyfikować faktury scamowe w KSeF?

Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania związane z błędną fakturą w KSeF, musisz ocenić charakter otrzymanego dokumentu. Tu możesz mieć do czynienia z dwoma scenariuszami:

• Błąd formalny: Faktura została wystawiona jest przez znanego Ci kontrahenta, ale zawiera błędny numer NIP lub dane adresowe.
• Faktura będąca próbą wyłudzenia danych: Fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, czyli nieznany podmiot, za czynność, która nie miała miejsca. W tym przypadku mamy do czynienia z wystawieniem scamowej faktury – jest to celowe działanie oszustów, polegające na wygenerowaniu fikcyjnego dokumentu na dane Twojej firmy. To tzw. puste faktury, które służą do wyłudzenia podatku VAT lub ukrycia nielegalnych działań.

Jak rozpoznać próbę oszustwa?

Zwróć uwagę na poniższe sygnały ostrzegawcze:

• brak wcześniejszej współpracy z danym wystawcą,
• oczywiste błędy językowe sugerujące użycie automatycznego tłumacza,
• brak danych wystawcy w rejestrach CEIDG lub KRS,
• nienaturalnie krótki termin płatności.

Pamiętaj, że uznania faktury za scamową nie powinno się dokonywać na podstawie pojedynczej przesłanki – konieczna jest analiza kilku sygnałów ostrzegawczych, aby właściwie ocenić, czy faktura jest faktycznie fikcyjna.

UWAGA!
Zgodnie z obowiązkiem należytej staranności biznesowej jako przedsiębiorca powinieneś dokładnie weryfikować każdą podejrzaną fakturę.
‍

Co zrobić z błędną lub scamową fakturą w KSeF? 

Gdy zidentyfikujesz już, czy dokument jest zwykłą pomyłką, czy celowym oszustwem, przejdź do konkretnych działań. Ponieważ system KSeF nie posiada funkcji „anuluj” ani „odrzuć” (zwłaszcza po zniesieniu not korygujących), musisz wykorzystać dostępne mechanizmy systemowe. Poniżej przedstawiamy narzędzia, które pozwalają Ci na odseparowanie niechcianego dokumentu oraz formalne zgłoszenie problemu.

Mechanizm ukrywania faktur zakupowych

KSeF 2.0 wprowadza funkcjonalność ukrywania podejrzanych faktur, która służy ochronie przed scamowymi dokumentami oraz błędnymi zapisami. Ukrywanie podejrzanych faktur pozwala na wyłączenie dokumentu z wyników wyszukiwania, co ułatwia zarządzanie i zwiększa bezpieczeństwo rozliczeń.

Kluczowe cechy tej funkcji:

• Odwracalność: W każdej chwili możesz przywrócić widoczność dokumentu.
• Dyskrecja: Sprzedawca nie otrzymuje powiadomienia o tym, że ukryłeś jego fakturę.
• Wymóg uzasadnienia: Przy operacji ukrycia musisz podać powód (np. „błędna faktura”, „do wyjaśnienia”).

Zgłoszenie faktur scamowych do administracji skarbowej

Jeśli masz pewność, że faktura jest wynikiem oszustwa, możesz skorzystać z funkcji zgłaszania faktur scamowych (Report Abuse).

To formalna droga poinformowania organów skarbowych, że nie akceptujesz danej faktury jako dokumentującej rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Zgłoszenie faktury scamowej jest dobrowolne, ale stanowi ważny dowód dochowania należytej staranności z Twojej strony w razie kontroli. Podstawą do zgłoszenia powinno być spełnienie kilku wyżej wymienionych przesłanek – pojedyncza przesłanka nie wystarczy, konieczna jest analiza całokształtu sytuacji!

Ograniczenia techniczne w 2026 roku:

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, funkcje ukrywania i zgłaszania nadużyć mogą być początkowo dostępne wyłącznie przez komercyjne API. Użytkownicy darmowej Aplikacji Podatnika mogą otrzymać dostęp do tych narzędzi z kilkumiesięcznym opóźnieniem (prawdopodobnie w połowie 2026 roku).

Procedura korekty „do zera” przy błędnym NIP

W KSeF nie ma możliwości odrzucenia faktury. Faktura, która otrzymała numer identyfikacyjny, weszła do obrotu prawnego. Warto podkreślić, że samo pojawienie się faktury w systemie KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych – skutki te powstają dopiero po jej zaksięgowaniu w księgach i rozliczeniach. Jeśli wystawca wpisał błędny NIP, jedyną skuteczną drogą jest poniższa procedura:

• Krok 1: Faktura korygująca “do zera” (na błędny NIP) – wystawca musi wystawić fakturę korygującą do zera, aby usunąć pierwotny dokument z obrotu.
• Krok 2: Nowa faktura (na prawidłowy NIP) – po skorygowaniu faktury pierwotnej, konieczne jest wystawienie dokumentu z poprawnym NIP.

WAŻNE!

Prawo do odliczenia VAT powstanie u Ciebie dopiero w dacie otrzymania (nadania numeru KSeF) poprawnej faktury z Kroku 2.
‍

“Otrzymałem podejrzaną fakturę w KSeF”: Co musisz zrobić teraz? Krok po kroku

Jeśli w Twoim systemie pojawiła się faktura, której nie powinno tam być, wykonaj poniższe kroki.

Krok 1: Zweryfikuj wystawcę faktury

Sprawdź, czy znasz ten podmiot i czy w danym okresie składałeś u niego jakiekolwiek zamówienie. Zweryfikuj NIP wystawcy na Białej Liście podatników VAT.

Krok 2: Skontaktuj się ze sprzedawcą (jeśli masz do niego kontakt)

Poinformuj o błędzie w NIP lub o wystawieniu faktury bez podstawy prawnej. Poproś o wystawienie faktury korygującej „do zera”.

Krok 3: Ukryj fakturę w systemie ERP/KSeF

Jeśli korzystasz z oprogramowania komercyjnego, oznacz fakturę jako ukrytą z uzasadnieniem (np. „błędny NIP – czekam na korektę”). Zapobiegnie to przypadkowemu zaksięgowaniu dokumentu przez Twoje biuro rachunkowe.

Krok 4: Zgłoś nadużycie (tylko przy podejrzeniu oszustwa)

Jeżeli kontakt z wystawcą jest niemożliwy, a faktura otrzymana w systemie jest oczywistą próbą oszustwa, prześlij formalne zgłoszenie nadużycia przez API Twojego programu.

Najczęstsze błędy - sprawdź czy ich nie popełniasz

BŁĄD #1: Myślenie, że "system sam odrzuci błędny NIP"

Możliwy scenariusz: Sprzedawca wpisuje NIP istniejącej firmy, ale innej niż Twoja. Myślisz, że KSeF to zablokuje.

Konsekwencja: System KSeF sprawdza tylko poprawność NIP, a nie do kogo on dokładnie należy. Faktura trafi do innego podmiotu i tam zostanie uznana za doręczoną.

Jak tego uniknąć: Zawsze weryfikuj dane nabywcy przed wysyłką faktury.

BŁĄD #2: Zaksięgowanie niechcianych faktur elektronicznych w JPK_VAT

Możliwy scenariusz: Biuro rachunkowe automatycznie pobiera wszystkie faktury z KSeF i wykazuje je w rejestrze zakupów, nie sprawdzając ich poprawności. 

Konsekwencja: Odliczasz VAT z tzw. „pustej faktury”. Fiskus może uznać to za próbę wyłudzenia. Dodatkowo błąd w JPK_VAT może skutkować karą 500 zł.

Jak tego uniknąć: Wdroż procedurę akceptacji faktur kosztowych przez właściciela firmy przed ich przekazaniem do księgowania.

BŁĄD #3: Traktowanie opcji „Ukryj fakturę” jako prawną formę anulowania faktury wystawionej

Możliwy scenariusz: Oznaczasz niechcianą fakturę jako ukrytą w systemie, zakładając, że to usuwa ją z obrotu prawnego i zwalnia Cię z konieczności kontaktu ze sprzedawcą.

Konsekwencja: Ukrycie faktury to tylko funkcja porządkująca widok w systemie. Dokument nadal istnieje w archiwum KSeF przez 10 lat i nie anuluje jego skutków prawnych. 

Jak tego uniknąć: Jeśli faktura jest błędna lub niechciana, zgłoś ją w systemie, a następnie uzyskaj od sprzedawcy fakturę korygującą „do zera” (jeśli to niemożliwe lub sprzedawca nie odpowiada, zgłoś nadużycie do administracji skarbowej).
‍

Najczęściej zadawane pytania o błędne i fałszywe faktury w KSeF (FAQ)

Co powinienem zrobić, jeśli zobaczę w KSeF podejrzaną fakturę?

Najpierw zweryfikuj wystawcę i skontaktuj się z nim, prosząc o wystawienie faktury korygującej „do zera”. Jeśli istnieje uzasadnione przypuszczenie, że masz do czynienia z oszustwem lub wystawca nie reaguje, skorzystaj z mechanizmów systemowych KSeF: ukryj fakturę w systemie (aby zapobiec jej zaksięgowaniu w JPK_VAT) oraz formalnie zgłoś nadużycie do administracji skarbowej.

Czy mogę sam wystawić notę korygującą do faktury w KSeF, jeśli sprzedawca się pomylił i wpisał błędne dane?

Niestety, nie możesz. Od 1 lutego 2026 roku prawo do wystawiania not korygujących zostało całkowicie zniesione. Każdy błąd musi być skorygowany fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę.

Czy ukrycie faktury w KSeF jest widoczne dla urzędu skarbowego?

Tak, jest widoczne. Operacja ukrycia faktury scamowej oraz zgłoszenia nadużycia nadaje dokumentowi znacznik systemowy, który widzą organy kontrolne KAS (Krajowej Administracji Skarbowej). Jest to dla nich sygnał, że kwestionujesz rzetelność tego dokumentu.

Co jeśli sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej w KSeF „do zera”?

Twoją obroną jest zgłoszenie nadużycia. Jeśli faktura wystawiona w systemie KSeF nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, formalne powiadomienie fiskusa o nadużyciu zwalnia Cię z odpowiedzialności za ten dokument. Dodatkowo powinieneś ukryć fakturę, aby nie trafiła do ewidencji VAT.
‍

Podsumowanie

• NIP to jedyny adres: KSeF przesyła faktury do jej odbiorcy wyłącznie po numerze NIP. Jeśli jest błędny, dokument trafia do niewłaściwej osoby.
• Brak opcji "usuń": Raz nadany numer KSeF oznacza, że faktura jest w obrocie. Naprawisz to tylko korektą zerującą.
• Korzystaj z narzędzi ochronnych: Ukrywaj dokumenty niepewne i zgłaszaj te, które są oczywistą próbą oszustwa, aby wykazać należytą staranność.
• JPK_VAT pozostaje pod nadzorem: Mimo że w 2026 nie ma kar za błędy techniczne w KSeF, kary za błędy w raportach JPK (500 zł) obowiązują bez zmian.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli otrzymałeś w KSeF faktury, których nie rozpoznajesz lub masz wątpliwości, jak skonfigurować uprawnienia dla swojego biura rachunkowego, skontaktuj się z zespołem VATAX. Pomożemy Ci zabezpieczyć procesy księgowe w Twojej firmie.
‍

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.) – w szczególności art. 106na, art. 106j oraz uchylony art. 106k.
  
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych oraz w ewidencji VAT (Dz. U. poz. 1988 z późn. zm.) – w zakresie kar 500 zł i nowych kodów w JPK.

‍